背景

666. 投訴人是在囚人士,擬就原審裁判法院 原審法院 的定罪及判刑提出上訴。他向原審法院的登記處 在司法機構政務長 政務長 轄下 查詢如何申請法庭審訊過程的錄音謄本及有關收費,但職員的答覆前後不一致,以致他在兩個多月後仍未能取得謄本。投訴人認為登記處職員故意拖延。

667. 投訴人所涉案件的審訊、裁及判刑過程,歷時共四天。 這宗個案主要涉及第二、三天審訊過程的錄音謄本,以及第三天的裁謄本。

668. 第二天審訊過程的錄音謄本又分為第一時段、第二時段及整個審訊過程的謄本 時段一謄本、時段二謄本及全謄本 。由於投訴人提出上訴,高等法院上訴登記處會預備一份包括多份法律文件的上訴文件冊 文件冊 ,免費送達投訴人。文件冊已包括時段二謄本、第三天審訊過程錄音謄本的大部分及裁謄本。投訴人於二零一三年七月初提出上訴,但直至八月底仍未收到文件冊。

申訴專員的觀察

669. 申訴專員公署 公署 認為,原審法院的職員處理各項申請的時間恰當,沒有延誤。不過,若他們能在投訴人於九月底首次申請全謄本時便告知他時段二謄本已納入文件冊內,並在高等法院批准把全謄本納入補充文件冊內免費提供時及早通知投訴人,當可省卻他先提出不同申請,然後又取消申請的麻煩。另外,投訴人曾查詢發出裁謄本的安排,但登記處職員在覆函中卻沒有提及已納入文件冊內免費提供,反而說他須提出書面申請,則確有失誤之處。

670. 這宗個案亦涉及授權方面的問題。政務長表示,裁判法院現時未有就申請法律程序文件的人士如因在囚而未能親往領取文件的安排發出明確指引,以致懲教署未能配合。公署亦留意到,政務長方面似乎無從得知經懲教署發予在囚人士的函件會於何時送達。總括而言,申訴專員認為這宗投訴部分成立。

671. 申訴專員建議政務長: (a) 除了於有關申請表上及回信中加上備,讓申請人盡早得悉所有被批准納入在上訴文件冊內的文件,上訴人均可免費獲取之外,政務長亦應於其回覆中清楚指出,上訴人要求的文件是否已經被納入在上訴文件冊內,以及上訴人如希望得到有關文件應辦的手續;以及(b) 考慮與懲教署商討有關信件的認收機制,確保在囚人士能適時收到政務長的覆函。

當局的回應

672. 政務長接納申訴專員的建議,並已製定了信件範本,讓裁判法院職員在回覆上訴人有關法庭文件 審訊錄音紀錄謄本的申請時,清楚告知上訴人所要求的文件是否已被納入在上訴文件冊,並請上訴人確認,是否需要申請有關文件。

673. 政務長已就有關建議與懲教署商討。由於各法院每年發出予在囚人士的信件數量超逾一萬五千多,建議的認收機制需涉及大量的額外工作和牽涉大量資源。鑑於有關投訴的主要問題並非投訴人表示未能收到法院的信件,經與懲教署商討後,懲教署表示可於信件送達該署後約三個工作天內派送予有關在囚人士。 這安排在現階段應已達至讓在囚人士能適時收到法院信件的目的,故政務長與懲教署暫不考慮設立認收機制。公署亦於二零一五年三月三十一日覆函,知悉政務長已完成與懲教署之間的商討工作,並在信函中表示政務長無須再就建議的落實情況通知公署。