背景

600. 投訴人向申訴專員公署(公署)提出兩宗投訴,指房屋署及其委聘的屋邨管理公司不當處理團體借用某屋邨公共場地的申請。

601. 據投訴人所稱,就各團體(包括投訴人、議員辦事處/社區團體)申請於二零一四年九月份借用某屋邨的公共場地,屋邨管理公司於八月下旬舉行抽籤。在抽籤當日,由於管理公司處理混亂及各申辦團體各執一詞,抽籤安排被迫中止。

602. 綜合兩案的資料,投訴人對房屋署有以下投訴點.. (a) 在舉行抽籤前,屋邨管理公司並無按照指引預先釐清申辦團體是否符合申請資格及要求團體提交已註冊為慈善團體的證明文件。因此,在抽籤當日,各團體就申請資格/證明文件產生爭議,房屋署及屋邨管理公司卻以場面混亂為由中止抽籤安排,以逃避責任; (b) 屋邨管理公司中止抽籤後向各申辦團體表示,由於需時釐定場地借用守則,故此決定於整個九月份都不會借出某屋邨的場地。投訴人指管理公司的做法不合理,導致各團體未能於九月份借用該邨場地為居民提供服務; (c) 房屋署在二零一四年十一月十三日的回覆中表示,屋邨管理公司於九月五日再次安排抽籤,但各團體代表未有出席,以致九月份的借用場地申請未能落實而一再延遲。對此,投訴人指房屋署說謊,實情是投訴人的代表於九月五日下午到屋邨管理公司欲參加抽籤,但該公司職員要求投訴人的代表同意不抽籤;以及(d) 房屋署違反屋邨場地借用的指引/守則,縱容一些只需三名成員便可成立的「社團註冊團體」(並非法例規定的慈善團體)提出借用有關屋邨場地的申請,影響其他合資格團體的中籤機會。

申訴專員的觀察

投訴點(a)

603. 房屋署承認,管理公司及其辦事處沒有切實執行房屋署的借用場地申請指引,包括.. (a) 沒有要求各團體遞交申請表; (b) 沒有核實其申請資格,便安排抽籤; (c) 各團體均要求於二零一四年九月全個月同時借用兩個相關場地,明顯不符合房屋署有關借用場地的規定,但辦事處仍然處理他們的申請;以及(d) 辦事處沒有按先到先得的規定處理。

604. 從上文可見,管理公司在處理申請時多處出錯,反映該公司對房屋署的申請指引認知不足。然而,房屋署於發現事件後已及時介入及採取補救措施,並對管理公司作出懲處,總算亡羊補牢,處理得宜。公署敦促房屋署必須確保其外判的管理公司了解並切實遵守其申請指引,避免同類問題再次發生。

605. 鑑此,公署認為,投訴點(a)部分成立。 投訴點(b)

606. 這個投訴點主要是源於管理公司於開始時處理申請不當,以致於首次抽籤時出現爭拗。辦事處其後一直有就有關申請事宜作出跟進和再次安排抽籤,申辦團體亦已於二零一四年九月二十二日起借用有關場地。因此,公署認為,投訴點(b)不成立。 投訴點(c)

607. 就辦事處於二零一四年九月五日沒有進行抽籤的原因,投訴人與事涉辦事處職員各執一詞,由於缺乏獨立佐證,申訴專員未能判斷誰是誰非。因此,公署認為,投訴點(c)屬未有定論。

608. 另外,根據房屋署現行的指引,辦事處須在各申辦團體在場見證的情況下,才可以安排抽籤,以避免各方質疑抽籤的結果是否公平。公署認為,上述指引的本意良佳,但卻有可能會遭人濫用。如有申請團體一直拒絶出席抽籤,其他團體便有可能一直不能借用場地。因此,公署建議房屋署適當地檢視有關指引,如考慮邀請獨立見證人出席抽籤,以確保抽籤結果的公平性,並能防止制度遭濫用。 投訴點(d)

609. 公署明白,投訴人希望房屋署收緊借用屋邨場地的申請資格。然而,房屋署認為,一般社區團體舉辦的活動只要屬慈善性質和不涉及商業成分,亦可以令居民有所裨益,因此該署不認同投訴人的要求,只容許《稅務條例》第88條所指的慈善團體借用場地。公署認為,房屋署的看法並非無理,而辦事處只是按房屋署的指引辦事,並無不當。因此,公署認為,投訴點(d)不成立。

610. 另一方面,公署亦認為,房屋署應考慮適當的措施加強監管申辦團體的質素,例如申辦團體(包括《稅務條例》第88條所指的慈善團體)在獲批借用場地後沒有按其申請舉辦有關活動而沒有合理解釋,又或者有關活動的主辦單位並非申辦團體,房屋署應考慮在其指引中加入適當罰則。公署留意到,借用場地的申請表格中已加入聲明,如申請人未有遵守房屋署的規定,該署可能不批准申請人日後舉辦同類或其他活動。但房屋署的申請指引中沒有要求管理公司核實申請團體的過往記錄,以及釐清在何種情況下,管理公司才會拒絕其申請。

611. 總括而言,申訴專員認為這宗投訴部分成立,並建議房屋署: (a) 加強屋邨管理公司及其職員對處理借用場地指引和程序的認知和了解,提供適當的培訓,確保管理公司職員能切實執行; (b) 檢視現行進行抽籤的程序,考慮可行的機制防止因申辦團體拒絶出席而引致延誤抽籤的問題; (c) 檢視現行的申請指引,加入管理公司需核實申請團體過往借用場地記錄的條文,才批予抽籤;以及(d) 考慮適當罰則以防止違規團體再次借用場地。

當局的回應

612. 房屋署接納申訴專員的建議,並已採取下述跟進行動: (a) 房屋署在每月與管理公司的會議上,均不時提醒各管理公司有關處理借用場地的指引和程序,要求各管理公司必須按有關指引處理。此外,房屋署在每月到各邨審查管理公司工作情況時,亦會檢視各有關文件,確保管理公司嚴格執行申請借用場地事宜。再者,於二零一五年六月二十二日在房屋署總部舉行的第二十四次監察外判管理公司會議上,主席促請各區高級物業服務經理提醒管理公司必須根據房屋署場地借用指引EMDI-M15/2006處理借用場地的申請。另房屋署培訓中心亦已於二零一五年十一月三十日及十二月一日,為管理公司員工舉行了兩場訓練及經驗分享研討會,加強管理公司員工對處理借用場地指引和程序的認知和了解。 (b) 就現行社區團體申請借用屋邨場地舉辦活動的抽籤程序,經檢視後,房屋署將修訂相關程序,倘有申辦團體未能出席抽籤時,房屋署會邀請獨立見證人出席,以確保抽籤的公平性及防止因申辦團體拒絶出席而引致延誤抽籤。 (c) 房屋署將修訂申請借用場地指引,加入管理公司需核實申請團體過往借用場地記錄的條文,以確保申請書內所列條款能妥善執行。