背景

808. 投訴人是一間資訊科技公司。強制性公積金計劃管理局(積金局)由於接到投訴人的強制性公積金(強積金)受託人(受託人甲)通知,指投訴人沒有準時為僱員支付二零一四年三月份的強積金供款,故向其徵收供款附加費(附加費,相等於拖欠供款金額的 %)。投訴人聲稱在供款到期日前一兩天已寄出供款支,相信問題是受託人甲造成,故向積金局投訴受託人甲,但該局認為投訴不成立。

809. 投訴人指出,積金局未能提供受託人甲是在供款到期日後才收到供款支的證據,故不該局指其逾期供款並徵收附加費。

申訴專員的觀察

810. 申訴專員公署(公署)認為,某些與僱主供款日期有關的文件(例如蓋上郵日期的收件信), 可以是有力的獨立佐證,有助確定僱主有否延誤寄出供款支。受託人甲聲稱投訴人逾期供款,卻沒有遵從積金局的指示保存相關文件,而只能提供電腦系統記錄。可是,記錄顯示的收取支日期只是由受託人甲的職員輸入,可能會有錯。

811. 投訴人沒有按受託人甲的指示及早寄出供款支,並不表示支是在四月十日後才送達受託人甲。但是,投訴人亦未能提供獨立證據證明供款支已及時送達。換言之,投訴人及受託人甲雙方均未能就供款日期提供確實證據,但積金局在衡量相對可能性後偏向相信受託人甲並向投訴人徵收附加費,顯然是理據不足。公署認為,積金局對該投訴個案的定應為未有定論。

812. 基於以上所述,申訴專員認為這宗投訴部分成立。

813. 申訴專員建議積金局: (a) 覆檢其向投訴人徵收附加費的定; (b) 跟進受託人甲未有按照該局通函的指示妥善保存其收到僱主供款日期之相關文件的情況 尤其須妥善保存逾期供款個案的相關文件,以證違規 ;以及(c) 在向投訴人函告調查結果時務須說明調查結果的理據。

當局的回應

建議 a)

814. 積金局已接納該建議,並已委派一名從未參與處理此投訴的獨立同事,檢視受託人甲的內部監控系統及存檔程序。積金局的檢視結果指出,受託人甲所提供的有關內部紀錄及營運模式、當日掃描的支副本及相關內部監控程序,確定為足夠及可信納的證明文件,顯示投訴人寄出以支付二零一四年三月份供款的供款支,於二零一四年四月十一日而非在供款日 即四月十日 或之前送達受託人甲。

815. 積金局在重新檢視所取得的證據後,認為投訴人遲繳二零一四年三月份供款。故此,根據強積金法例投訴人須繳交供款附加費,而供款附加費將根據強積金法例存入受影響成員的強積金戶口。所以積金局經覆檢後,維持向投訴人徵收供款附加費的定。 建議 b)

816. 積金局已接納該建議,亦已跟進受託人甲是否有按照積金局於二零一四年一月發出的通函處理供款。該通函第 3(b)段提及各受託人須妥善記錄收到僱主供款的日期,及妥善保存相關供款文件。

817. 因應申訴專員的建議,積金局已作出跟進並確定受託人甲有妥善記錄收到僱主供款的日期及妥善保存相關供款文件。

818. 此外,積金局經已向所有強積金受託人 包括受託人甲 重申須遵循有關通函處理僱主供款。受託人須就本身營運模式訂立一套適用的內部監控及風險管理的系統,以確保各受託人在處理供款時,能遵守強積金法例及通函內的要求。 建議 c)

819. 積金局已接納申訴專員的建議,在對投訴人作出回覆時,會竭力在現行強積金法例容許下,向投訴人說明調查結果及理據。