背景

746. 投訴人投訴康樂及文化事務署(康文署)為遊樂場甲的草地木球場管理工作招標時處事不公。

747. 康文署通過招標,把遊樂場甲的草地木球場管理工作外判。 投訴人曾投標承辦有關合約,並曾兩次中標。在該兩段合約期內,投訴人須符合專責木球活動的體育總會(組織甲)所訂明的規格,而該總會當時是草地木球場的唯一最終使用者。不過,在二零一一年年招標時,投訴人沒有中標,反而是組織甲獲批合約。

748. 投訴人發現,組織甲在其合約期內未能符合合約要求,特別是在以下方面:在施工前提供工程時間表、準備草地球道、為準備中的草地球道/球場進行土質測試、滾壓草地球道、量草地球道/球場的最後濕或體密,以及賽後的草地復原工作。 康文署一名職員甚至曾公開表示,組織甲只完成了合約所訂明的兩成要求。

749. 投訴人感到受屈,認為倘若事先知悉康文署容許球場保養工作的水平降低,便可用較低價格投標以加強競爭力。

750. 投訴人更指組織甲曾由於其負責保養的草地木球場不適宜進行木球活動,多次沒有使用已預訂的遊樂場甲時段。投訴人又留意到,組織甲曾於合約期滿後免費協助康文署保養有關球場,為期五星期。此舉看來並不尋常。

751. 具體而言,投訴人指稱: (a) 由於組織甲是草地木球場的唯一最終使用者,康文署把管理合約批給組織甲,當中涉及利益衝突;及(b) 康文署沒有監察組織甲的表現。

申訴專員的觀察

752. 申訴專員公署審查了與本個案有關的三次招標工作的文件和記錄,包括服務規格和獲邀投標的準服務承辦商名單。三次招標工作的服務規格和邀請投標名單都相同。申訴專員公署注意到,組織甲在服務合約第一次和第二次招標時均沒有投標。

753. 申訴專員公署審查了康文署就監察組織甲的表現的工作記錄,並信納康文署確曾全面履行有關的監察程序,並就全部三份服務合約採取相同的監察措施。雖然組織甲是木球場的主要使用者,但不是唯一的使用者。沒有證據顯示該組織曾參與有關監察該三份服務合約的工作。根據檔案記錄,康文署曾因組織甲在合約期內沒有履行合約規定而採取行動,而組織甲亦因應康文署所採取的行動作出改善。

754. 關於利益衝突和康文署沒有監察組織甲的表現的指稱,申訴專員公署認為康文署在擬訂標書的服務規格時,確曾向組織甲尋求技術意見,但沒有證據顯示組織甲作為使用者的身分,對招標和監察服務的程序造成影響。此外,亦沒有證據顯示組織甲曾參與康文署有關採納標書和監察服務的程序。再者,組織甲並非草地木球場唯一的使用者。申訴專員公署認為,康文署員工已按照現有的合約管理手冊監察組織甲的表現。關於有員工公開評論組織甲的表現的指稱,有關員工否認曾作出上述言論。由於沒有獨立證人和相關佐證,故無法確定該項指稱屬實。至於組織甲沒有使用已預訂時段一事,康文署已採取適當行動。整體而言,申訴專員認為沒有具體證據支持投訴人對康文署的指稱。

755. 然而,調查顯示康文署在處理招標事宜上存在漏洞(見下文)。 沒有確認組織甲符合投標的條件

756. 申訴專員公署審查了投標者在參與有關的三次投標時所提供的文件。在首次招標時,康文署以欠缺必要的服務經驗為理由,取消了索價最低的投標者的資格。然而,雖然組織甲聲稱具備兩年保養草地木球場球道的必要經驗,但康文署沒有核實其提供的證明文件。

