背景

671. 二零一一年十二月二日,投訴人代表其母親向申訴專員公署投訴地政總署轄下的分區地政處(地政處)。

672. 二零一一年六月,投訴人母親獲地政處批准,以短期租約形式租用位於某地區內的一幅土地(涉事土地)。據投訴人所稱,他即要求地政處糾正租約中的土地面積超過實際土地面積之問題,而該處職員(職員甲)亦應承在兩週內派員實地跟進。然而,該處最終拖延至同年十一月方着手處理。

申訴專員的觀察

673. 雖然地政總署認為已有內部指引規定職員如何處理短期租約申請人就租約建議書所提出的問題,但申訴專員公署留意到,該指引並無明確指示職員應在申請人接納租約建議之前或之後接見他們,以解決其所提出的疑問;故此,職員難免對指引的理解有差異,而只能依據個人的判斷行事。

674. 就本案而言,土地 A初期被地政總署計算入投訴人母親承租土地面積,如非在現場指出,實難以明瞭,租約建議書所附的地圖亦沒有任何顯示或解釋。投訴人多番質疑的土地面積,涉及租約中的重要資料,惟是職員甲仍以「先辦妥手續,後跟進問題」的手法處理,做法粗疏。投訴人根本無從得知地政總署如何得出租約中的土地面積,該署初期沒有派員到現場與他當面澄清,反而要求他提出證明,實在於理不合。 涉事土地(總面積約54平方米)大部分範圍建有一大型混凝土地台,其上建有大型金屬涼棚。該涼棚其中一邊蓋過地台界線。地台以外但被涼棚蓋過的一小部分土地(土地A)(總面積約3平方米),被地政處計算入投訴人母親承租土地面積之內。

675. 職員甲有否於二零一一年六月承諾於兩週內派員實地視察,並非關鍵。客觀事實是:職員甲的確延至同年十一月方具體處理投訴人所提出的問題。基於以上所述,申訴專員認為投訴成立。

676. 申訴專員建議地政總署考慮檢討現行指引,制定清晰和合理的工序,讓職員依循;並在指引中列舉須特別留意或處理的具體例子,以便職員參考。

當局的回應

677. 地政總署接納申訴專員的建議。地政總署已於二零一二年七月十六日發出便箋指示職員在發出短期租約邀約書後,職員須邀請準租戶會面,以向準租戶解釋他們對邀約書的疑問。相關的部門指引亦於同年十一月完成修訂。