背景

851. 二零一三年二月,投訴人向個人資料私隱專員公署(私隱專員公署)投訴其醫生沒有應其索取資料要求,向她提供病歷記錄副本。私隱專員公署於八月一日接納其投訴為「投訴」,並向她表示,該署若決定不就其投訴進行調查,便會在九月十五日之前(即45天內)通知她。然而,私隱專員公署及至二零一四年七月底才告知她該署的決定。

852. 投訴人其後向申訴專員公署(公署)投訴私隱專員公署延誤處理其投訴。

申訴專員的觀察

853. 根據私隱專員公署的「處理投訴政策」,向該署提出投訴的人士,必須提供足夠資料以支持其指稱符合《個人資料(私隱)條例》(《私隱條例》)下有關「投訴」的要求。該署會向投訴人作出查詢,以了解投訴詳情及確定其指稱。

854. 個人資料私隱專員可行使酌情權,拒絕就投訴進行調查或終止調查。《私隱條例》第39(3)條訂明,私隱專員公署必須在收到投訴後45天內以書面告知投訴人其拒絕進行調查的決定及拒絕的理由。

855. 雖然違反《私隱條例》屬刑事罪行,但私隱專員公署認為難以絕對遵從當中第39(3)條有關回覆時限的規定。該署必須小心處理投訴,給予被投訴的一方平等機會及充裕時間就投訴指稱作出回應。此外,私隱專員公署亦需要足夠時間從各相關人士取得資料,以作出公平客觀的判斷。假如該署在處理投訴時硬性遵照所訂的時間表,對投訴人和被投訴機構都未必有好處。有見及此,私隱專員公署認為應把有關規定從《私隱條例》中完全刪除,並已向政府提交建議。政府已同意就有關的法例修訂展開研究。

856. 公署信納私隱專員公署確有與投訴人保持聯絡及對話,只是投訴人不斷提交資料,以致該署需用較長時間來處理其個案。 不過,花了一年時間才告知投訴人該署決定不跟進其投訴,則無論如何都嫌太久,遠遠超出45天的法定時限。

857. 申訴專員認為投訴部分成立,建議私隱專員公署密切與政府跟進修訂法例的事宜。在建議的修訂生效前,公署應盡力符合45日時限的要求。

當局的回應

858. 私隱專員公署接納申訴專員的建議,並採取了一系列改善措施,例如重組執行部、改進工作流程及重新設計投訴表格等,以精簡處理投訴的程序。

859. 由二零一六年一月一日至七月十五日收到的全部投訴個案,投訴人都在45日的法定時限內獲告知會否展開「正式調查」的決定。鑑於已能完全符合有關法定要求,私隱專員公署已通知公署其早前所提出修訂45日法定時限的建議已暫時擱置。 香港電台