背景

443. 投訴人是大學研究生,經常到政府檔案處(檔案處)轄下的歷史檔案館閱覽室搜尋研究資料。她聲稱不時發現閱覽室內有讀者自行拍攝檔案資料,無須繳費。然而,檔案處的職員、該處的網頁及閱覽室的告示,均沒有告知讀者可以免費自行拍攝檔案資料。二零一二年七月初,她向檔案處職員反映上述情況,並建議張貼告示讓讀者知悉有這項免費服務,但直至七月仍未見檔案處採取任何行動。

444. 投訴人其後要求自行拍攝八個政府檔案內共二千多頁文件資料,但閱覽室職員表示版權不清的文件只可影印(每頁收費三元七角),不能拍攝,卻未能說明箇中理據。

445. 投訴人後多次與檔案處另外兩名職員(甲女士及乙先生)討論有關影印 拍攝檔案資料、影印收費、版權及版稅等問題,但兩人的說法並不一致。最後,乙先生表示影印費是用以支付版稅,收費水平由庫務署決定,而檔案可否拍攝亦與版權無關。他又指讀者不可以拍攝非政府資料,如欲取得複本,只可影印。投訴人認為根據《版權條例》,讀者為學術研究而拍攝檔案資料理應不算侵犯版權,但乙先生表示不熟悉該條例。

446. 投訴人不滿檔案處行政紊亂,職員對與工作相關的法例認識不足,而該處對讀者要求拍攝檔案資料的處理方法,亦影響學術研究者複製資料的權利。

申訴專員的觀察

447. 檔案處於二零零九年發出內部指引時,沒有一併修訂「歷史檔案館閱覽室使用須知」 「須知」 的內容,讀者根本無從得知可以自攜攝影器材拍攝檔案資料。況且,「須知」其實是閱覽室使用守則,即使以修訂,亦未必能讓讀者注意到可自行拍攝檔案資料。

448. 一如投訴人指稱,檔案處的職員、該處的網頁及閱覽室的告示,均沒有通知讀者可以免費自行拍攝檔案資料,他們可能因而需耗費金錢影印資料。該處的工作坊雖有介紹自行拍攝服務,但只有參加者才會知悉,對普羅市民而言並不公平。

449. 乙先生在解釋自行拍攝資料的要求時,立場符合檔案處當時的內部指引。事實上,該處沒有意識到影印與拍攝檔案資料同樣會帶來版權問題,便貿然就拍攝服務定下限制,直至投訴人提出疑問時才諮詢知識產權署。管理層對問題未有深入理解,前線職員當然無法向投訴人清楚解釋。

450. 檔案處沒有透過適當渠道向閱覽室讀者清楚說明取得檔案資料複本的所有合法途徑,讀者未必注意到可以使用自攜器材拍攝資料;該處又在投訴人提出查詢後才就版權問題徵詢知識產權署的意見,實有失誤。

451. 綜觀以上所述,申訴專員認為這宗投訴成立。

452. 申訴專員建議檔案處臚列複製檔案資料的所有途徑,制訂一份獨立指引,以便讀者知悉有關服務,亦可協助前線職員向讀者清楚解釋,避免再引致同類投訴。

當局的回應

453. 檔案處接納申訴專員的建議。檔案處已於二零一三年四月編製了一份《參考及公共服務指引》,詳細介紹該處各項參考及公共服務,包括複製館藏資料的服務,以方便公眾人士有效地獲取所需資料。該指引的中英文版本已擺放於檔案處的服務台和閱覽室供使用者閱覽。公眾人士亦可於檔案處的網頁取閱該指引。