背景

885. 香港房屋協會(房協)委託民政事務總署(民政總署)於二零一二年十二月二十一日至二零一三年一月十八日期間,在全港各區民政事務處(民政處)派發某資助房屋計劃的申請表。

886. 二零一二年十二月二十四日,投訴人前往荃灣民政處索取申請表。該處職員向他表示申請表已派罄,並建議他到其他地點索取,或從房協的網頁下載。投訴人不滿民政總署及房協派發申請表的安排。

申訴專員的觀察

887. 各區民政處負責為政府部門及其他機構向市民派發各類資料及申請表。就是次派發申請表的安排,各區民政處須遵從房協的指示行事。投訴人到荃灣民政處索取申請表前,房協已表示不會補充申請表。該處職員遂依照「派罄安排」( 申請表若派罄,民政處可建議市民到房協轄下其他地點索取,或從房協的網頁下載 ,建議投訴人以其他方法索取申請表。

888. 申訴專員公署認為,民政總署已於十二月二十一日適時地要求房協補充申請表,無奈房協至十二月二十七日才作補充。因此,荃灣民政處的申請表於二十四日派罄,令投訴人向隅,實非該處行事不當所致。

889. 有鑑於此,申訴專員認為對民政總署的投訴不成立。

890. 房協乃根據過往經驗訂定印備申請表的數量,並在全港近300個地點(包括荃灣民政處)派發。由於預計申請表可能供不應求,房協制定了「派罄安排」,並於二零一二年十一月底告知民政總署該項安排。房協亦在其網頁登載了申請表,供市民下載。

891. 十二月二十四日,房協在得悉荃灣民政處的申請表派罄後,即時安排加印,並於同月二十七日將加印的申請表送抵各區民政處。房協認為,投訴人其實大可前往附近另一派發點索取。 況且,當時距離開始接受申請日期(十二月二十八日)尚有數天,即使申請表一度派罄,市民仍有其他辦法可及時取得申請表。

892. 申訴專員公署認為,房協按經驗決定申請表的印刷數量,避免浪費資源,本屬無可厚非。然而,民政總署在派表首天(即十二月二十一日)已知會房協市民對申請表需求甚殷,並要求補充,但房協卻沒有即時安排加印,且拒絕補充,直至三天後才決定加印。由此可見,房協在事件中應變遲緩。

893. 申請至二零一三年一月十八日才截止,而荃灣民政處在二零一二年十二月二十四日已派罄申請表。房協指投訴人可往其他派發點索取,但其他派發點是否仍有申請表可供索取,實難逆料。房協的「派罄安排」未免漠視了向隅市民的感受。

894. 於以上所述,申訴專員認為對房協的投訴成立,並促請房協從本案汲取經驗,密切監察市民對其印刷品的需求,適時安排加印,並加強與派發機構的合作,以免類似本案的情況再發生。

當局的回應

895. 房協接納建議,並會於下一次以類似形式發售資助房屋項目時,於項目附近的派發地點加相關印刷品的數量;並於有需要時適時安排加印。