背景

838. 投訴人曾在二零一一年十一月十五日及二零一二年四月十日兩度向個人資料私隱專員公署(私隱專員公署)投訴某團體(團體甲)涉嫌觸犯《個人資料(私隱)條例》(《私隱條例》),分別涉及三宗個案(個案I至III)及另外一宗個案(個案IV)。二零一二年三月二日及四月十六日,私隱專員公署分別函覆他,表示接納個案I至III及個案IV為根據《私隱條例》第37條所提出的投訴,若最終決定不調查個案I至III及個案IV,便會在同年二月二十九日及四月十日起計的45日內給予他書面通知。

839. 二零一二年十月二十二日,投訴人收到私隱專員公署的回覆。該署告知他:經考慮所獲得的資料後,私隱專員公署根據《私隱條例》第39(2)(ca)及(d)條,決定「不繼續進一步處理」他的各項投訴。

840. 二零一四年四月九日,投訴人去信私隱專員公署查詢有關《私隱條例》的詮釋。然而,除了同月十日的暫覆外,他再沒有接獲該署的回覆。

841. 二零一四年十月二十日,投訴人向申訴專員公署(公署)投訴私隱專員公署。投訴人指摘私隱專員公署有以下失當之處: (a) 延誤處理他對團體甲的投訴,其間沒有向他主動交代原因及個案進度;以及(b) 沒有回覆他的查詢。

申訴專員的觀察

投訴點(a)

842. 公署明白,處理投訴的工作並非流水作業。作為執法機構,私隱專員公署必須審慎評估每宗投訴個案,不能在欠缺資料的情況下決定應否展開「正式調查」。在作出決定前,私隱專員公署可能需要蒐集更多資料,並因應所得的資料向雙方甚至多方進行查詢,以釐清及/或核實事情,而其後亦要審研所有資料,過程需要一些時間,是在所難免。

843. 在事件中,私隱專員公署職員在接獲投訴人的投訴後,實有持續地與他和團體甲釐清投訴事項,並要求雙方提供資料,以便決定應否展開「正式調查」。在初步查訊期間,私隱專員公署亦有告知投訴人個案進度以及該署未能在45日內決定會否展開「正式調查」的原因。

844. 不過,私隱專員公署未有按現時法例的規定(《私隱條例》第39(3)條),在接納個案I至III後45日內(即在二零一二年四月十四日前),以及在接納個案IV後45日內(即在二零一二年五月二十五日前),以書面告知投訴人私隱專員公署不展開「正式調查」的決定及其原因,這都是不爭的事實。

845. 再者,根據私隱專員公署當時的服務指標,該署88%個案須在收到投訴後180日內結案。在事件中,就個案I至III及個案IV,私隱專員公署分別用上近八個月及逾六個月,才只不過是決定不展開「正式調查」,此實難以令人滿意。

846. 申訴專員認為,投訴點(a)部分成立。 投訴點(b)

847. 公署認為,在事件中私隱專員公署一方面未有依據其服務標準,在二零一四年四月九日後的28個工作天內(即五月二十三日前)回覆投訴人,亦未有在接獲他七月七日及九月十六日的催辦電郵後,作出任何回應。如此情況殊不理想。因此,申訴專員認為,投訴點(b)成立。

848. 總言之,申訴專員認為這宗投訴部分成立。鑑於現行法例對於私隱專員公署就投訴個案決定是否展開「正式調查」訂立了時限,申訴專員建議,私隱專員公署在有關條文獲得修訂前,抓緊每宗個案初步查訊所需的時間,盡可能在法定時限前作出上述的所須決定,以免令公眾感覺私隱專員公署有法不依。申訴專員亦建議私隱專員公署在遇上較複雜的個案時,及早當機立斷,在法定時限前考慮展開「正式調查」,然後在「正式調查」時繼續先前未完成的查訊工作。

當局的回應

849. 私隱專員公署接納申訴專員的建議,並採取了一系列改善措施,例如重組執行部、改進工作流程及重新設計投訴表格等,以精簡處理投訴的程序。

850. 由二零一六年一月一日至七月十五日收到的全部投訴個案,投訴人都在45日的法定時限內獲告知會否展開「正式調查」的決定。 個人資料私隱專員