背景

1057. 二零一三年五月二十五日,投訴人向申訴專員公署投訴庫務署和康樂及文化事務署(康文署)。

1058. 投訴人稱她原先於康文署轄下的一個遊樂場租用二零一三年二月八日某時段的網球場。因天雨關係,租用場地的時間改至三月二十六日另一時段。其後,又再因天雨關係,未能使用三月二十六日的場地,她遂於三月底於網上辦理補場手續,將租用場地時間更改至同年五月二十一日另一時段。由於五月二十一日的租場費用較低,故此,她可獲退回差額。

1059. 四月二日,投訴人往遊樂場提交退款申請時獲發一張收條(涉事收條 ,上面列明租訂編號、設施、地點、場號、日期等資料。

1060. 五月初,她收到庫務署所發出的退款支票。該支票上端列出康文署的租訂編號、設施、地點、場號和日期。然而,投訴人發現除了地點和設施兩項之外,付款通知書上的其他資料(包括租訂編號)均與涉事收條上的資料不符,以致她無從確定該退款屬於她所提出的哪一宗退款申請。

1061. 於是,投訴人拿着庫務署的退款支票往遊樂場查詢。該場職員根據付款通知書的租訂編號翻查記錄,發現該租訂編號所涉及的日期為二月八日(即她最初租用場地的日期)。其後,租用場地的日期兩度更改:先延至三月二十六日,再延至五月二十一日(即庫務署退款支票上列出的日期)。

1062. 她詢問遊樂場的職員何以庫務署退款支票上所列的租訂編號和日期跟她申請退款的場次之租訂編號和日期不同。職員表示,庫務署要求他們提供所有與申請退款的場次有關的資料,包括其間的補場記錄。

1063. 因應遊樂場職員的指稱,投訴人按該職員所提供的電話號碼致電庫務署查詢。有關職員覆稱,該署一貫的處理方法是不論其間有多少次補場記錄,在退款支票上均只會列出申請人最初租用場地的租訂編號。

1064. 投訴人認為,庫務署及康文署上述處理場地退款的做法不妥善,令申請人無法核對資料。

申訴專員的觀察

1065. 庫務署已澄清,付款通知書所列的資料,完全由康文署決定,與庫務署無關。因此,申訴專員認為,投訴人對庫務署的投訴不成立。

1066. 申訴專員公署認為,康文署為確保租用人不會就同一已繳費的租用場次重複提交退款申請,以租用人最初預訂場地並繳費之場次之租訂編號作為處理退款的參考編號,屬無可厚非。再者,如康文署所言,付款通知書已列出租用人最初預訂場地之租訂編號及其最後使用之場地和日期,租用人只要翻查其持有的訂場/補場確認通知書,便可確定退款屬於哪一宗退款申請。因此,申訴專員認為,投訴人對康文署的投訴不成立。

1067. 雖則如此,康文署的退款程序另有可作改善之處,申訴專員建議康文署: (a) 檢討付款通知書與「接獲申請通知書」兩者須列的資料,以盡量方便收款人核對;以及(b) 長遠而言,按其實際運作需要,研究讓設施租用人透過「康體通」提交退款申請及獲發還退款之可行性,以進一步優化處理程序。

當局的回應

1068. 康文署接納申訴專員的建議,並已採取以下措施: (a) 康文署已修訂「申請發還康樂設施場租/入場費」表格,於該表格的第 I部份及第 III部份「接獲申請通知」加入參考編號(首次租訂編號)的資料,當職員接收及處理市民遞交退款申請時,須於有關表格填寫參考編號(首次租訂編號)的資料,並將已填妥的第 III部份「接獲申請通知」(包括已填妥的參考編號(首次租訂編號))交還給有關市民。修訂後的退款表格及相關安排已於二零一三年十二月六日向轄下各分區職員發出及實行,並於二零一四年六月加入修訂的「發還康樂及文化事務署的康樂設施及康體活動收費的指引」內;以及(b) 康文署已密切留意「康體通」的情況,並會在全面更新「康體通」系統時,進一步研究改善服務的空間,包括研究讓設施租用人透過「康體通」提交退款申請及獲發還退款之可行性。