背景

643. 投訴人是外籍人士,曾於一九九零年代在港工作。其僱主委聘了一名稅務代表處理其稅務事項。投訴人於一九九八年離開港。

644. 二零一一年五月,投訴人來港數天後正擬離港,但在機場被入境事務處(入境處)人員根據法庭就他欠稅而發出的「阻止離境指示」,拒絕讓他離境。投訴人繳交部分稅款(包括一筆45,544元的欠稅及 ,059元附加費,下文統稱「投訴所涉款項」)後,獲准離境。

645. 投訴人其後發現,稅務局曾於一九九九年三月就 997/98課稅年向他發出一張 5,544元的退稅支票。然而,稅務代表已於同年四月把支票退回稅務局,並要求以該筆款項抵銷投訴人的欠稅。投訴人遂要求稅務局退還投訴所涉款項,但遭拒絕。

646. 稅務局辯稱,曾於一九九九年三月及四月中先後接到來信及來電,表示投訴人沒有收到退稅支票,並要求該局補發支票。 此外,稅務局的電腦資料庫顯示投訴人的地址已於當時更新(新地址),該局後於一九九九年五月十七日向投訴人發出一張45,544元的支票(補發支票),並將之寄到新地址。該支票於五月二十四日被兌現。由此可見,稅務局並無就稅務代表的要求,作出抵銷欠稅的安排,換言之,投訴人仍欠交 5,544元稅款。

647. 投訴人不同意稅務局的說法,要求該局出示證據,證明他曾要求、收到及兌現補發支票,以及該局曾發出該支票的記錄。 然而,稅務局未能出示任何有關證據。投訴人不滿稅務局無理強迫他繳交投訴所涉款項。

申訴專員的觀察

648. 申訴專員公署發現稅務局在保存記錄工作方面欠妥善,亦不完全同意該局對這宗個案所持的見解。

649. 追稅行動無可避免會涉及執法行動,而涉事納稅人的權利可能會因而受到限制,一如這宗個案中的投訴人。就追稅個案而言,稅務局必須在保存記錄方面採取審慎。就這宗個案而言,追討欠稅組於一九九九年六月接手處理投訴人的個案,展開追稅行動。他們十分明涉事的 5,544元尚未清繳的原因,而且關鍵在於補發支票,卻沒有將相關文件的副本保存在退稅組的檔案內,作為投訴人欠稅的證據。

650. 此外,申訴專員公署亦認為,退稅記錄不一定與追稅行動無關,稅務局實有責任確保所有與追稅行動有關的記錄均妥善保存,作為佐證,直至追稅行動結束為止。

651. 由於稅務局已於二零零七年或以前銷毀有關投訴人曾要求補發支票及更新地址的文件記錄,該局只能夠提供退稅組向追討欠稅組發出的內部便箋,作為投訴人曾要求該局補發支票的證明。不過,這只是間接證據。申訴專員無法確定稅務局職員當初有否按照適當步驟,核實提出要求者的身份。

652. 同樣地,稅務局的電腦記錄(例如退稅支票及補發支票的支票號碼及發出日期)、支票收款人姓名來源代碼和地址來源代碼,以及稅務局一向會在退稅支票蓋上「不能轉讓,存入收款人帳戶」字樣的慣例等,都只能表示該兩張支票是以投訴人為收款人,並已寄到指定的地址,而補發支票亦已存入投訴人的銀行戶口。稅務局強調郵寄給投訴人的補發支票並沒有因無法投遞而被退回,而該局亦已向銀行核實新地址乃投訴人的最後所知郵遞地址。申訴專員認為,這些只是旁證,未能直接證明補發支票已寄到恰當地址。事實上,申訴專員無從確定稅務局在接到更改地址的要求時,有否依照嚴格的程序妥善地處理才接納,然後寄出補發支票。

653. 由於稅務局在保存追稅個案的記錄方面不夠審慎,以致投訴人所涉稅項的記錄殘缺不全,該局無法提供確鑿證據,毫無疑點地證明稅款尚未繳付。不過,申訴專員相信,該局就投訴人欠稅而向法庭申請「阻止離境指示」前,已查閱所有相關記錄。

654. 申訴專員公署在調查過程中亦發現稅務局有行政失當之處。例如,該局職員沒有察覺投訴人的指示(要求補發支票)及稅務代表的要求(以退稅支票抵銷尚欠稅款)互相矛盾,以致日後發生種種混亂,最終引致這宗投訴。投訴人的地址更新後,稅務局內即使屬同一組別的職員亦未有留意,把一些關於稅務事項的信件寄到另一地址。「阻止離境指示」亦因追討欠稅組仍使用投訴人的舊地址而未能送達投訴人。

655. 稅務局的追稅行動亦欠積極。二零零三年十二月,入境處曾通知該局投訴人抵達港,但該局沒有嘗試把警告信送交投訴人。同樣地,追討欠稅組沒有透過投訴人的海外地址直接與他聯絡;當投訴人以電郵確認收到稅務局於二零零四年發出的警告信後,追討欠稅組亦沒有好好利用電郵聯絡投訴人,追討欠稅。

656. 雖然稅務局在處理這宗個案時有上述不足之處,但申訴專員公署認為,該局有合理理由向投訴人採取追稅行動。稅務局所保留的銀行結單,在在證明補發支票已於一九九九年五月二十四日兌現,故該局必定曾經發出該張支票。稅務局提出的其他證據,雖非直接證據,卻能有力地協助證明補發支票是以投訴人為收款人,所示金額亦已存入其銀行戶口。此外,補發支票已寄到投訴人的最後已知地址,而該地址不能被證明為不正確,況且,該局亦沒有關於該支票投遞錯誤而被退回的記錄。

657. 申訴專員公署亦認為,稅務局於一九九九年七月至二零零五年六月期間曾多次採取行動追討欠稅,但不成功,因此有理據申請「阻止離境指示」。該局兩封關於欠稅及附加費的信件亦曾寄到投訴人的其中一個海外地址,該地址後來證實正確。 故此,稅務局實有理由假設投訴人完全知悉本身欠稅,但已離開港到外地居住。

658. 綜觀以上所述,申訴專員認為這宗投訴部分成立。

659. 申訴專員建議稅務局: (a) 認真檢討其保存記錄的工作,確保所有追稅個案的記錄及相關證據妥善保存在追稅檔案內; (b) 檢討其內部溝通及協調機制,確保信息(尤其是關於納稅人 稅務代表更改地址)得以妥善有效地在不同組別之間傳送。假如收到的資料有矛盾,必須加以澄清;及(c) 加強對員工的監督,確保採取積極行動追討欠稅,並在與納稅人溝通、保存記錄及退稅等方面盡量減少疏忽。

當局的回應

660. 税務局接納申訴專員的建議,並已採取下列措施: (a) 稅務局已完成檢討並加强保存記錄和追討欠稅程序的內部指引。稅務局已提醒職員所有相關的文件必須妥善保存在追稅檔案內及當有資料顯示欠稅人已返回港及/或有新的通訊地址時,職員應採取積極的行動追討欠稅; (b) 稅務局已檢討工作流程及加强內部溝通及協調機制,以確保信息得以妥善及有效地傳送。稅務局亦已提醒職員須迅速辦理更新納稅人的通訊地址,並修改相關的內部標準便箋,以改善部門內各分科信息交流;及(c) 稅務局已加強對員工的監督及培訓,確保採取積極行動追討欠稅及減少運作上出現溝通不足的情況。