背景

233. 據投訴人所稱,平等機會委員會(平機會)二零一三年十二月十九日第104次會議的記錄記述了該會主席在席間的以下言辭撮要:「......平機會進行歧視法例檢討和是項研究都是在其權力之內行事。平機會的內務政策局—政制及內地事務局也同意這看法。」

234. 二零一五年四月,政制及內地事務局(政制局)向投訴人澄清:該局不曾向平機會表達該次會議記錄所載的意見。投訴人向政制局查詢其跟進情況。其後,該局把投訴人的查詢轉介平機會跟進。

235. 二零一五年九月四日,平機會函覆投訴人: 該會主席已在第110次會議中作出所需澄清,該會議的記錄會反映會議討論的要點;待該會委員通過會議記錄後,會議記錄會上載至平機會的網站。然而,投訴人其後查閱平機會網站所載的第110次會議記錄時,卻找不到上述的澄清或討論要點。投訴人指摘該會提供了錯誤信息誤導公眾(投訴點(a))。

236. 此外,投訴人相信平機會確有在第110次會議期間討論及澄清事涉的問題,只是該會沒有將內容向公眾披露。投訴人指摘平機會選擇性地公開會議內容,是缺乏透明度,亦令公眾未能知悉相關討論詳情(投訴點(b))。

申訴專員的觀察

237. 事緣平機會於二零一四年三月二十日舉行第105次會議,於席上通過第104次會議記錄並隨後上載於該會網頁,當中第32段最後一句的確是:「平機會的內務政策局-政制及內地事務局也同意這看法。」

238. 二零一五年四月,平機會知悉政制局就該會第104次會議記錄的澄清。因此,平機會於二零一五年六月十八日第110次會議中討論上述有關該會主席於第104次會議記錄的表述應作如何理解的問題;主席在席上作出了澄清。

239. 二零一五年九月十七日,平機會於第111次會議中確認第110次會議記錄,並決定將「平機會的內務政策局-政制及內地事務局也同意這看法」的句子從第104次會議的公開記錄中刪除。該會認為有關討論內容屬敏感資料,不宜公開,故未有把第110次會議中相關討論的記錄上載於該會的網頁。

240. 經刪除上述的句子後,平機會於二零一五年九月十八日把第104次會議記錄重新上載到該會網頁,而原來的版本則從網頁移除。 投訴點(a)

241. 平機會解釋,該會的會議記錄一般會上載至該會網頁供公眾查閱。 故此,該會在二零一五年九月四日告知投訴人相關程序。 然而,該會在其後的會議中通過,不會公開就事涉澄清的討論記錄。 因此,上載至網頁的第110次會議記錄沒有顯示該部分的記錄。平機會表示,有關職員在回覆投訴人時無意誤導他,但承認未有及時告知投訴人有關的變動,並為此致歉。

242. 平機會確有在二零一五年九月四日給投訴人的覆函清楚地說明:平機會主席已作出所需澄清、第110次會議記錄會反映討論的要點,以及會議記錄待至該會委員確認後,便會上載至平機會網頁。投訴人預期可在該會網頁看到相關討論的要點,實屬合理期望。然而,該會終決定不公開相關討論的記錄,不符合先前給投訴人的信息。故此,申訴專員認為,投訴點(a)成立。 投訴點(b)

243. 就不把相關討論的記錄上載至其網頁,平機會解釋會議記錄的內容均須經該會委員通過才會上載,若委員認為資料屬機密或敏感,該會便不會公開有關記錄。

244. 申訴專員公署(公署)原則上不反對平機會在涉及機密或敏感資料的情況下決定不把部分會議記錄公開。 然而,公署不認同該會可以此為由把第110次會議中該會主席作出澄清的內容完全保密。

245. 公署審閱過該會第110次會議記錄的全文。 事實上,該會主席在席間所作出的澄清重點,與該會早於二零一五年三月十一日給投訴人的函件內容大意相同:該會主席在第104次會議中所述關於政制局看法的理解,是根據二零一三年七月及十二月的會議上該局官員的反應而作出,即官員在兩個會議上對該會的研究並無表示異議;平機會為獨立機構,有自主權,可自行決定在有關方面的工作。即使該會認為其餘的討論內容屬於機密或敏感,該會亦實在沒有理據不把上段所述的澄清重點公開,讓公眾知悉該會主席對事涉問題的確實看法。 申訴專員認為,投訴點(b)成立。

246. 此外,公署留意到,平機會主席於第110次會議作出澄清後,該會刪掉早已獲該會委員確認及上載該會網頁多時的第104次會議記錄的有關句子。公署認為如此做法殊不恰當,因為該份會議記錄是如實地記錄了當天會議的討論內容;該會可在之後的會議澄清箇中意思,但絕不應刪改當天會議的記錄以致損害檔案的完整性及真確性。

247. 申訴專員認為,投訴人對平機會的投訴成立,並敦促平機會 –(a) 在其網頁適當地公開該會主席於第110次會議中所作出的澄清要點(尤其應說明:該會主席對政制局看法的理解,是基於政制局官員在二零一三年七月及十二月的會議上對該會的研究並無表示異議); (b) 重新上載第104次會議記錄原來的版本(該會可考慮在適當位置加上附註,提示讀者參閱第110次會議記錄中相關的澄清要點)。

當局的回應

248. 平機會接納並已落實申訴專員的建議(a)和(b)。

249. 申訴專員接納平機會已落實其建議,個案於二零一六年十月十二日終止跟進。