背景

261. 投訴人是民政事務總署(「民政總署」)《總部認可承建商名冊》及新界多區《地區認可承建商名冊》所列的承建商之一,可參與競投民政總署轄的小型工程合約。

262. 根據《民政事務總署小型工程操作手冊》(《操作手冊》)規定,估值為一百萬元以的工程項目應向有關的《地區認可承建商名冊》的承建商招標,而估值介一百萬至四百萬元的工程項目應向《總部認可承建商名冊》的承建商招標。

263. 事涉的工程項目的內容是為建造行人路及改善渡頭工程。

264. 二零零九年八月,民政總署轄某民政事務處(「民政處」)就事涉工程邀請《地區認可承建商名冊》內的承建商報價(「工程合約 A」)。投訴人為該次投標最低報價者。

265. 民政處發現投訴人報價單個別項目的報價不合理地偏低,所以要求投訴人於七天內以書面確認是否遵照報價單價錢競投工程。若投訴人未能遵照報價單價錢競投工程,須向民政處詳細解釋原因。投訴人以其「財政上限已近爆滿」為由,決定撤回報價單。由於投訴人撤回報價單,而次低的報價高於地區認可承建商可投標的工程估值上限不少,民政處遂取消該次投標並去信通知各投標者。

266. 民政處於二零零九年九月就同一工程項目,邀請《總部認可承建商名冊》內的承建商報價(「工程合約 B」)。投訴人再次入標並為最低報價者。民政處其後審查報價最低的兩間承建商的財政狀況、手頭上的工程及表現紀錄,發現投訴人在過去 12個月曾於一項民政總署的工程取得「劣」級表現。民政處將合約批予次低報價的承建商。

267. 投訴人提出以投訴: (a) 民政處一名職員指示投訴人簽署一份由該職員屬擬備的文件,內容是投訴人因財力問題撤回工程合約 A的報價;以及(b) 民政處因低估了上述工程的造價,而邀請了地區認可承建商報價。其後,民政處邀請總部認可承建商就同一項工程報價。投訴人標價雖然最低,但卻不獲批予合約。

申訴專員的觀察

268. 就投訴點 a),民政處有關職員所敘述事件的經過,與投訴人的說法迥異。鑑此,申訴專員曾去函投訴人,轉告有關職員的陳述,並請投訴人提供可支持其說法的任何佐證。然而,申訴專員一直沒有接獲投訴人的回應。

269. 民政處去信通知投訴人報價單個別項目的報價不合理地偏低,並要求投訴人於七天內以書面確認是否遵照報價單價錢競投工程,若投訴人未能遵照報價單價錢競投工程,須向民政處詳細解釋原因。該函件是根據《操作手冊》發出,這做法亦已在報價文件的「報價須知」內列明,當並無不妥。

270. 申訴專員曾檢視投訴人給民政處撤回報價單函件的副本,該函件使用投訴人的信紙,亦蓋上投訴人印章及有簽署。此外,投訴人向民政總署及民政處提出上訴的三封信件皆無提及受民政處職員指示而撤回報價單。

271. 申訴專員認為並無證據顯示民政處職員曾指示或脅迫投訴人撤回工程合約 A的報價單。因此,投訴點 a)不成立。

272. 至於投訴點 b),申訴專員曾檢視民政處採納次低報價承建商之工程合約 B的報價單的過程,確定該處乃按照相關規則及指引行事。民政處考慮了投訴人及次低報價承建商在過往 12個月參與民政總署小型工程的表現記錄及雙方的財力狀况,最終按《物料供應及採購規例》第 280(i)條規定(即就介 80萬至 200萬元的建造及工程服務,在具備充分理由的情況,總工程師或同等職級的人員獲授權採納符合要求的較高出價),由有關民政事務專員作出決定。

273. 投訴人曾在另一項民政總署的工程獲得「劣」級,而其在工程合約 A報價時亦因「財政上限已近爆滿」而自行撤回報價單。民政處將合約批予次低報價的承建商,是合理和謹慎的決定。

274. 因此,申訴專員認為投訴點 b)不成立。

當局的回應

275. 民政總署接納申訴專員的建議。

276. 民政總署會按政府一貫採購工程合約的做法,在投標落選者提出要求時,視個案情況及在資源許可的情況,酌情向落選者解釋不獲批合約的原因。另外,民政總署已要求參與採購工作的職員遵守有關利益衝突的指引,並會定期再提醒職員注意有關的要求。