背景

189. 投訴人是一間公司 公司甲 的董事,他在二零一三年四月三日向申訴專員投訴公司註冊處 註冊處 ,指公司甲的大股東向註冊處提交「秘書及董事更改通知書 委任 離任 」( 表格 D2A),虛他已辭任董事,而當他向註冊處投訴時,該處回應只按文件入檔。 投訴人認為註冊處敷衍回應,企圖蒙混了事,損害他的利益和聲譽。

190. 投訴人亦指公司甲一直沒有召開股東、董事會議及周年大會,並拒絕向他提供公司甲的組織章程大綱及章程細則及營運狀況的資料。他曾向註冊處投訴,但認為該處沒有跟進。

申訴專員的觀察

191. 申訴專員公署認為,註冊處每年須處理大量文件 超過二百萬份 ,而當中出現投訴或爭議的個案不足 0.01%,加上《公司條例》已清楚指出註冊處無須核實文件的真實性,因此,註冊處於處理公司提交的文件作登記時不會要求有關公司提交證明文件,並非無理。

192. 就本個案而言,註冊處在二零一二年三月收到公司甲提交的 D2A表格時,並未收到投訴人的投訴,因此沒有理由懷疑公司甲提供的資料有不當之處。註冊處因而按其一般程序登記公司甲提交的 D2A表格。申訴專員公署認為註冊處在處理公司甲提交的D2A表格一事上沒有失當之處,有關註冊處緃容公司甲提交虛假資料在公司登記冊存檔的投訴不成立。

193. 就處理投訴人的投訴方面,註冊處在收到投訴人的投訴後,已向公司甲展開調查及作出跟進,但申訴專員公署認為註冊處在處理投訴人的多項投訴點有不同的做法,特別是就公司甲涉嫌違反《公司條例》第 26條 即有關章程大綱及章程細則須給予成員的規定 一事上有嚴重延誤。註冊處在二零一二年五月二十五日回覆投訴人會就其投訴展開調查後,直到二零一三年五月十日才給投訴人實質回覆,期間從沒發出任何中期回覆。申訴專員公署明白,由於公司甲一直到二零一三年四月才就註冊處的提問給予實質回覆,因此註冊處在二零一三年五月才可回覆投訴人,但整個調查歷時接近一年,註冊處應在適當時候給予投訴人中期回覆,告知其調查進度,以免給人註冊處沒有跟進的感覺。申訴專員公署認為投訴人指註冊處沒有對其投訴作出跟進的投訴部分成立。

194. 於上文所述,申訴專員認為對公司註冊處的投訴部分成立,並建議註冊處(a) 考慮在已確定資料有誤的已登記的公司甲 D2A表格上加上適當註釋,以防止公眾受錯誤的資料誤導;及(b) 應就處理投訴設立制度或指引,確保註冊處職員會適當及適時地處理所有投訴。如有關投訴需長時間處理,應於適當時候給予投訴人中期回覆。

當局的回應

195. 註冊處接納申訴專員的建議,並已採取以下措施(a) 註冊處已採取一項行政措施,在公司登記冊上公司甲的文件索引中就已確定資料有誤的已登記的公司甲 D2A表格上加上附註,表示有關文件所申的資料有誤;及(b) 註冊處就處理投訴設有機制和內部指引,處理所有涉嫌違反《公司條例》的投訴。為確保職員會適當及適時地處理投訴個案,註冊處文件註冊組已向職員發出處理投訴個案的指示,清晰指出適當及適時地處理所有投訴的重要性,並要求職員定時檢視處理中的個案,及給予投訴人中期回覆,以免給予投訴人註冊處沒有作出跟進的感覺。