757. 組織甲在遞交康文署的標書中,列出其過往保養木球場的經驗,有關球場包括遊樂場甲和另外兩個遊樂場(遊樂場乙和丙)。 組織甲還夾附一封推薦信,以證實一名受其聘用的專業草地管理員的經驗,不過,該名專業草地管理員在二零零九年後才加入組織甲。組織甲在二零一一年十月投標時,是否已具備整整兩年的草地保養經驗,並非完全明確。就此,康文署的解釋是,其員工相信遊樂場乙自二零零九年九月由組織甲管理和營運,所以組織甲在二零一一年十月投標時應具備所需經驗。然而,沒有文件可證明組織甲為遊樂場乙提供保養服務的開始日期。

758. 申訴專員公署認為,康文署在第三次招標時有處理不當之處。組織甲如未能提供文件證明其聲稱在草地保養行業的工作經驗,本應喪失投標資格,遑論可獲批合約。康文署沒有取得組織甲符合所需經驗的證明文件,實屬疏忽。申訴專員公署促請康文署汲取這次教訓,加強監督員工,確保日後招標時妥善審核有關投標者投標資格的證明文件。 利益衝突之嫌

759. 申訴專員公署明康文署有需要就技術/專業事宜諮詢體育總會,但康文署容許某個體育總會兼準服務承辦商免費提供實質服務,難免給公眾有利益衝突和處事不公之感。根據康文署於二零一二年年初取得的法律意見,康文署應避免向可能獲批合約的公司徵詢技術意見。按此推論,康文署亦應避免接受組織甲提供的免費服務,以免表面上有利益衝突之嫌。在需要有關服務時,康文署應通過正式的招標程序物色合適的服務承辦商,而非由組織甲提供免費服務。

760. 總括而言,沒有證據證明康文署在二零一一年年招標時,把服務合約批給組織甲涉及違規情況或利益衝突。調查所得證據顯示,康文署已按照現有指引監察組織甲的表現。鑑此,投訴人對康文署的投訴不成立。不過,康文署在處理招標事宜上另有行政失當之處。

761. 申訴專員建議康文署: (a) 提醒轄下員工在處理招標工作時,必須仔細審慎地核對有關的證明文件,確保準服務承辦商具備所需資格和經驗;及(b) 提醒轄下員工保持警覺,避免接受可能引致表面上有利益衝突的免費服務。

當局的回應

762. 康文署接納該兩項建議,並於二零一三年一月七日將這宗投訴康文署處理招標事宜失當的個案,以及申訴專員所提出的建議,告知各總康樂事務經理和首席物料供應主任。康文署轄下物料供應組亦於翌日發出電郵,請各組別主管注意有關事宜,當中包括申訴專員所提出的建議。此外,負責監督包括遊樂場甲的各個場地的康樂事務辦事處已迅速採取措施,提醒屬下員工按照適當程序處理招標工作,該康樂事務辦事處的康樂事務經理亦在區內的員工會議上特別提及該個案,明確提醒屬下員工在處理招標工作時必須遵照有關的程序和指引辦事。

763. 在「通過直接採購系統提供整套服務以準備遊樂場甲草地木球場方塊作木球比賽之用」(合約期為二零一三年二月十五日至七月三十一日)的招標工作展開前,有關康樂事務辦事處已致力確保有關人員嚴格遵照上述指引進行招標工作。所有員工均清楚知道,不論有關服務規定的目的為何及情況如何緊急,均須避免接受任何就遊樂場甲草地木球場提供的免費服務。

764. 此外,康文署轄下訓練組定期舉辦有關物料和服務採購以及合約管理的訓練課程,藉以增進員工的知識。這些訓練課程包括: a)關於招標及採購事務的物料供應講巫(每年舉辦四次,每次 150個訓練名額);以及 b)合約管理訓練課程(每年舉辦四次,每次 40個訓練名額)。署方會提名需要處理採購或合約管理事務的人員參加講巫和訓練課程,以更新和增強有關人員在處理招標及合約事宜方面的知識和技能。如有需要,署方會舉辦更多相關課程。