背景

399. 投訴人投訴政府產業署(產業署)延誤跟進他的退還按金要求。

400. 香港警察學院食堂的前經營者在二零一一年二月被法院下令清盤,投訴人獲委任為該食堂前經營者的清盤人。由於產業署與該前經營者所訂立的租約在二零一一年五月期滿,投訴人獲產業署批准繼續經營業務,至二零一一年五月十五日租約期滿為止。根據租約,當租約期滿時,在扣除尚欠的租金及款項後,租戶應獲退還港幣366,000元(不計利息)的按金。

401. 該食堂在二零一一年五月十六日移交香港警察學院及接手的經營者。二零一三年十月十六日,投訴人要求產業署退還按金,但獲告知該署需要就他的要求尋求法律意見。投訴人先後在二零一三年十一月及十二月和二零一四年七月及十月向產業署追討退款,但不得要領。產業署在二零一五年一月十六日告知投訴人,該署仍正就個案尋求法律意見。投訴人不滿其退款要求在超過一年半後仍未完成處理,並且毫無進展。

申訴專員的觀察

402. 產業署承認因負責個案的人員(人員甲)經過十四個月沒有採取任何行動,令個案延誤處理。人員甲不能只以一時疏忽或工作量大作為不採取行動的辯解。投訴人在過程中曾多次追問人員甲,而人員甲亦曾親自告知投訴人,他將會尋求法律意見。因此,人員甲理應清楚知道他尚未處理個案及需要尋求法律意見。新的個案負責人員(人員乙)到任前,此個案完全未獲跟進。這顯然是不能接受的。申訴專員公署(公署)促請產業署嚴正跟進人員甲的不當行為。

403. 此個案亦顯示產業署的內部監督及監察制度存在明顯漏洞,以致多年來(即自二零一二年起)一直未有察覺人員甲的不當及拖延行為。儘管如此,公署留意到產業署現已推行一系列措施,以改善監察機制。

404. 基於以上所述,申訴專員認為投訴成立,並建議產業署: (a) 提升現有的電腦系統,以定期就租約已到期但尚未退還按金的個案自動向個案負責人員及主管發出提示; (b) 每月向高層管理人員提交尚未完成處理個案的報告; (c) 提升電腦記錄系統,以按照《處理未領按金指引》自動印發提示信件; (d) 考慮擴大新監察系統的涵蓋範圍,以處理產業署有責任於訂定或承諾時間內採取行動的所有個案或業務範疇; (e) 覆核所有已到期或已終止租約的個案,確保適時退還按金及採取跟進工作; (f) 編製將於未來六個月內到期或終止的租約一覧表,並由中央定期更新,以監察個案; (g) 就人員甲的不當行為採取嚴正的跟進行動;以及(h) 為職員舉辦講座,以便在新監察系統推行後,加強職員的監督責任,及對相關工作程序的認識。

當局的回應

405. 產業署接納申訴專員的建議,並已採取以下措施: (a) 產業署已於二零一五年八月提升產業署的電腦系統,以定期就租約已到期但尚未退還按金的個案自動向個案負責人員及主管發出提示; (b) 提升後的產業署電腦系統會每月發出退還按金申請個案的報告,並將逾期個案通告高層管理人員; (c) 提升後的產業署電腦系統會每隔一段適當時間自動印發提示信件,提醒前租戶未領按金; (d) 提升後的電腦系統亦會就部分產業署需要於訂定或承諾時間內採取行動的個案或業務範疇發出類似以上(b)項所述的報告; (e) 產業署已覆核所有已到期或已終止租約的個案,確保已適時退還按金及採取跟進工作; (f) 定期編製一覧表,列出將於六個月內到期或終止的租約作監察用途; (g) 由於人員甲已調離產業署,產業署已向人員甲現時的所屬部門傳達申訴專員的建議,以供考慮根據公務員紀律處分程序採取適當行動;以及(h) 為產業署人員舉辦講座,以簡介提升後的電腦系統,及加強他們對於監督責任的意識和對處理投訴程序的認識等。