背景

509. 二零一一年十月十七日,投訴人向申訴專員公署投訴民政事務局(民政局)。

510. 據投訴人所稱,它本身是一個發展射擊運動的非牟利團體。 二零一一年五月,投訴人向民政局查詢使用私人遊樂場地契約(契約)持有人的設施(契約設施)的事宜。同年八月初,民政局函覆告知投訴人有關申請程序,包括:體育團體可向該局申請使用契約設施;該局諮詢相關體育總會後,會向契約持有人發出使用其設施的指示。同日,投訴人向該局申請使用某槍會的射擊場(涉事申請)。九月上旬,該局覆函重申需將涉事申請交有關體育總會審閱,以便徵詢該會的意見。

511. 十月初,該局函覆告知投訴人,由於該局正在檢討申請使用契約設施的機制,故須擱置涉事申請。

512. 投訴人對申請使用契約設施的機制,以及民政局處理涉事申請的手法不滿。投訴人對民政局的指摘可歸納如下: (a) 民政局沒有就申請使用契約設施訂定清晰的指引,包括沒有界定何謂「體育團體」,以及列明申請者須提交的申請文件; (b) 民政局無理將投訴人所提交的申請文件交有關體育總會審閱;及(c) 民政局無理擱置涉事申請。

申訴專員的觀察

投訴點 a)

513. 民政局已為合資格「外界團體」使用契約設施設立申請機制,包括為合資格「體育團體」作出界定。

514. 民政局實已積極處理涉事申請。

515. 民政局的確沒有悉數將申請機制及合資格團體的定義向外公布,做法存在改善空間。至於申請者須提供的文件種類,由於情況不同,因此不能盡錄。

516. 綜觀而言,申訴專員認為,投訴點 a)不成立。 投訴點 b)

517. 港的體育組織數目眾多,為充分了解及評估應否批准個別組織使用契約設施,民政局徵詢相關體育總會的意見,實屬可以理解。

518. 申訴專員公署亦注意到,民政局將投訴人的文件交有關體育總會前,已將文件上的個人資料(如姓名)刪去,並提示有關體育總會須以保密原則處理上述文件。由此可見,該局已盡力保障有關人士的個人資料。

519. 因此,投訴點 b)不成立。 投訴點 c)

520. 民政局並無擱置處理有關申請。事實上,於收到涉事申請後兩個多月,民政局便完成審批程序及回覆投訴人。因此,投訴點 c)不成立。

521. 基於以上所述,申訴專員認為,這宗投訴不成立。

522. 申訴專員建議民政局考慮將合資格團體的定義及彈性處理申請的程序向外公布,以減少不必要的誤會。

當局的回應

523. 民政局接納申訴專員的建議,並已作出以下跟進: (a) 民政局於二零一二年七月在四份報章及雜誌刊登廣告,清楚就合資格團體的定義作出宣傳及公布; (b) 在二零一三年五月,民政局再次在本港四份報章及雜誌刊登相關廣告; (c) 民政局已在其網站清楚列明合資格團體的定義;及(d) 民政局會繼續按需要,再次宣傳有關合資格團體的定義。