背景

757. 事緣投訴人曾向強制性公積金計劃管理局(積金局)投訴某強制性公積金受託人。其後,他根據積金局本身的「公開資料守則」,向該局索取他與該局職員的電話通話錄音。積金局回覆,該局「須」以謄本形式提供他所索取的通話記錄,並須收取謄寫費(每六分鐘通話的謄本為240元)。投訴人認為,該局意圖藉高昂的收費令他放棄索取資料。

758. 積金局表示,若提供有關通話的錄音,將會披露該局兩名職員的姓名及職位,該些資料是屬於《個人資料(私隱)條例》(私隱條例》)下受保護的「第三者個人資料」,因此該局須徵得他們的同意才可發放該段錄音。

759. 積金局解釋,該局擬以謄本形式提供有關通話記錄,只是為了方便刪去上述的「第三者個人資料」。積金局其實並沒有排除以其他形式(例如錄音)提供通話記錄。不過,積金局承認曾錯誤向投訴人表示該局「須」以謄本形式提供通話記錄。

申訴專員的觀察

760. 首先,申訴專員公署(公署)認為,該局對披露「第三者個人資料」的顧慮,實屬不必。通話錄音所提及的兩名事涉職員的姓名及職位其實是用作識別其公職身份的資料,是屬於可公開的個人資料,有別於涉及私隱的個人資料。披露該兩名職員的姓名等資料與當初收集該資料所述明的目的顯然有直接關連。根據《私隱條例》,這樣的披露不會抵觸保障資料的原則。

761. 再者,投訴人所索取的是通話錄音,並非收費較高的謄本。積金局既然並非不可以錄音形式提供所需資料,便理應及早向投訴人說明。在事件中,積金局卻一直表示只會提供謄本。如此難免令投訴人感到別無他選,以為積金局有意藉着高昂的謄本收費令他知難而退。及至公署介入,積金局才表示亦可提供錄音,但那已屬後話。

762. 申訴專員認為這宗投訴部分成立,並建議: (a) 日後對查詢及索取資料的要求,積金局應訓示職員須清晰向索取者列出其可行方案,避免誤會;以及(b) 積金局提示職員須靈活處理口頭投訴。假如投訴人堅拒作書面投訴,職員應考慮代其筆錄投訴,以符合該局接受口頭投訴的一貫做法。

當局的回應

763. 積金局接受申訴專員的建議,並已作出適當跟進。

764. 就建議(a),在內部覆檢是次個案後,積金局於二零一五年四月十五日以電郵跟進投訴人索取資料的要求,說明提供電話錄音檔案資料的不同形式及收費,並應投訴人的要求,於四月二十九日提供投訴人與積金局職員各段通話的日期與長度,以及相應收費標準。

765. 汲取是次個案的經驗後,積金局已訓示相關職員,日後回應查詢及索取資料的要求時,若有不同的可行方式提供市民所要求的資料,須清楚說明所有可行方式及相應收費。負責處理根據積金局《公開資料守則》提出的索取資料要求的職員處理此類要求時,會特別注意須清楚說明提供所要求資料的所有可行方式。

766. 就建議(b),積金局已提醒職員靈活處理市民提出口頭投訴的要求。而負責接聽熱線及接待市民的職員在日常的工作會議中,亦已重溫積金局處理投訴的政策和程序,包括為那些在準備書面投訴時遇到困難的市民提供適當協助。