背景

917. 投訴人在運輸署牌照事務處申請續領車輛牌照時,向櫃位職員提供某專業機構發出的繳費通知單,作為申請續領牌照的地址證明。 然而,櫃位職員拒絕他的申請,理由是該繳費通知單並非可接納的地址證明文件。投訴人不同意櫃位職員的決定,認為運輸署有關地址證明的宣傳單張上載列的可接納地址證明文件末尾寫有「等」的字眼,即意味類似單張上所載列的文件亦可被接納,否則運輸署應刪除含糊不清及令人產生誤解的字眼。他要求會見運輸署更高職級的人員,以覆核他的個案。

918. 當天,數名運輸署人員會見了投訴人,並向他解釋該繳費通知單並不屬於運輸署現有內部指引所列的可接納地址證明文件的範圍。由於投訴人未有表明在提供常見的可接納地址證明方面有任何困難,亦沒有接納運輸署人員提出遞交地址證明的其他方案,因此他的申請被拒絕。投訴人要求運輸署提供有關評估可接納地址證明的指引及可接納地址證明文件一覽表,被運輸署人員以相關資料屬內部參考文件的理由拒絕。

919. 投訴人投訴運輸署 –(a) 無理拒絕接納某專業機構發出的繳費通知單作為投訴人續領車輛牌照申請的地址證明; (b) 未能披露關於該署如何評估哪些文件可獲接納為地址證明的內部指引及可接納地址證明文件一覽表;以及(c) 該署有關提交地址證明的宣傳單張內容含糊不清和令人產生誤解。

申訴專員的觀察

投訴點(a)

920. 申訴專員公署(公署)理解運輸署需要為可接納地址證明設定可管理的範圍,使其職員可處理大量的牌照申請。在此個案,投訴人未有表示在提供運輸署所指定常見的可接納地址證明方面有困難,亦拒絕應運輸署人員的建議以其他方式提供可接納地址證明。因此,運輸署拒絕投訴人的申請實屬合理,並無證據顯示運輸署處理投訴人的申請時有行政失當。申訴專員認為投訴點(a)不成立。 投訴點(b)

921. 運輸署以「索取的資料為內部參考資料」為由拒絕投訴人索取資料的要求。然而,此並非《公開資料守則》(《守則》)第2部所訂明可拒絕披露資料的理由。再者,運輸署沒有引述《守則》相關段落作為拒絕披露資料的依據,亦沒有通知投訴人覆檢和投訴的渠道。

922. 運輸署闡釋如披露內部指引內的敏感資料,會影響部門的執法工作及運作成效,並損害或妨礙部門妥善而有效率的運作。公署接受這解釋。然而,地址證明一覽表並非敏感資料,運輸署實可公開。 運輸署憂慮公開可接納地址證明清單可能會引起市民不必要的質疑或爭論,但公署認為此憂慮屬不必要,而且不符合《守則》的精神。

923. 運輸署未有遵從《守則》的要求,在處理投訴人索取資料的要求時有不足之處。因此,申訴專員認為投訴點(b)部分成立。 投訴點(c)

924. 公署認同「等」字可能會讓人以為運輸署會接納單張上沒有列出的文件作為地址證明;有關宣傳單張的信息明顯不夠清晰。運輸署應更積極體現以客為本的精神,並顧及申請人希望提交單張上沒有列出的地址證明文件的情況。申訴專員認為投訴點(c)部分成立。

925. 此個案顯示運輸署在處理市民索取資料要求方面有可改善的空間。公署欣悉運輸署已因應此個案檢視有關問題,並迅速採取改善措施,包括公開整份可接納地址證明文件一覽表供市民參考,以及在有關宣傳單張刪除「等」的字眼。

926. 申訴專員認為,投訴人對運輸署的投訴部分成立,並促請運輸署加強職員培訓及督導,以確保職員日後在處理索取資料要求時能嚴格遵守《守則》。

當局的回應

927. 運輸署接納申訴專員的建議,並已採取措施加強職員培訓及督導,以期在處理索取資料要求時能嚴格遵守《守則》。

928. 運輸署已舉辦一個關於處理索取資料要求的經驗分享會,供牌照事務處的職員及督導人員參加,席上講者(包括政制及內地事務局代表)解釋《守則》的規定及分享他們處理索取資料要求的經驗。

929. 另外,運輸署亦已制定指引,內載處理市民在櫃台及透過查詢熱線提出的口頭索取資料要求的要點,讓牌照事務處的前線職員處理索取資料要求時可作參考。該指引已在為牌照事務處前線職員而設的簡介會上發布。運輸署的督導人員向前線職員闡明《守則》的規定及提醒他們須遵從指引處理索取資料要求。運輸署亦會每年為前線職員舉辦複修簡介會,並會每半年再傳閱有關指引。