背景

1037. 二零一三年初,投訴人兩次申請租用康樂及文化事務署(康文署)轄下某表演場地(場地甲)均被拒絕,原因是該場地在同年五月至九月的時段已全部訂滿。然而,投訴人從康文署網頁登載的節目表發現,場地甲在該段期間尚有不少可供租用的時段。他致電康文署查詢,得到的回覆是他不應以節目表查核場地可供租用的時段。他認為康文署在分配場地方面欠透明度。

申訴專員的觀察

1038. 申訴專員公署理解,康文署已有既定程序處理租用場地的申請,並訂立了評估機制,處理兩個或以上申請人擬在同一時段租用同一場地的情況。然而,康文署未能提供足夠資料,向公眾說明其評分制度及各項考慮因素的評分比重,做法欠透明度。

1039. 在調查期間,申訴專員公署留意到儘管場地甲的訂租成功率甚低,但該場地顯然在並無特別原因下尚有部分未租出的時段。康文署辯稱,這種情況並非因為申請人不知道場地尚有時段可供租用,而是由於競爭激烈所致。申訴專員公署認為,鑑於競爭力較差的申請人可能願意接受任何未租出的時段,康文署向有意租用場地的人提供可供租用時段的資料,不但可讓新成立或競爭力較差的團體能有機會累積表演經驗,同時亦有助提高場地的使用率。

1040. 此外,申訴專員公署不認為康文署公開可供租用的時段會有實際困難。儘管申訴專員公署明白康文署可能需要考慮各方面因素,例如擬舉辦活動的性質、訂租的時間、接受訂租是否可行、舞台布置、後勤工作及應急安排等,但申訴專員公署相信康文署具有專業知識作出估計,而且亦應已充分估算有哪日期及時段可供租用,才接受每月的普通訂租申請。

1041. 這宗個案顯示,康文署在處理訂租表演場地的申請方面欠透明度,未有預先讓申請人知道場地可供租用的時段。結果,寶貴的公共資源未能善用,而原本可選擇其他尚未租出時段的申請人亦無法訂租場地。

1042. 於以上所述,申訴專員認為投訴成立,並建議康文署: (a) 檢討目前處理訂租表演場地申請的做法,藉以提高處理程序的透明度;及(b) 特別考慮定期更新場地的訂租情況、透過網頁及其他方法向市民提供有關資料。

當局的回應

1043. 康文署於二零一三年初完成審批演藝場地訂租申請機制和守則的全面檢討後,同意公開概要的訂租評審準則及其相關的比重百分率,令處理程序更具透明度。

1044. 康文署於二零一三年三月向申訴專員提交進度告,詳細交代上述跟進措施,並於二零一三年四月公開有關資料。其後,申訴專員於二零一三年六月進一步要求康文署考慮公開更詳盡的評審程序。

1045. 康文署接納建議 a),並於二零一四年進行了另一次檢討,包括進行調查以蒐集 48個本地及海外演藝場地訂租安排的詳細資料、為公開詳盡資料進行影響評估,以及諮詢本地業界專家的意見。經審慎研究後,康文署將會簡要介紹因應各個場地用途/設計而獲得優先考慮的藝術形式活動,以進一步提高評審程序的透明度。康文署已於二零一四年九月初向申訴專員公署提交進度告,申訴專員公署於十月底回覆康文署請署方於新安排實施六個月後就新安排的公眾反應作出滙。

1046. 康文署不接納建議 b),因為定期更新場地的訂租情況和透過網頁及其他方法向市民提供有關資料,在技術上並不可行。首先,因為演藝場地的訂租情況不斷改變,成功的申請人/團體在獲批有關檔期後,可能會因應其節目的需要而選擇放棄部分或全部獲分配的時段,甚至於較後的時間才更改已覆實訂租的時段。

1047. 再者,康文署轄下演藝場地的運作模式及訂租安排與其他康文署康體場地不同,前者牽涉多種訂租申請,場地裝置以至技術要求亦各有不同。為確保節目/活動得以順利進行,場地管理人員在處理訂租申請時須作出專業判斷,審視不同申請人/團體的要求。在分配訂租時段方面亦必須有足夠的彈性,以應付特別迫切及未能預見的情況 例如租用人/團體更改製作節目的時間表;更改舞台設計或其他裝置以處理意料之外的技術問題;以及緊急維修等)。康文署必須保持足夠的彈性,以符合租用人/團體的最佳利益,並保持最高的服務水平。

1048. 有鑑於此,訂租情況和可供租用的時段可能會有更改,以致上載到網站的資料在很短時間內變得過時和不準確。此外,由於訂租情況複雜,把每個表演場地的訂租情況上載到網站或其他平台,只會令公眾感到混亂,產生誤解。不過,康文署會繼續研究採取何種方法,向市民提供更多有關表演場地訂租情況的資料。康文署已於二零一四年九月初向申訴專員公署提交進度告,申訴專員公署於十月底回覆請康文署繼續考慮讓公眾得知可供訂租的時段,並於六個月後向申訴專員公署提交進度告 。