背景

195. 投訴人是一條鄉村的原居民。數年前,渠務署曾於該鄉村進行污水收集系統改善工程。其間,該署發現地底有未記錄的公共管線設施和障礙物,加上村民反對當局的收地建議,該工程最終未能按原訂計劃完成。該鄉村的原居民代表曾在二零一五年四月的村民大會中提到,渠務署承諾會再研究其他工程方案,並會就新方案諮詢該村。

196. 二零一六年一月,環境保護署(環保署)刋憲,公布該署擬於該鄉村進行鄉村污水收集系統改善工程(事涉工程),並將收回村內一幅私人土地的部分範圍。該公告(事涉公告)註明,有關圖則及計劃(圖則及計劃)會存放於多個地點(指定地點),包括民政事務總署(民政總署)的一個諮詢服務中心(服務中心),供公眾查閱。

197. 投訴人於二零一六年四月五日向申訴專員公署(公署)投訴環保署及渠務署,指 –(a) 環保署及渠務署於刋憲前並没有就事涉工程及相關收地建議徵詢該鄉村民的意見,也没有向村民講解進行事涉工程的原因和詳情,漠視他們的意見和權益;以及(b) 環保署、渠務署及民政總署在刋憲後没有按事涉公告把圖則及計劃存放於服務中心,以致有村民於二零一六年三月四日前往服務中心時,未能查閱到該些資料。

198. 經審硏環保署及渠務署所提供的資料及徵得投訴人同意後,公署認為亦有需要調查民政總署在個案中有否行政失當。

申訴專員的觀察

投訴點(a):在事涉工程刊憲前沒有諮詢白銀鄉村民

199. 事涉工程在刋憲前的諮詢工作由渠務署(而非環保署)負責。 資料顯示,渠務署在刋憲前實已適切地經該鄉村的兩位村代表向該村村民講解了事涉工程的詳情(包括擬議收地範圍)及徵詢村民對工程的意見。該署並有因應村民的意見而修改工程走線和圖則,可見並没有漠視居民的意見和權益。公署認為,當局所作的安排並無不妥。就投訴點(a)而言,投訴人對環保署及渠務署的投訴均不成立。 投訴點(b):沒有按事涉公告把圖則及計劃存放在服務中心

200. 公署認為在事件中,環保署乃按照一貫程序和安排為事涉工程刋憲。有關程序和安排以往一直行之有效。而服務中心沒有在整個諮詢期內備存圖則及計劃供公眾查閱,主要是因為該中心的職員有所誤解,不能歸咎於環保署沒有在發出圖則及計劃的便箋中述明在指定地點的備存時期。就投訴點(b),投訴人對環保署的投訴不成立。

201. 此外,公署欣悉,環保署已從事件汲取經驗,完善了工作程序,日後會在發出工程圖則和計劃的便箋中,清楚列明存放資料供市民查閱的時期,以避免同類事情發生。

202. 至於渠務署,記錄顯示,渠務署有按環保署的指示把相關的刋憲文件(包括圖則及計劃)送交指定地點。服務中心未有在整個諮詢期內存放圖則及計劃一事,實非渠務署所致。申訴專員認為,就投訴點(b)而言,投訴人對渠務署的投訴不成立。

203. 雖則如此,公署認為,渠務署職員在知悉有市民未能於其中一個指定地點查閱到圖則及計劃後,理應跟進文件的備存是否出現了問題。然而,該署只是向求助的村民一人提供協助,卻没有聯絡環保署及各指定地點以徹底了解及解決問題。這反映渠務署另有缺失。

204. 公署認為,歸根究底,在服務中心出現的問題,是源於民政事務處的職員或因缺少處理同類事宜的經驗,而誤會只須把圖則及計劃於兩個刊憲日之間存放於該處及其轄下的三間服務諮詢中心供公眾查閱。故此,就投訴點(b)而言,投訴人對民政總署的投訴成立。

205. 申訴專員認為,投訴人對民政總署的投訴成立,對環保署的投訴則不成立,而對渠務署的投訴雖不成立但該署另有缺失。申訴專員建議 –(a) 環保署及渠務署日後應加強與備存刋憲文件的地點之相關部門溝通,確保他們清楚知道文件須存放供公眾查閱的時期;若發現有任何問題,應從速作出跟進及糾正;以及(b) 民政總署應責成各區民政事務處,日後處理有關刊憲文件的存放時,務須仔細了解有關文件須備存供公眾查閱的時期;若有疑問,應盡快請有關部門澄清。

當局的回應

206. 渠務署、環境保護署及民政事務總署接納申訴專員的建議。

207. 渠務署日後會加強培訓,並提醒相關人員須就刋憲程序事宜多加留意。若再次遇上市民同類查詢,渠務署將即時與環保署聯絡,及與相關指定地點之負責部門從速跟進,徹底解決有關問題。

208. 為避免同類事情發生,環保署已落實執行相關優化措施,在發出圖則及計劃的便箋中,會清楚列明存放資料供市民查閱的時期。

209. 事涉當區民政事務處已提醒相關職員,若發現便箋沒有訂明有關文件的備存時期,必須立即請相關部門澄清並確認時期。此外,民政總署於二零一七年一月二十七日提醒各區民政事務處,日後處理有關刊憲文件的存放時,務須仔細了解有關文件須備存供公眾查閱的時期;若有疑問,應盡快請有關部門澄清。