背景

969. 據投訴人所稱,他與家人原本居住的寮屋遭人霸佔。 二零一三年三月,他致函要求地政總署轄下的寮屋管制辦事處(寮管辦)提供文件,以證明他們是該寮屋的登記人。然而,寮管辦拒絕他的要求,他於是向申訴專員公署投訴。

申訴專員的觀察

970. 根據《公開資料守則》(《守則》)及其指引,索取資料的人不論是否援引《守則》,政府部門都應該根據《守則》的規定處理其要求;如屬可行,最可取的做法是提供載有所索取資料的原來記錄之副本。無論市民索取資料作何用途,政府部門均不應藉以拒絕發放資料。

971. 申訴專員公署審閱了投訴人二零一三年三月致寮管辦的信件。雖然當中用了不少篇幅說明事情的來龍去脈,以申述他索取資料的因由,但他要求的資料其實清晰不過,即他與家人在寮管辦的登記資料上的人口記錄。投訴人並非要求寮管辦確認他們佔用涉事寮屋或有關土地的權利。

972. 固然,寮屋人口登記記錄並不能證明投訴人佔用涉事寮屋的權利,但根據《守則》指引,寮管辦根本無須,甚至不應考慮他索取資料的目的。寮管辦以有關資料無助於達致他的目的為理由而拒絕他的要求,實屬不該。

973. 申訴專員公署認為,恰當的做法是直截了當地向投訴人確認其名字載於寮屋登記資料上,同時申明該項記錄不能證明登記人佔用土地的權利。然而,寮管辦待投訴人在五月底援引《守則》再次索取資料,才確認其登記記錄,實在是不必要的延誤。

974. 此外,寮管辦以文件內有第三者資料為由,拒絕向投訴人提供整份記錄表格的副本。雖然此舉符合《守則》中可拒絕提供資料的理由,但就投訴人的個案而言,所謂「第三者」不外是他的家人。寮管辦大可提示投訴人,先徵求家人的同意,或與他們一起提出索取資料要求。這樣做不但可免除寮管辦對披露第三者資料的顧慮,更能夠按《守則》指引中最可取的做法向投訴人提供他所需的資料,即提供原有記錄的副本。

975. 綜合以上所述,申訴專員認為投訴成立。

976. 申訴專員建議地政總署,若投訴人取得其家人之同意披露有關資料,便應向投訴人提供有關「寮屋人口記錄表格」副本。

當局的回應

977. 地政總署接納建議。為了讓職員更了解《守則》的內容,地政總署已舉辦有關《守則》的講座,邀請地政總署相關職員及個人資料私隱專員公署職員作為講者。講座其間不但講解《守則》內容,更援引個案作討論,藉此促進同事對《守則》的瞭解及應用,以便加深員工對遵守《守則》及保護個人資料兩方面的認識。

978. 地政總署已要求各寮管辦務須促進所有前綫人員完全了解《守則》的內容和原則,特別是應用於處理有關索取寮屋登記記錄及寮屋人口登記表申請上。

979. 此外,地政總署亦已去信投訴人,解釋早前因根據《守則》條款未能披露第三者(即人口登記表內他的家人)資料的原因,並建議他可聯同家人或取得家人的同意下,申請索取該人口登記表的副本。