背景

877. 二零一三年七月三十日,投訴人代表某鄉事委員會 鄉委會向申訴專員公署投訴民政事務總署 民政總署 某區民政事務處 民政處 。

878. 據投訴人所稱,二零一三年六月十日,他以鄉委會主的身份發電郵給民政處,表示鄉委會不時須簽發文件,確定過人的原居民或原居漁民身份,讓他們可符合資格安葬於「認可葬區」;而該會須根據以往發出的證明文件記錄,以確定有關人的家族是否原居民或原居漁民。為此,他要求民政處提供該會由一九八三年至二零一一年三月底期間該會曾簽發證明死者為原居民或原居漁民身份的文件 「涉事文件」 之複本。該會同意民政處可把「涉事文件」內有關申請人的資料刪除,但須將該會索取「涉事文件」一事保密。二零一三年七月二十九日,民政處函覆他,表示在向鄉委會提供「涉事文件」複本前,該處會先知會有關殯葬申請人及簽發「涉事文件」的人 「知會」做法 。

879. 投訴人指摘民政處的「知會」做法不合理,且費時失事。

申訴專員的觀察

880. 申訴專員公署認為,民政處所持有的「涉事文件」乃來自鄉委會,因此,民政處若向鄉委會提供「涉事文件」複本,並不存在向外界披露「涉事文件」所載的個人資料 包括殯葬申請人及簽發文書的人 的問題。

881. 此外,鄉委會若向民政處取得「涉事文件」複本,便可得知有關家族是否原居民或原居漁民。因此,其索取「涉事文件」的要求可視作與其履行簽發證明文件的職責之目的相關。換言之,鄉委會索取載有個人資料的「涉事文件」複本,實符合《個人資料(私隱)條例》保障資料第 3原則 及《公開資料守則》第

2.15段 a)的規定。

882. 綜合上兩段的分析,申訴專員公署認為,民政處所提出的「知會」做法實並無必要。既然鄉委會已要求民政處不要採取「知會」做法和不要向人透露該會索取「涉事文件」複本,該處便更不應堅持「知會」。申訴專員公署亦質疑,民政處如何能夠一方面「知會」,而另一方面又不披露索取「涉事文件」者乃鄉委會。其「知會」做法恐怕只會引致獲「知會」者的疑慮及揣測;費時失事,實可預期。

883. 申訴專員認為這宗投訴成立,並建議民政總署責成民政處,盡快把「涉事文件」複本直接交予鄉委會,事前無須知會「涉事文件」的資料當事人。

當局的回應

884. 民政總署接納申訴專員公署建議。民政處已於二零一四年一月二十九日將一九八三年六月至二零一一年一月期間該鄉委會曾簽發證明死者為原居民或原居漁民身份的文件之複本函寄該鄉委會。 第 原則─個人資料的使用如無有關的資料當事人的訂明同意,個人資料不得用於下列目的以外的任何目的 —(a) 在收集該資料時擬將該資料用於的目的;或(b) 直接與 a)段提述的目的有關的目的。 《守則》第 .15段訂明與任何人 包括已故人士 有關的資料 除了向資料所述的當事人或其他合適人士披露外 ,除非(a) 披露這些資料符合蒐集資料的目的,或(b) 資料所述的當事人或其他合適人士已同意披露資料,或(c) 法例許可披露資料,或(d) 披露資料的公眾利益超過可能造成的傷害或損害。