背景

278. 據投訴人所稱,二零一五年十一月三日,他根據《公開資料守則》(《守則》)去函食物環境衞生署(食環署)申請索取有關該署搬遷某垃圾站(事涉垃圾站)的資料(例如申請文件、諮詢文件、公告文件、批地文件、地界座標文件、環境評估文件、選址理據文件、相關電郵等)。同日,他亦致電食環署的「公開資料主任」,表明他索取的是搬遷事涉垃圾站的全面相關資料。該主任表示,該署某區的職員會聯絡他,以釐清他索取的資料之具體範圍。然而,食環署的職員其後一直沒有聯絡他。

279. 同月十二日,食環署函覆投訴人:就他申請索取的資料,該署會向他提供該署於二零一三年就搬遷事涉垃圾站一事要求某區民政事務處(民政處)進行諮詢(2013諮詢)的諮詢文件副本。在收到他繳交的費用後,該署於同月十六日向他提供上述文件。

280. 翌日,投訴人去函食環署公開資料主任,表示不滿該署的職員沒有聯絡他,而其後亦只向他提供了諮詢文件副本。他要求該主任敦促職員盡快向他提供其他相關資料。然而,他及至十二月二十九日才收到該署於十二月二十四日發出的覆函。

281. 食環署在覆函表示:因應他再次要求索取該署有關事涉垃圾站搬遷事宜的資料,該署經考慮後會向他提供2013諮詢的諮詢名單及諮詢結果,以及地政總署另於二零一四年要求民政處進行的一次諮詢(2014諮詢)的諮詢文件、諮詢名單及諮詢結果之副本。

282. 就事涉垃圾站的地界座標文件及批地文件,由於該些資料屬地政總署所有,因此,食環署建議他自行向地政總署提出要求。

283. 至於食環署就搬遷事涉垃圾站的相關電郵,食環署經考慮後認為不能向他提供,理由是:該等資料渉及政府的內部討論,披露該等資料會妨礙日後政府內部以及各界向政府提供意見的坦率討論。根據《守則》第2.10段所述的理由,食環署拒絕向投訴人提供資料。

284. 投訴人向申訴專員公署(公署)投訴食環署指 –(a) 該署向他提供的有關搬遷事涉垃圾站的資料不齊全,包括沒有提供所要求的批地文件、地界座標文件、環境評估文件、選址理據文件及相關電郵; (b) 該署職員沒有如公開資料主任所承諾,聯絡他以釐清他欲索取的資料的範圍; (c) 該署於收到他二零一五年十一月十七日的信函後延誤作覆; (d) 該署未有於第一次向他提供資料時一併提供2013諮詢的諮詢名單及諮詢結果之副本,以致他須費時再到該署領取資料; (e) 該署經考慮後再向他提供了2014諮詢的諮詢文件、諮詢名單及諮詢結果之副本,但該項諮詢是關於停車場重新招標的事宜,與搬遷事涉垃圾站並無關係。食環署沒有事先向他解釋清楚該些資料是甚麼,以致他須為該些他並無要求的資料繳交額外費用;以及(f) 2014諮詢的諮詢文件明顯屬地政總署而非食環署所擁有,食環署尚且有向他提供,但是,就該些食環署本身亦擁有的搬遷事涉垃圾站的地界座標文件及批地文件,該署卻建議他自行向地政總署提出申請,如此做法並不合理。

申訴專員的觀察

投訴點(a)及(f)批地文件及地界座標文件

285. 食環署沒有否認擁有有關搬遷事涉垃圾站的批地文件及地界座標文件,公署不見得該署須具備「專業知識」才能向投訴人提供該些資料。食環署亦未能解釋為何憂慮其所持的資料未必齊全。該署建議投訴人自行向地政處索取該些文件,即使岀於善意,也會令他生疑,結果弄巧反拙。公署認為,食環署實可提供該署所擁有的相關批地文件及地界座標文件,並建議投訴人可向地政處作進一步的査詢。 環境評估文件

286. 公署認同,既然環境評估文件並不存在,食環署自然未能向投訴人提供該份文件。 選址理據文件、相關電郵

287. 公署接納食環署的解釋。選址理據文件及相關電郵記錄了相關政府部門就搬遷事涉垃圾站所作的內部討論,相關部門及公職人員在發表意見時一般不會預期他們的意見會被公開。食環署若把該些資料交給投訴人,可能會妨礙日後政府內部以及各界向政府提供意見的坦率討論。公署認同《守則》第2.10(b)段適用於上述的文件及電郵。

