背景

484. 在二零一五年六月二日,某律師行(律師行)代表某屋苑(屋苑)業主立案法團(法團)向申訴專員公署(公署)投訴民政事務總署(民政總署)。

485. 屋苑是香港房屋委員會(房委會)所興建的「居者有其屋」屋苑。據律師行所稱,在二零零七年房委會就該屋苑的停車場(事涉停車場)的使用限制向地政總署申請豁免書,讓事涉停車場可供屋苑住戶以外的人士使用。為此,民政總署轄下的當區民政事務處(民政處)進行地區諮詢(事涉諮詢)。

486. 二零一四年八月二十二日,律師行代表法團致函民政處,要求該處提供事涉諮詢的詳情及文件記錄(所需資料)。及至二零一五年五月二十八日,該處函覆律師行表示,未能找到所需資料。 律師行指摘民政總署: (a) 延遲回覆; (b) 遲遲不提供所需資料;以及(c) 涉嫌向相關部門提供失實的諮詢結果,導致事涉停車場對外開放多年,對屋苑的居民不公。

申訴專員的觀察

投訴點(a)

487. 公署留意到,民政總署就律師行二零一四年八月及十二月的兩次查詢分別需時約三個月及六個月才予以回覆。此外,就律師行二零一四年十二月的查詢,民政處在二零一五年一月二十九日已向民政總署提交覆函草擬本,徵詢其意見,其後更多次催促,但民政總署及至同年五月二十日(即約五個月後)才向民政處表示對草擬本沒有意見,以致民政處於同月二十八日方能函覆律師行。民政總署在事件中確有延誤。因此,申訴專員認為,投訴點(a)成立。 投訴點(b)

488. 公署發現,民政處實早於二零一四年十月二十一日已找到事涉諮詢之細節和文件記錄。然而,該處在同年十一月及二零一五年五月兩度回覆律師行時,均沒有應該行所求提供該些文件的副本。公署認為,民政處理應及早向律師行提供該些文件的副本,因此投訴點(b)成立。

489. 此外,即使民政處當年確有口頭諮詢相關持份者,但其記錄有欠詳盡,以致日後無法查考事涉諮詢的細節,此實不妥善。 投訴點(c)

490. 由於民政處的相關檔案記錄有欠詳盡,公署無從確定諮詢結果是否有失實之處。因此,申訴專員就投訴點(c)未有定論。

491. 總言之,申訴專員認為投訴部分成立。公署得悉,現時各區民政事務處仍有以口傳形式進行諮詢。現今社會十分關注政府在作公眾諮詢時有否妥善收集及考慮各持份者的意見,因此,民政總署作為經常進行地區諮詢的部門,實須將所有諮詢結果妥善記錄及保存,以便日後翻查。申訴專員敦促民政總署提醒各區民政處職員務須妥善記錄及保存所收集的持份者意見,尤其應該筆錄他們的口頭意見,以便他日查閱。

當局的回應

492. 民政總署接納申訴專員的建議。民政總署於二零一零年一月已經理順地區諮詢的方法。在進行地區諮詢時,負責有關政策的決策局或部門(統稱「主導部門」)會擔當主導角色,並根據其既定機制決定是否及如何就有關的政策進行地區諮詢。如主導部門希望民政總署或其轄下的民政事務處協助,該部門可指明需要諮詢的對象、範圍及諮詢模式。主導部門需向民政事務處提交有關諮詢事項的建議書及回條,諮詢對象亦需以回條回覆其意見。民政事務處在收集到有關回條後會轉交主導部門再作跟進,然後把回條副本妥善存檔。

493. 根據紀錄,民政總署曾於二零一零年七月二十八日向各區民政事務處發出備忘,提醒職員妥善記錄在進行地區諮詢時收集到的口頭意見。雖然如此,在接納申訴專員的有關建議後,民政總署已於二零一六年三月十一日發出備忘,再次提醒各區民政事務處職員務須妥善記錄及保存在地區諮詢所收集的持份者意見,包括筆錄持份者的口頭意見,以便日後查閱。