背景

568. 二零一二年八月二十三日,投訴人向申訴專員公署投訴民政事務總署(民政總署)某區民政事務處(民政處)。

569. 據投訴人所稱,二零一二年八月十六日,投訴人向民政處申請租用某社區中心作宗教活動(涉事申請)。同月二十二日,民政處職員甲曾致電給投訴人,表示涉事申請「有些問題」,職員甲續稱:「 ...在申請表中,服務對象寫的是會眾,只是包括你們教會的會友,有違公眾利益原則」(論點一);「你們是基督教組織,活動是宗教性,不符合公眾利益,所以不租用,宗教活動一般唔批」(論點二)。投訴人指摘民政處無理拒絕涉事申請。

申訴專員的觀察

570. 按照民政總署及民政處的租用社區會堂/中心指引及投訴人的租場先例,申訴專員公署認為,該涉事申請根本上符合民政處所訂的條件。

571. 雖然民政總署解釋職員甲聯絡投訴人並非只為向他告知初步審批結果,而是希望就初步審批結果作出解釋,以及確定申請人會否提供更多活動資料,以便民政處進一步審批申請,但根據職員甲與投訴人通電後即日作出的檔案記錄,職員甲實在並無要求投訴人提供任何資料,而只是告訴他,申請因不符租用準則而被拒絕。民政總署的解釋與職員甲當日的檔案記錄明顯有出入。

572. 即使職員甲在上述電話談話中曾要求投訴人提供進一步資料,以便民政處再考慮申辦的活動是否符合租用條件,申訴專員公署認為,職員甲若空泛地要求投訴人提供進一步資料,亦屬強人所難。職員甲理應明確地向投訴人提出疑問,請其逐一澄清,以確定申辦活動的性質及內容。事件反映,職員甲處理涉事申請有欠妥善。若她在處理申請的過程中曾請示上司,後者亦須負責。

573. 此外,投訴人已即時向職員甲提出質疑,故他並非對申請結果沒有異議。申訴專員公署認為,職員甲理應就個案再請示其上司(或更高層),而非即時終止處理涉事申請。

574. 至於職員甲有否向投訴人提出論點一及論點二,在缺乏獨立佐證的情況下,申訴專員公署無從判斷實情。

575. 無論如何,民政處貿然終止處理涉事申請,有關職員處事草率,實屬不當,申訴專員認為,這宗投訴成立。

576. 申訴專員建議民政總署,除了落實改善措施外(即加強對前線員工的培訓,讓職員更深入了解社區會堂/中心設施的租用政策及其背後的理念,以及採取措施避免再次發生類似的誤會);亦須提示職員若對租場申請個案有疑問,應請示上司或更高層,並參考先例。

當局的回應

577. 民政處已為負責處理社區會堂/社區中心租用申請的職員安排了一場簡介會,解釋社區會堂/社區中心的租用政策及租用指南的內容,同時並講解服務民及處理投訴的技巧。