288. 食環署並向公署補充,該署雖然不便向投訴人披露選址理據文件,但在二零一六年一月十八日給他的信函中已清楚解釋選址是基於甚麼理由,以及選址的過程。公署認為,食環署已按照《守則》的精神向投訴人交代了事涉垃圾站選址的理據。 其他事項

289. 根據《守則》第2.1段,政府部門拒絕披露資料時,必須交代是基於《守則》所列的哪項理由。公署留意到,食環署起初回覆投訴人的索取資料要求時,完全沒有解釋不提供部分其所索取的資料之理由,做法有違《守則》的規定。

290. 申訴專員認為,投訴點(a)及(f)均部分成立。 投訴點(b)

291. 食環署職員初期沒有按承諾聯絡投訴人,以釐清其欲索取資料之具體範圍,及至他再要求索取其他相關資料,該署方作重新處理,因而對投訴人造成不便。申訴專員認為,投訴點(b)成立。 投訴點(c)

292. 除食環署所援引的《守則》第1.16段外,《守則》第1.18段註明,政府部門回應市民的索取資料要求的最長時限為51日。投訴人於二零一五年十一月三日向食環署要求索取資料,而該署乃於同年十二月二十四日向投訴人發出最終回覆,相隔剛好是51日。

293. 不過,根據《守則》第1.18段及《詮釋和應用指引》第1.18.1段,政府部門只是在特殊情況下(例如需要徵詢法律意見或廣泛尋找檔案)方可延至超過21日後才回覆索取資料者,而且亦應向索取資料者解釋需時處理的原因。食環署於二零一五年十一月十七日收到投訴人的信函後,延至十一月二十六日及十二月九日才分別向民政處及地政處查詢可否向投訴人披露有關資料,當中實涉延誤。公署認為,食環署並無用上51日的時間回覆索取資料要求的合理辯解,亦沒有按《守則》的規定向投訴人解釋需時處理的原因。

294. 申訴專員認為,投訴點(c)成立。 投訴點(d)

295. 投訴人在「申請索取資料表格」中,確實沒有表明欲索取諮詢名單及諮詢結果。食環署沒有隨諮詢文件一併向他提供諮詢名單及諮詢結果,屬未可厚非。因此,申訴專員認為,投訴點(d)不成立。

296. 不過,歸根究底,假若食環署於收到投訴人的申請後有盡早聯絡他,釐清他欲索取資料的具體範圍,便不會岀現須重新處理其要求,而令投訴人須費時再到該署領取補發資料的不理想情況。 投訴點(e)

297. 2014諮詢的諮詢文件顯示,地政總署是因應食環署擬將事涉垃圾站搬遷至該停車場範圍內,而提出進行短期租約重新招標。該諮詢文件原則上確是與食環署搬遷事涉垃圾站有關的資料,屬於投訴人起初在「申請索取資料表格」所述的索取資料範圍。公署認為,食環署將該項資料納入投訴人索取資料的範圍,並無失當。因此,申訴專員認為,投訴點(e)不成立。

298. 雖然如此,食環署在處理上實有可改善之處。假若該署在通知投訴人會向他發放該地政處的諮詢文件的信函中,更詳細地說明該項諮詢是關於擬建垃圾站座落的停車場之短期租約招標,而非只是籠統地指「二零一四年地政處要求民政處作出諮詢的諮詢文件」,則可方便投訴人考慮他是否需要該諮詢文件,避免他認為得物無所用。

299. 申訴專員認為,這宗投訴部分成立,並建議食環署 –(a) 如投訴人仍需相關的批地文件及地界座標文件,便應向他提供; (b) 提醒職員,日後拒絕提供資料時,須清楚說明是基於《守則》所列的哪項理由拒絕; (c) 日後遇到需要釐清索取資料範圍的情況時,應盡早聯絡索取資料者; (d) 訓示職員須依從《守則》所訂的程序及規定盡快處理市民的索取資料要求,包括在過程中向市民解釋需時處理的原因;以及(e) 從事件汲取經驗,日後須清楚說明擬向索取資料者提供的文件的性質及內容,讓他考慮是否接受。

當局的回應

300. 食環署接納申訴專員的建議,並已作出跟進行動。 建議(a)

301. 食環署已於二零一六年八月一日發信給投訴人,向他提供相關的批地文件及地界座標文件。根據記錄,投訴人已於二零一六年八月十六日領取相關文件。 建議(b)、(c)、(d) 及(e)

302. 食環署已把公署的報告內容及建議告知該署職員,提示他們須遵從《守則》所訂的程序及規定,以及申訴專員的建議。

303. 食環署一直為職員提供有關《守則》的參考資料,包括《詮釋和應用指引》、處理索取資料要求的程序及以往的個案等,供職員參閱及依從。此外,食環署亦會加強職員在處理索取資料要求的培訓。