背景

419. 投訴人就其一宗投訴個案致電教育局職員甲查詢進度時,欲將通話錄音。職員甲拒絕其錄音要求,隨後更默不作聲。 投訴人為此向教育局投訴。該局回覆表示,由於投訴人在職員甲不同意的情況下將通話錄音,故職員甲終止與他對話。投訴人向申訴專員公署(公署)投訴職員甲無理拒絕他的錄音要求,而教育局不應認同該職員默不作聲的做法。

420. 教育局向公署解釋,職員甲不同意錄音,是為了保障本身的個人資料及私隱。職員甲雖因此而停止發言,但仍專心聆聽投訴人的申述,直至後者掛線。其後,職員甲更發電郵向投訴人解釋:市民如欲將與該局職員的對話錄音,須先取得對方同意。市民亦可考慮以書面或親身向該局人員作出投訴或查詢。

421. 教育局曾就市民要求錄音的問題徵詢法律意見。據該局了解,職員可按個別情況,考慮是否接受市民的錄音要求。另外,根據教育局的既定程序和指引,職員須在徵得來電者的同意後,方可錄音;若來電者不同意錄音,職員會建議對方以書面或會面形式提出投訴或查詢。經考慮以上所述,職員甲遂向投訴人表示不同意他進行錄音。

申訴專員的觀察

422. 公署留意到,職員甲在拒絕投訴人的錄音要求前,並沒有詢問他錄音的目的,以考慮其要求是否合理。公署認為,若投訴人純粹是為了記錄通話內容,職員甲便沒有理由拒絕其要求,畢竟職員甲與投訴人對話不過是履行職務,談話內容亦只會涉及公事。公署實在看不出投訴人的錄音要求如何會侵犯職員甲的私隱。

423. 此外,職員甲在拒絕投訴人的錄音要求後,並無即時向他解釋原因,便終止發言而只默然聆聽,其做法亦不恰當。

424. 教育局的相關指引僅要求該局職員須徵得來電者的同意方可錄音,而並無要求來電者亦須先徵得該局職員的同意才可錄音。公署認為,職員甲不應援引該指引拒絕投訴人的要求,而教育局亦不應認同職員甲的做法。

425. 申訴專員認為這宗投訴部分成立,並建議教育局: (a) 檢討職員處理市民錄音要求的做法,並制訂適當的指引,以免再招致類似投訴;以及(b) 提示職員日後與市民溝通時,務必清晰表達信息,以免引起誤會。

當局的回應

426. 教育局接納申訴專員的建議,並已採取以下跟進行動: (a) 檢討現行做法及指引並與前線員工分享是次個案所得的經驗,從而向他們提供適當方法處理有關公眾人士的錄音要求;以及