背景

692. 投訴人擁有甲地段的業權,並於早年在甲地段搭建了幾所寮屋,並獲發寮屋編號,其中一所為寮屋 A。二零零七年,投訴人與其兒子向地政總署轄下分區地政處(地政處)申請重建寮屋,始發現寮屋 A並非巫落於甲地段,而是位於毗鄰的私人土地(乙地段)上。

693. 二零一二年六月至九月期間,兩位投訴人向申訴專員公署投訴,地政總署無理拒絕向他們提供以下七項資料: (a) 一份載列有關地段上各個構築物的寮屋號碼之平面圖; (b) 他們的寮屋之一九七六年登記記錄; (c) 他們的寮屋之一九八二年登記記錄; (d) 他們的寮屋之一九八四 一九八五年人口登記表; (e) 一封由地政總署於一九九四年致投訴人,有關農用批准書的信函; (f) 一份由環境保護署(環保署)於一九九一年繪製,關於「甲地段」和「乙地段」的平面圖;以及(g) 一份由環保署於一九九二年給投訴人,有關實施「禽畜廢物管制計劃」而發放特惠津 貼的文件。

694. 事緣兩位投訴人在二零一二年四月致函要求該署提供上列的七項資料。

695. 五月二十五日,地政總署轄下分區寮屋管制辦事處(寮管辦)函覆兩位投訴人; a)至 d)項資料只供內部參閱,不會給公眾人士;該辦曾就 f)至 g)項資料諮詢環保署,後者覆稱資料不能供第三者使用。至於索取 e)項資料的要求,寮管辦在覆函中沒有回應。五月二十八日,投訴人致電寮管辦表達不滿。該辦遂徵詢地政總署公開資料守則主任的意見,獲告知須根據《公開資料守則》(《守則》)向兩位投訴人提供所需的資料。六月十八日,地政總署函覆投訴人。就 a)項,該署夾附一幅已抹去其他寮屋資料的平面圖副本,就 b)至 c)項,該署在覆函內文提供有關寮屋 A登記記錄之資料。該署並承諾會向兩位投訴人提供 d)至 e)項資料,但他們須先繳交影印費。至於 f)及 g)項,地政總署表示已轉介環保署跟進。

696. 在兩位投訴人繳交影印費後,地政總署於七月將 d)至 e)項的副本提供給他們。該署提供 d)項人口登記表格時,遮蓋了兩位投訴人的三名家庭成員的資料,包括他們的中英文姓名、性別、出生日期、與戶主(即投訴人)的關係和身份證號碼。九月二十四日及二十五日,投訴人兩次致電申訴專員公署,表示不滿地政總署塗改了涉事寮屋平面圖( a)項資料),並強調他們有權取得有關寮屋人口登記表( d)項資料)內的所有資料,因為 d)項資料本來就是投訴人當年向政府提供的。

申訴專員的觀察

(a)項寮屋平面圖

697. 根據《守則》之《詮譯和應用指引》引言第 v)段,就所有索取資料的要求,不論是否有引述《守則》,政府部門都應根據《守則》的規定決定應否公開資料。故此,寮管辦初期沒有按《守則》的規定來處理兩位投訴人的要求,實屬失當。再者,該辦的回覆亦欠缺解釋:有關回覆既沒有具體說明拒絕兩位投訴人的要求之理由,亦沒有向他們說明上訴的途徑及方法。

698. 不過,地政總署於兩位投訴人在二零一二年六月向申訴專員公署投訴,實已開始覆檢他們的要求,並徵詢該署公開資料守則主任的意見,及後亦迅速地於同月向兩位投訴人提供資料。申訴專員公署認為,雖然寮管辦初期給他們的回覆欠妥,但地政總署已及時覆檢個案,並採取措施糾正錯誤。該署上述的做法,實無可厚非。

699. 就地政總署覆檢後的決定,申訴專員公署亦以認同。根據《守則》第 2.9(c)段,如披露資料會令政府部門妥善而有效率的運作受到傷害或損害,該部門可拒絕披露資料。地政總署從平面圖抹去其他寮屋資料的理由,符合《守則》第 2.9(c)段所列舉的拒絕披露理由。

