背景

6. 投訴人不時使用康樂及文化事務署(康文署)轄下某公園(事涉公園)。投訴人懷疑在一幢新落成建築物旁邊一條通往足球場的通道(事涉通道)屬於公園內的緊急車輛通道,並擔心於該處裝設的活動矮柱會妨礙足球場的使用者在有需要時獲提供緊急救援服務。投訴人指摘康文署 –(a) 拒絕承認於事涉通道上錯誤地裝設三支活動矮柱; (b) 沒有遵照《公開資料守則》(《守則》)訂明的時限回應其索取資料的要求;以及(c) 無理延誤回覆他就康文署不遵從《守則》的投訴所提出的覆檢個案要求。

7. 經投訴人同意後,申訴專員公署(公署)把建築署和效率促進組轄下的1823電話中心(1823)分別納入為投訴點(a)及投訴點(c)下的被投訴部門。

申訴專員的觀察

投訴點(a)

8. 公署明白康文署的公園管理層並未獲悉有關緊急車輛通道的改動,故公園管理層在裝設矮柱一事上倚賴建築署的意見,並非不合理。不過,由於工程是為了配合鄰近文化設施的使用者所需而進行,若公園管理層在進行擬議工程前先與康文署文化部溝通,則會更為理想。申公署認為針對康文署的投訴點(a)部分成立。

9. 建築署是事涉公園的工程和保養代理人。若在該公園內進行的工程會影響園內的緊急車輛通道,該署會負責更新園內的緊急車輛通道標誌。事涉通道上的緊急車輛通道標誌是由該署所委聘的顧問公司在興建新落成的建築物時所設計和監督豎立的。然而,該標誌卻遺漏標示緊急車輛通道中涵蓋事涉通道的一小段。建築署職員只倚賴該資料不完整的緊急車輛通道標誌,向康文署確定事涉通道並非公園緊急車輛通道的一部分,並在該通道進行裝設矮柱工程。

10. 建築署已承認在事涉通道裝設三條矮柱確實不當。建築署明顯未能確保有關緊急車輛通道標誌的資料是否準確,亦未有在矮柱裝設工程展開前核實相關記錄。因此,申訴專員認為針對建築署的投訴點(a)成立。 投訴點(b)

11. 投訴人於二零一六年二月十九日以書面經由1823處理的enquiries@lcsd.gov.hk向康文署表達對事涉通道懷疑被妨礙事宜的關注,並要求康文署交代加設該三條矮柱的審批過程和工程所涉費用的資料(首次索取資料要求)。三月十六日及十七日,投訴人再以書面聯絡康文署,指該署沒有遵照《守則》所載的預定回應時間內處理其要求,並要求該署覆檢其個案(首次覆檢要求)。

12. 三月十七日,康文署經1823回覆投訴人的首次索取資料要求,解釋該署曾就加設矮柱一事諮詢建築署,並確定事涉通道並非公園的緊急車輛通道,亦應要求提供了工程費用資料。同月十九日,投訴人向康文署跟進查詢矮柱的事宜,並索取事涉公園的緊急車輛通道平面圖(第二次索取資料要求)。

13. 三月二十日,康文署回覆投訴人的首次覆檢要求,解釋事件屬投訴個案,該署已在部門指引和1823的指引所訂明的處理投訴時限內回覆。然而,投訴人認為其個案應根據《守則》處理,因為他在二月十九日的電郵標題已註明「要求公開資料」。他向康文署再次表明,要求由該署的部門公開資料主任覆檢其個案(第二次覆檢要求)。

14. 四月十八日,康文署經1823回覆投訴人的第二次索取資料要求。康文署告知投訴人,在與建築署進一步核實後,該署確定事涉通道自新翼竣工後獲指定為公園內緊急車輛通道的一部分,而建築署已移除有關矮柱,並更換了過時緊急車輛通道標誌。康文署亦應要求向投訴人提供緊急車輛通道平面圖。當1823把康文署的回覆轉達投訴人時,卻忘了夾附緊急車輛通道平面圖,其後在二零一六年四月十九日才送交投訴人。1823已就遺漏平面圖一事向投訴人致歉。

15. 公署認為,康文署員工有責任小心審核接獲的個案,並在有需要時相互諮詢協調,以便及時向投訴人作出適當回覆。因此申訴專員認為,針對康文署的投訴點(b)成立。

16. 至於1823,投訴人二零一六年二月發出的電郵之標題已清楚註明「要求公開資料」,但1823竟不認為投訴人已「引用《守則》」,並認為把個案當作一般投訴而非索取資料的要求轉介至康文署處理是正確的做法;公署對此感到意外。事實上,《守則》的「詮釋和應用指引」規定所有按《守則》和非按《守則》提出的索取資料要求,均應以同一基礎處理。所有索取資料的個案,不論有否引用《守則》,均應按照《守則》的規定處理。

