背景

445. 投訴人報讀了職訓局轄某學院開辦的課程,當三個單元科目已登記為持續進修基金(「持進基金」)的「可獲發還款項課程」。 完成課程後,他就三個單元向學生資助辦事處(「學資處」)轄持續進修基金辦事處(「持進處」)申請學費資助。

446. 根據該學院先前發出關於學費資助申請資格的通告,申請人的出席率須達 80% 或以上,而每個單元的總平均分須達 50 分或以上,方可獲發放資助。由於投訴人其一個單元的出席率只有 74%,因此持進處只發放兩個單元的學費資助。其後,他得悉出席率原來是指整體出席率,於是再就未獲學費資助的單元提出申請。

447. 投訴人認為,該學院的通告所載關於出席率的要求並不清晰,而學資處則無理要求他提供進一步文件,以證明其整體出席率符合要求,以致延誤處理他的申請。

申訴專員的觀察

448. 就學資處而言,申請人確有責任提交所需文件。可是,事涉的學院當時亦未能提供投訴人的整體出席率證明,而學資處卻要他提交該文件,未免是強人所難。

449. 涉事的學院是因為誤解出席率的定義,所以拒絕再發出文件以證明投訴人的整體出席率符合要求。學資處既是持進基金的營運者,便有責任與職訓局澄清申請資格。但是,學資處在投訴人提出覆核要求後,才與職訓局具體澄清對出席率的要求,致使投訴人的學費資助未能即時全部發放。因此,申訴專員認為,對學資處的兩項投訴,即無理要求該名申請人在申請持進基金資助時,進一步提交證明文件,部分成立,而延誤處理有關申請的投訴則成立。

450. 申訴專員認為,職訓局未有充分了解學資處對於出席率的要求,而事涉通告的內容亦確實含糊。因此,申訴專員認為,對該局的投訴成立。

當局的回應

451. 學資處接納申訴專員的建議,並已提醒職員在處理資助申請個案時要多聆聽申請人的需要,盡力提供適當的協助。此外,學資處亦已要求職員在處理申領申請時加強與提供持進基金課程的培訓機構,包括職訓局,所需的溝通,在遇到需要向培訓機構要求澄清的申領申請時,要適時進及處理。

452. 職訓局接納申訴專員的建議。該局已修訂有關通告的內容,定期提醒職員留意處理持進基金申請的指引,並把指引上載內聯網。 除此之外,該局亦已提醒職員,如對於闡釋有關持進基金課程學費發還資助的條文有任何疑問,需向職訓局總部負責同事查詢。如有需要,職訓局會與學資處溝通及要求澄清。