背景

340. 二零一四年中,投訴人向食物環境衞生署(食環署)申請於某商場店鋪對出的空地(事涉土地)設置露天座位(事涉申請)。按一貫程序,食環署就事涉申請諮詢相關政府部門(包括地政總署),要求該些部門於20個工作天「指定期限」作覆。在指定期限後,投訴人向食環署查詢事涉申請的進度,卻只獲告知該些部門尚未回覆,職員建議投訴人自行聯絡各部門以了解情況。

341. 其後,投訴人就事涉申請向地政總署查詢,職員覆稱:該署並沒有就跟進食肆設置露天座位申請的工作設立時限,也無須按食環署的指定期限作覆。該職員表示,雖然事涉土地屬政府土地,但該署未能確定該土地的保養維修責任屬哪一個政府部門,故未能進一步處理事涉申請。

342. 九月二十二日,食環署函覆投訴人,轉述地政總署對事涉申請的意見:由於事涉土地的保養維修責任尚未釐清,故地政總署對事涉申請有所保留。此後,地政總署再無任何跟進。

343. 投訴人指摘食環署沒有妥善跟進相關政府部門在指定期限前就事涉申請作覆;以及地政總署處事馬虎,沒有努力查證事涉土地的保養維修責任誰屬,以致事涉申請被擱置。

申訴專員的觀察

344. 食環署的牌照組大致上有按部門指引處理事涉申請,包括:進行初步審核,並先後兩次徵詢相關部門意見。然而,該組在進行第二次諮詢時錯誤給予部門較長的回覆期限,以致一些部門較指定期限遲了回覆。雖然該錯誤對該組處理事涉申請的進度並未構成具體影響,但畢竟是有不足之處。

345. 至於牌照組為何在首次諮詢後未有立即向地政總署及路政署跟進事涉土地的保養維修責任。申訴專員公署(公署)認為,食環署的解釋未嘗無理。

346. 申訴專員認為,對食環署投訴的投訴部分成立。

347. 至於地政總署,其轄下地政處在知悉路政署否認事涉土地的保養維修責任後之跟進工作大致恰當,但其耗時逾三個月之久,在效率方面未免有欠理想。因此,申訴專員認為,對地政總署的投訴部分成立。

348. 申訴專員建議食環署: (a) 提醒職員須恪守部門指引處理牌照申請,包括:在諮詢相關部門時,請他們在指定期限前作覆;以及(b) 盡快審核投訴人所提交的建議,並在收到有關短期租約證明後,從速完成處理事涉申請,勿再延遲。

當局的回應

349. 食環署接納申訴專員的建議,並已作出以下跟進: (a) 提醒有關同事務須按照部門既定指引,謹慎處理設置露天座位申請,包括在諮詢相關部門時,請他們在指定期限前作覆;以及(b) 就事涉申請,食環署於二零一五年三月上旬收悉投訴人就居民反對意見提出的補救建議,包括承諾會定時清掃擬設露天座位的範圍以保持地方清潔,及在不影響大厦外觀及市容的情況下,提供一個綠色休閒空間供客人品嚐咖啡。 食環署已按既定程序審核投訴人提出的補救措施方案,並於二零一五年五月二十日向投訴人發出發牌條件通知書,要求投訴人在發信日期起計六個月內遵辦所有發牌條件,否則食環署會視作撤銷申請論。期間食環署職員曾到現場實地視察及聯絡投訴人代表。由於投訴人未有在限期前履行所有發牌條件 (包括呈交有關短期租約證明),食環署於二零一五年十二月二日發信要求投訴人回應是否繼續事涉申請,惟投訴人沒有在指定限期前回覆。食環署遂於二零一五年十二月十六日以書面通知投訴人事涉申請已被視作撤銷論。