17. 此外,1823向投訴人轉達康文署的回覆時,忘了夾附公園的緊急車輛通道平面圖,以致進一步延誤發放投訴人所索取的資料。 因此,申訴專員認為投訴人針對1823的投訴點(b)成立。 投訴點(c)

18. 公署認為,康文署在處理投訴人的第二次覆檢要求時有所遺漏,以致沒有按照《守則》規定作出跟進,故申訴專員認為針對康文署的投訴點(c)成立。 總結及建議

19. 申訴專員認為,投訴人對康文署、建築署和1823的投訴均成立,並建議 –康文署(a) 進行員工培訓,加強他們對《守則》的規定和處理索取資料要求的理解和意識。尤其在處理包含索取資料要求的投訴或查詢方面,康文署應向員工提供清晰指引,確保他們在處理這類個案時,遵照《守則》訂明的時限; (b) 提醒前線員工內部統籌工作及溝通對處理跨組別事務和項目的重要性; (c) 提醒職員以更為正面的態度承認錯誤和道歉;建築署(d) 落實措施,確保其工程人員在推展工程項目之前仔細查核記錄,包括加強職員培訓,以分享從此個案所汲取的經驗,並因應需要發出內部指引; (e) 進行檢討,並在適當情況下改善有關監察該署所聘顧問公司工作表現的內部指引,以確保工程項目的所有部分得以全面而準確地完成; (f) 為職員舉辦培訓,加深他們對《守則》的各項規定的認識和了解;以及(g) 就按《守則》和非按《守則》提出的索取資料要求的轉介安排,與康文署和其他參與部門(視乎情況而定)檢討轉介個案的準則。

當局的回應

20. 康文署、建築署和效率促進組接納申訴專員的建議。 康文署

21. 就建議(a),康文署已定期為全體員工舉辦有關《守則》的簡布會,以加強他們在處理索取資料要求時,對《守則》規定的意識和理解。此外,康文署亦已在入職培訓課程中為新入職員工舉辦有關《守則》的簡布會。康文署已指示負責的員工,須熟習1823個案管理系統的運作,並在處理個案時詳閱1823的所有相關資料,以便盡快向公開資料主任匯報。同時,康文署會繼續每半年傳閱有關《公開資料守則》的通告,包括對沒有按《守則》提出索取資料要求的處理程序,以及提醒員工注意《守則》的規定。

22. 就建議(b),康文署分區康樂事務辦事處及有關文化設施管理辦事處的同事會定期每半年舉行會議,以改善內部協調和溝通。有關會議會討論與公園和文化設施管理有關的共同事宜。

23. 就建議(c),康文署已提醒員工,以更為正面的態度承認錯誤和道歉。康文署已分別於二零一六年五月十七日及十二月十四日向投訴人發出道歉信。 建築署

24. 就建議(d),建築署已與員工分享從此個案汲取的經驗,並已將就此個案擬備的經驗分享資料上載建築署內聯網及知識管理網站,供員工參考。此外,建築署已將「緊急車輛通道標誌」納入為該署的《符合有關火警逃生途徑、消防進出途徑和耐火結構法定要求的工地督導指導說明》的檢查列表內。

25. 就建議(e),建築署已向有關顧問公司發出警告信,並在評核報告反映該顧問公司的過失。另外,建築署已向署內所有專業人員發出電郵,提醒他們汲取該個案的經驗,加強監督顧問公司,並提醒顧問公司注意相關政府通告的要求。 效率促進組

26. 就建議(f),1823已為所有在職員工舉辦培訓,加深他們對《守則》的各項規定的認識和了解。為新聘員工提供的入職培訓亦有類似內容。此外,1823已定期安排複修培訓,每兩個月一次,讓員工更加熟悉與《守則》有關的個案處理程序。

27. 就建議(g),1823已與康文署和其他21個參與部門檢討了處理索取資料要求的轉介個案準則,並於二零一六年十二月一日根據經修訂的準則訂立新主題事項,當中載有新的關鍵字詞,以輔助前線員工把索取資料的要求歸類,以及直接轉介予有關部門的公開資料主任跟進。1823會繼續和參與部門緊密合作,不斷優化相關指引。