背景

474. 二零一五年九月十六日,投訴人向申訴專員公署(公署)投訴路政署。據投訴人所稱,二零一五年八月三十一日,他根據《公開資料守則》(《守則》)向路政署索取該署於同年七月移除位於某道路的數棵樹木前,為該些樹木所作載於「表格1」及「表格2」的樹木風險評估報告(評估報告)。同年九月十一日,路政署函覆投訴人,引用《守則》第2.9(a)段所述的理由,拒絕向他提供評估報告。

475. 投訴人認為,路政署拒絕他索取評估報告的要求,理據薄弱。

申訴專員的觀察

476. 公署認同,評估報告由路政署承辦商填寫,而向公眾披露有關報告不屬與其道路管理及維修工程合約(合約)或相關工程工作有關的用途。承辦商進行檢查樹木的工作實無須公眾審閱其評估報告。因此,根據合約的「一般合約條款」之第8(2)條,路政署不可披露評估報告,否則承辦商有權就該署違反合約條款提出訴訟。

477. 公署認為,評估報告是因路政署與承辦商的合約關係而產生出來的資料,故可以理解為與合約活動有關的資料。雖然評估報告表面看來並無包含甚麼商業機密資料,但亦不能完全排除該些報告若被披露,承辦商的商業機密有可能受損。因此,路政署引用《守則》第2.9(a)段所述的理由拒絕披露評估報告,是符合《守則》的《詮釋和應用指引》第2.9.2段所述之情況。

478. 再者,路政署已解釋,由於承辦商(基於合約條款第8(2)條所訂)一般不會預期他們所提供的資料會被披露。該署若披露「評估報告」可能會影響日後的招標工作。

479. 因此,公署認為路政署引用《守則》第2.9(a)段所述的理由拒絕投訴人的索取資料要求,並非無理。事實上,基於公眾對該署移除樹木的關注,該署亦已將移除樹木的詳細報告上載於該署的網頁,向公眾交代了移除樹木的理據,同時基本上達致投訴人要索取評估報告之目的。

480. 申訴專員認為這宗投訴不成立。雖然如此,路政署作為政府部門,除須履行其所簽訂的合約,亦須向公眾問責,包括按照《守則》的要求盡量向公眾提供資料。現時合約條款第8(2)條令承辦商向政府所提供的任何資料(不論若向公眾披露會否損害政府或承辦商任何一方的利益)一律不得向公眾披露,在某程度上會妨礙路政署向公眾問責。

481. 申訴專員建議路政署與制訂該合約條款的相關部門跟進,探討修訂及放寬該條款限制之可行性,讓該署可向公眾披露一些不涉敏感及不會影響合約各方利益的資料。

當局的回應

482. 路政署接納申訴專員的建議,並已經與發展局跟進,探討修訂及放寬「一般合約條款」第8(2)條的可行性。發展局認為合約條款第8(2)條乃為保障承辦商與其製作及擁有的資料相關的權益,無論有關資料是否已遞交政府或工程師。在現行安排下,如發現需要或合適情況下,工務部門仍可徵詢承辦商的同意,以便向第三方或公眾披露有關資料。經檢視後,發展局認為沒有空間修訂合約條款第8(2)條,以在與合約及未來保養等無關及不需承辦商同意的情況下,向外間披露承辦商提交的資料。

483. 路政署會繼續嚴格按照《守則》的原則和相關指引,根據既定程序積極處理公眾索取資料的要求。