背景

933. 投訴人向申訴專員公署(公署)投訴運輸署,錯讓一名人士(甲先生)登記一個不存在但與投訴人的住址幾乎相同的地址作通訊地址,並向警務處提供該項錯誤資料,以致警務處將給甲先生的定額罰款通知書寄往投訴人的住址。

934. 二零一五年四月二十三日上午,郵差把一封由警務處發出的信件放入投訴人家門口的信箱。收信人是甲先生,並非居於投訴人家。信封上的地址亦不正確,因投訴人的門牌是「96」,但信封寫「96C」。投訴人遂向警務處查詢,獲覆警務處是從運輸署方面得到該地址。

935. 基於上述情況,投訴人對運輸署作出以下投訴: (a) 沒有確保甲先生填報真確的地址; (b) 向其他政府部門發放不正確的執照/牌照持有人的地址;以及(c) 任由使用不正確地址的執照/牌照持有人使用道路,對其他道路使用者沒有保障。

申訴專員的觀察

936. 現時不少政府部門均依靠運輸署提供駕駛人士及車主的地址,特別是有關交通方面的執法行動。因此,確保有關人士的地址正確,至為重要。

937. 運輸署的現行做法是要求申請人在申請時提交住址證明。如申請人未能即時提供,運輸署會要求申請人在十四日內補交住址證明,但仍會繼續完成處理該次申請。如申請人未能於十四日內補交住址證明,該署會於電腦系統中作出提示,待該人日後再到運輸署辦理牌照或執照手續時,該署才會要求申請人先提交住址證明,再處理其申請。如運輸署發現個別駕駛人士或車主的地址有誤,亦會採取同樣做法。

938. 公署認為,運輸署現時的做法過於被動。如申請人多年均不到運輸署辦理手續,該署便會一直使用其未經證實的地址。更甚者,如運輸署已確定有關地址不正確,該錯誤地址仍會繼續存留在系統內,被其他政府部門使用,直至申請人再次到運輸署辦理手續及核實地址,情況絕不理想。

939. 事實上,從本個案可見,運輸署在接到公署的投訴後,有主動聯絡甲先生,而非待他日後到運輸署辦理手續時才處理,甲先生亦隨即遞交更改地址的申請及提供地址證明。公署認為,如運輸署已確定某個地址不正確,實應如本個案般主動聯絡有關人士,期間亦應暫停使用有關地址或在地址上加上附註,避免其他部門在不知情下使用該不確地址與申請人聯絡。

940. 除了更改地址的申請之外,運輸署處理不少申請(包括首次或續領車輛牌照/駕駛執照等申請)均要求申請人提供地址證明。 公署認為,如申請人申請更改地址但忘記攜帶地址證明,運輸署先行更新有關地址,再要求申請人補交地址證明的做法可以理解。但對其他申請而言,運輸署可考慮是否可以採取不同的做法,例如要求申請人在補交地址證明後才批出有關牌照/執照。

941. 鑑於以上所述,公署認為這宗個案的投訴成立。

942. 申訴專員建議運輸署於檢討其現行做法時,應考慮以下事宜: (a) 加強向申請人宣傳於申請時須提交地址證明的要求,法例的要求及罰則等; (b) 仔細分析駕駛執照持有人/登記車主在二零一三年至二零一五年(截至六月二十四日)向運輸署更新登記地址以及於上述期間未有交回地址證明或被發現其地址不正確的數據,嘗試了解欠交地址證明的申請類別(車輛執照/駕駛執照/更改地址)及情況(如首次申請/續領,自行申請/經代理人),如個別申請類別的欠交個案數字較高,應考慮是否需要採取針對性的措施; (c) 考慮是否應該對不同申請採取不同的做法,例如某類申請必須於申請人提交地址證明後才批准申請。如申請人有特殊理由,運輸署可考慮酌情處理; (d) 如運輸署必須即時批出申請並要求申請人補交地址證明,應考慮是否可主動聯絡申請人,如由電腦系統自動列印催辦信甚至警告信,提醒申請人遞交住址證明; (e) 在申請表或運輸署的網頁中加入適當提示,提醒申請人於遞交申請時帶同地址證明;以及(f) 如運輸署已確定某個地址不正確,應主動聯絡有關人士作出核實。期間應暫停使用有關地址,並在電腦系統中加入附註,避免其他政府部門使用該地址。

當局的回應

943. 運輸署接納申訴專員的建議,並已採取以下的行動。 建議(a)

944. 運輸署已於二零一五年九月二十一日起推出一系列的宣傳活動,提醒市民申請牌照時須出示地址證明,否則其申請可能不獲處理。同時提醒法例要求申請人若更改地址,須於72小時內通知運輸署並出示有關地址證明。宣傳媒介包括電台廣播、運輸署網頁、各牌照事務處內張貼的海報、展示橫額及作訊息廣播,以及由牌照事務處櫃台職員直接向申請人作口頭提示等。 建議(b)及(c)

945. 運輸署已於二零一六年一月四日起,全面嚴格執行牌照申請人出示地址證明的要求。除少數在法例毋須提供地址證明的申請(例如牌照/執照/許可證複本申請)外,牌照申請人在辦理申請時必須出示有效地址證明,否則,運輸署職員不會辦理有關牌照申請。由於上述措施已全面執行,故在現階段無需就個別申請類別採取針對性的措施。

946. 同時,運輸署亦已將「可接納的地址證明」及「接納其他文件作為地址證明的情況」上載其網頁,供市民參閱。對於有緊急需要但卻因特殊理由而未能在申請牌照時出示地址證明的個別牌照申請人,牌照事務處的主管人員會了解有關申請人的情況,考慮是否酌情處理。 建議(d)

947. 對於部分獲運輸署酌情處理,可在完成申請後補交地址證明的個案,運輸署已更新電腦系統,在上述個案的牌照申請手續完成後,自動列印提醒信函要求申請人補交地址證明。如牌證持有人不能在21天內補交地址證明,運輸署會在電腦系統中加入附註,指有關地址可能有誤。如該牌證持有人再向運輸署提交任何申請,除非他能提供地址證明,否則運輸署不會處理有關申請。 上述新措施經推行後,運輸署就補交地址證明而需要在聯絡申請人的情況將會大大減少。 建議(e)

948. 現時,運輸署各牌照申請表上已列明申請人在辦理申請時須帶同其地址證明。此外,運輸署已於二零一五年九月二十一日起於該署網頁加入特別的提示,提醒牌照申請人於遞交申請時必須帶同其地址證明。為作進一步加強發放訊息,運輸署亦已特別修改網頁的設計,在市民下載各類牌照申請表格前,網頁會自動顯示有關地址證明要求的詳情,並要求申請人確認他已閱讀並明白上述要求才可下載表格。 建議(f)

949. 運輸署原則上同意應再度核實被確定為不正確的地址記錄。運輸署會在不影響處理牌照申請所作的服務承諾的大前提下,平衡投放於處理牌照申請及核實不正確地址兩者之間的資源。此外,對於部分被懷疑為不正確的地址,運輸署已在電腦系統中就有關地址加入附註,以供其他政府部門參考及在不同法例要求及運作需要的情況下,考慮是否使用有關地址。