詳細內容

提供給該委員會

背景

840. 二零一一年七月二十四日,投訴人向申訴專員公署投訴民政事務總署 民政總署 某區民政事務處 民政處 。

841. 據投訴人所稱,二零一一年三月九日,當時為某鄉事委員會 鄉委會 候任主的投訴人發電郵給民政總署,表示鄉委會換屆在即,而該會沒有保存過往經常費用收支表 收支表 的複本,故要求民政總署提供該會以前向該署所提交一九九九至二零零三年度「收支表」的複本。

842. 民政處於同年四月二十一日及五月二十六日給投訴人暫覆。六月二日,該處向投訴人告知..該處持有二零零零年四月至二零零三年十二月的鄉委會「收支表」,但由於該「收支表」載有當年的鄉委會主甲先生及秘書乙先生的姓名及職位,屬他們的個人資料 「涉事資料」 ,該處須把「涉事資料」遮蓋後才可發放。投訴人認為,甲先生及乙先生當年均是代表鄉委會向民政總署呈交「收支表」,故反對該處遮蓋「涉事資料」,但不果。

843. 投訴人指摘民政處無理遮蓋「涉事資料」後才向他提供上述「收支表」複本。

申訴專員的觀察

844. 根據《公開資料守則》(「《守則》」),若有特別理由 例如涉及個人私隱 ,政府部門可拒絕向市民提供其所管有的資料。然而,在參考法律意見後,申訴專員公署認為.. (a) 即使甲先生與乙先生的姓名及職位屬個人資料,但民政處所持有的「收支表」乃來自鄉委會,因此,民政處若向鄉委會提供「收支表」複本,並不存在向他人披露「收支表」所載的個人資料 包括甲先生及乙先生的姓名及職位 的問題; (b) 甲先生與乙先生既為鄉委會前主及秘書,屬公職人員,其姓名和職位實已成公開資料;及(c) 鄉委會每年向民政處提交載有主及秘書姓名和職位的「收支表」,目的是就其使用公帑的情況向該處問責。投訴人身為候任主,若向民政總署取得過往的「收支表」之完整複本,便可更清楚了解該會多年來的收支狀況,故可視為與其履行上述職責之目的相關。換話說,投訴人索取載有「涉事資料」的「收支表」,實符合《個人資料(私隱)條例》保障資料第 3原則 及《守則》第 2.15段(a)的規定。至於「收支表」之完整複本是否載有若干資料可作其他用途,並非須考慮因素。

845. 於上段所述的理由,民政處理應將「收支表」複本交予投訴人,而無須把「涉事資料」遮蓋或刪去。申訴專員認為,這宗投訴成立。

846. 申訴專員促請民政總署盡快把「收支表」的完整複本交予投訴人。至於載於「收支表」的乙先生之身份證號碼,假若民政總署認為屬於特別敏感的資料,或與鄉委會的財政問責目的無關,因而不欲向投訴人披露,申訴專員當無異議。 第 原則─個人資料的使用如無有關的資料當事人的訂明同意,個人資料不得用於下列目的以外的任何目的 —(a) 在收集該資料時擬將該資料用於的目的;或(b) 直接與 a)段提述的目的有關的目的。 《守則》第 .15段訂明與任何人 包括已故人士 有關的資料 除了向資料所述的當事人或其他合適人士披露外 ,除非(a) 披露這些資料符合蒐集資料的目的,或(b) 資料所述的當事人或其他合適人士已同意披露資料,或(c) 法例許可披露資料,或(d) 披露資料的公眾利益超過可能造成的傷害或損害。

當局的回應

847. 民政總署接納申訴專員公署建議。民政處已於二零一三年七月八日函寄二零零零年四月至二零零三年十二月之「收支表」完整複本提供給投訴人。