背景

848. 二零一二年七月二十三日,投投訴人向申訴專員公署投訴民政事務總署 民政總署 某民政事務處 民政處 。投訴人稱是某公共屋邨大廈 甲大廈 某樓層 乙層 某單位住戶的代表。投訴人稱在二零零九年六月二十四日,民政處協助乙層的住戶進行分層代表選舉(涉事選舉),以便為甲大厦成立互助委員會。選舉當晚,只有四位住戶代表(包括投訴人)出「涉事選舉」,其間,民政處職員建議由某住戶代表(甲女)出任分層代表。投訴人及另一住戶代表質疑其建議不當影響「涉事選舉」,逐偕同其餘那位住戶代表(合共三人)離,結果並無分層代表選出。翌日,他致電民政處投訴,惟一直未獲回覆。

849. 二零一二年六月一日,民政處在甲大厦張貼由該處職員乙先生所簽署的通告(「選舉通告」),內容是 該處擬為該大厦若干樓層安排分層代表選舉。投訴人留意到當中並不包括乙層,遂撥「選舉通告」所示的電話號碼致電乙先生,以了解為何擬進行的分層代表選舉不包括乙層(「涉事問題」)。但是,投訴人發覺該號碼並非民政處的電話號碼,因此未能找到乙先生。

850. 六月七日,投訴人致電民政處查詢「涉事問題」。該處職員覆稱乙先生稍後會回覆他,但並無提供乙先生的電話號碼。及至七月六日,投訴人尚未接獲乙先生的回電,逐致電民政處索取乙先生的電話號碼。同日,投訴人致電乙先生,再次提出「涉事問題」,乙先生覆稱會查閱記錄後回電作覆。

851. 及至七月十八日,投訴人仍未收到乙先生的回電,遂再致電乙先生。乙先生覆稱,根據「涉事選舉」的記錄,乙層已二零零九年六月二十四日成功選出分層代表。投訴人向乙先生講述當晚「涉事選舉」的經過並指出出「涉事選舉」的住戶代表並無簽署確認選舉結果,投訴人質疑選舉結果,同時要求乙先生跟進(「涉事要求」)。然而,乙先生指其就「涉事選舉」經過的陳述只屬片面之詞,故拒絕跟進「涉事要求」。

852. 投訴人投訴民政處以下事項.. (a) 「選舉通告」提供了錯誤的查詢電話號碼。 (b) 職員於二零一二年六月七日接聽他的來電時,不向他提供乙先生的電話號碼。 (c) 就「涉事問題」,乙先生遲遲不回覆他。 (d) 乙先生無理拒絕跟進「涉事要求」。

申訴專員的觀察

投訴點 a)

853. 民政處及甲大廈管理公司均指稱有派員張貼「選舉通告」,申訴專員公署不排除兩者在六月一日分別有派員張貼「選舉通告」的「版本二」及「版本三」。民政處表示,其職員張貼「版本二」的位置不包括乙層;房屋署則指稱,管理公司在甲大厦的地下大堂及有關樓層之升降機大堂張貼「版本三」。申訴專員公署推斷,投訴人從乙層取得的「版本一」,可能是管理公司在乙層所張貼的「版本三」。

854. 民政處的傳真英文信並無清楚表示房屋署或管理公司不要代該處張貼「選舉通告」。申訴專員公署不排除管理公司可能因難以從該函完全明白民政處的用意,而委派保安員在甲大厦張貼「版本三」。鑑此,申訴專員公署不認為有關『「版本一」提供了錯誤查詢電話』之爭拗是管理公司處事不當所致。

855. 雖然投訴人所取得的「選舉通告」「版本一」根據推斷也許並非民政處職員所張貼,但歸根究柢,確是該處把「選舉通告」錯誤的版本(即「版本三」)傳真給管理公司,否則有關錯查詢電話號碼的爭拗完全不可能會出現。

856. 鑑此,申訴專員認為,民政處須就事件負上一定責任;投訴點 a)部分成立。 投訴點 b)

857. 由於缺乏獨立佐證(如錄音),申訴專員公署無法確定投訴人有否於二零一二年六月七日致電民政處,以及民政處職員有否拒絕向他提供乙先生的電話號碼。

858. 故此,申訴專員就投訴點 b)未有定論。 投訴點 c)

859. 鑑於乙先生的辯解,申訴專員公署再向投訴人求證。投訴人表示未能確定在二零一二年六月七日與乙先生電話對話時有否留下聯絡電話號碼。

860. 既然如此,申訴專員認為投訴點 c)不成立。 投訴點 d)

861. 就乙先生有否指投訴人有關「涉事選舉」經過的陳述只屬片面之詞,因而拒絕跟進其「涉事要求」,投訴人與民政處各執一詞,由於缺乏獨立佐證,申訴專員無從確定實情。故此,申訴專員就投訴點 d)未有定論。

862. 綜合調查所得,申訴專員認為這宗投訴部分成立。

863. 此外,就「涉事選舉」而言,申訴專員公署曾透過問卷向兩名住戶代表查詢。該兩位住戶在回答問卷時指稱,她們在「涉事選舉」當晚並沒有推選任何人作乙層的分層代表。這與民政處丁先生的調查結果迥異。民政處於二零一三年七月的調查結果,亦不能確證丁先生的調查結果。

864. 申訴專員公署留意到「涉事選舉」有以下問題(a) 從民政處的檔案可見,出「涉事選舉」的住戶代表並無在「住戶代表出紀(記)錄及選舉結果」中簽署確認「涉事選舉」的結果。故此,該文件只能證明哪住戶代表曾經出「涉事選舉」,而不足以證明分層代表是經出的住戶代表投票選出;及(b) 「涉事選舉」完成後,民政處亦一直沒有把選舉結果在甲大厦張貼公布周知,以達公平、公開、公正。

865. 申訴專員建議民政總署全面檢討現行處理分層代表選舉的程序,以免類似在本案中的選舉結果爭拗再現。

當局的回應

866. 民政總署接納申訴專員的建議,並採取以下跟進行動: (a) 已製備分層會議及選舉結果記錄表格樣本,供各區民政處使用,以清楚記錄分層會議的選舉結果。表格包括出者姓名、候選人姓名,出的住戶代表簽署見證,以及由當選的住戶代表簽署確認等欄目;及(b) 民政總署已要求各區民政處,即使尚有其他分層代表選舉未完成,亦須適時張貼通告,把已完成的分層代表選舉結果通知大廈住戶。