背景

518. 投訴人投訴香港房屋協會 房協 無理拒絕提供資料。

519. 投訴人與已去父親是房協轄下單位的租戶。投訴人在父親去後,向房協查詢是否符合資格申請轉換成為該單位戶主。 房協其後通知他不合資格,他於是要求索取相關政策文件和指引的副本,但房協以該些資料「供內部使用」為由而拒絕有關要求。 投訴人因此感到不,並於二零一四年四月二十四日向申訴專員公署 公署 投訴房協。

申訴專員的觀察

520. 根據「二零零五年指引」(房協於二零零五年三月發給全體員工有關披露資料的內部通告),員工應「在切實可行範圍內」回應索取資料的要求,但沒有進一步說明上述字句的實際含意。 有關指引雖指定有權批准發放「機密或限閱資料」的人員的職級(即兩名總監級人員),但卻沒有提供指引,作為核准人員批准或拒絕發放這些資料的依據,亦無詳述哪些資料會歸類為機密或限閱。因此,公署認為,該指引實不足以確保房協維持高透明度的運作,並且不符合制訂合理及適當指引/程序的四項原則(參考政府的《公開資料守則》(政府的《守則》))。

521. 房協在拒絕向投訴人提供所要求的資料後,制訂了本身的《公開資料守則》(房協的《守則》),當中訂明可拒絕披露的資料,計有「為內部會議而編製的內部文件及會議記錄」及「與房協的管理運作及其業務相關並供內部使用的資料,例如守則、指引及手冊」。然而,房協沒有解釋該些資料在性質上為何不宜披露。

522. 相比之下,政府的《守則》第二部訂明,「資料如披露會令部門妥善而有效率的運作受到傷害或損害」,則可拒絕披露,這可用以說明何謂在性質上不適宜披露的資料。

523. 公署不認為投訴人的要求已獲回應。房協以文件「供內部使用」為由明確拒絕投訴人的要求。須注意的是,是否已向投訴人解釋有關政策並不是問題所在。他沒有獲得所要求的文件副本,這就是拒絕。

524. 房協拒絕要求所引述的理由為文件「供內部使用」,這可理解為「二零零五年指引」所述的「機密或限閱資料」。然而,該指引並無詳述哪些資料會歸類為「機密或限閱資料」。引用「供內部使用」為由只反映房協定不向公眾披露該些資料,而並非資料的性質使其不宜披露。因此,這做法並不符合維持運作透明的原則。

525. 公署已審閱題為「申請轉換戶主」的文件,發現「申請轉換戶主」的文件中大部分內容均屬申請轉換戶主的條件和程序。 這些資料,即申請轉換戶主的條件和程序,為住客及公眾提供重要的參考。事實上,有關資料與房協其後發出的有關須知內容 關於申請轉換戶主 相若。公署沒有發現任何在披露後可能會引致房協的運作程序和效率受到傷害或損害的資料。

526. 政府的《守則》的詮釋和應用指引第 1.13.1段適用於本個案。此段訂明,倘根據現有公布資料未能回應有關人士的要求,較佳的做法是在可行情況下,提供載有所索取資料的原來記錄的副本。倘若原來記錄載有不應披露的資料,則應在給予申請人的副本中塗掉有關資料。倘若塗掉的部分相當龐大,以致原有文件變得並無意義或有誤導成分,則應考慮提供一份清楚易明的記錄撮要。公署認為房協在回應投訴人索取資料的要求時,須要考慮採用類似做法。

527. 綜合以上所述,房協並無充分理由拒絕投訴人索取資料的要求,亦沒有向投訴人解釋為何不應披露資料。此外,公署認為房協沒有考慮以其他方法回應要求。因此,申訴專員認為投訴成立。

528. 申訴專員建議房協: (a) 重新考慮投訴人索取文件的要求; (b) 檢討及修訂房協的《守則》,以符合有關的四項原則;以及(c) 在完成上述 b)項後,為其職員提供適當培訓,以便他們遵從經修訂的房協《守則》,處理索取資料的要求。

當局的回應

529. 房協接納申訴專員的建議,並已採取以下行動: (a) 已應投訴人的要求,於二零一五年三月九日將「申請轉換戶主」的文件的副本寄給投訴人; (b) 已檢討及修訂其《公開資料守則》,以符合調查告所訂的四項原則。房協其後已上載經修訂房協的《守則》到其網站;以及(c) 二零一五年五月十一日,房協為其高級經理和組別主管安排簡會,講解房協新的《公開資料守則》。各組別主管其後會為屬下前線職員安排合適的培訓。