700. 然而,申訴專員公署留意到,該署在二零一二年六月十八日向兩位投訴人告知覆檢結果時,並沒有按《守則》的指示,向他們交代拒絕披露資料的理由。就此,地政總署表示,兩位投訴人是就申請重建寮屋而向該署索取寮屋之平面圖,該署已於六月十八日向他們提供載列有關寮屋資料之平面圖,故此,該署並無拒絕提供資料,亦無須向他們交代拒絕的理由。

701. 申訴專員不同意地政總署於上段的說法。兩位投訴人於二零一二年四月向該署所要求的,是一份載列有關地段上各個構築物的寮屋號碼之平面圖,並不限於他們本身的寮屋號碼,故此,該署理應按《守則》向他們交代拒絕提供其他寮屋的資料之理由。 綜合上文的分析,申訴專員認為,就 a)項資料的投訴部分成立。 (d)項寮屋人口登記表

702. 寮管辦初期並無按《守則》的規定處理兩位投訴人就 d)項的要求。不過,地政總署於兩位投訴人向申訴專員公署投訴前,已開始覆檢他們的要求,及後並適時作出補救,向兩位投訴人提供資料。

703. 至於地政總署的覆檢決定,申訴專員公署認為該決定表面上符合《守則》的規定。根據《守則》第 2.15段,除了向資料所述的當事人或其他合適人士外,部門可拒絕披露與任何人有關的資料。故此,地政總署的覆檢決定以及其所持的理由表面上符合《守則》第 2.15段所列舉的拒絕披露理由。然而,地政總署若能在作出覆檢決定前,嘗試聯絡投訴人的三名家庭成員以確定他們是否同意披露有關資料,則會更為妥當。

704. 儘管地政總署的覆檢決定表面上符合《守則》的規定,但申訴專員公署認為,該決定實有違常理。投訴人是當年向政府提供涉事人口登記表上所有資料的人,但現在地政總署卻拒絕向投訴人提供有關資料的完整複本,情況就如某人在一申請表格填上家人資料,並將表格交給有關的部門後,欲索取影印副本備存,但該部門卻堅持他須先取得家人同意或授權,才可索取一份影印本;如此情況,明顯不合情理。申訴專員公署了解《守則》並無就如何處理資料提供者本人取回資料的情況訂立明確指引。因此,地政總署應就這宗個尋求更高層次的法律意見,並諮詢政制及內地事務局,以便日後可適切處理類似的索取資料要求。

705. 此外,在二零一二年六月向兩位投訴人告知覆檢結果時,地政總署並沒有按《守則》的指示,向他們交代拒絕的理由。基於上段所述,申訴專員認為,就 d)項資料的投訴部分成立。

706. 至於 b)、 c)、 e)、 f)及 g)項資料的投訴,申訴專員認為投訴不成立。

707. 總言之,這宗投訴部分成立。申訴專員促請地政總署: (a) 加強培訓,提醒職員注意《守則》的規定,務須按《守則》處理民索取資料的要求;及(b) 就如何處理資料提供者本人取回資料的情況尋求更高層次的法律意見,並諮詢政制及內地事務局,以便日後可適切處理類似的索取資料要求。

當局的回應

708. 地政總署接納申訴專員的建議並已採取以下行動: (a) 地政總署的寮屋管制小組 /總部已特別就此個案在二零一三年三月與寮管辦分處經理進行會議,促進對《守則》的了解,並要求他們在分區辦事處與所有前線人員分享,務使相關人員充份了解《守則》的內容,及按《守則》的規定處理提供寮屋管制辦事處所存有的寮屋登記資料及人口登記資料的要求。此外,地政總署會向所有新員工傳閱有關《守則》的指引,提醒他們須注意相關的規定。 分區地政處在新員工的入職培訓上已加入介紹《守則》的成分。為加强現職人員對《守則》的掌握,繼地政總署訓練組於二零一零年舉辦關於《守則》的專題講巫後,於二零一三年八月及九月已再舉辦有關的專題講巫,以加深員工對遵守《守則》與及保護個人資料兩方面的認識,個人資料私隱專員公署人員亦參與講巫,解答相關的問題;及(b) 地政總署已諮詢政制及內地事務局及律政司。根據有關意見,地政總署會向投訴人發放有關寮屋人口登記表內的所有資料(即 d)項資料)。