背景

366. 投訴人是康樂及文化事務署(「康文署」)的註冊供應商。 在二零一零年二月五日,投訴人收到康文署以傳真發出的有關為香港科學館(「科學館」)提供架空工作台的報價邀請書,而截止報價的日期和時間是二零一零年二月十日午三時。投訴人聲稱: (a) 康文署給予競投者準備及提交報價的時間太短(少於四個工作天);以及(b) 送貨條款不合理,因為規定供應商需在確認訂單後一星期內送交指定的工作台,而工作台需從海外進口,航運時間要一、兩個月。

申訴專員的觀察

367. 經調查蒐集到的證據顯示,購買工作台是基於安全理由。但申訴專員認為沒有足夠證據顯示經辦人員在提交或批准短報價時間時,是以迫切性作為一個主要考慮原因。因此,即使當時有安全理由而需緊急購買工作台,申訴專員不確信有關人員當時有考慮這個因素並用以作為短報價時間的理由。此外,如果能較細心地規劃工作,應可避免出現所聲稱的迫切情況。

368. 申訴專員知悉康文署認為有關工作台是現成的獨立式產,而認為供應商應可在一、兩天內決定售價和提供報價。然而,康文署純粹認為競投人可在較短時間內提供報價的想法,並非不採用正常程序辦事的充分理由。

369. 申訴專員認為康文署所作的市場調查為數不多,不足以顯示產無須改裝或裝配便可送貨。此外,康文署認為科學館有需要避免偏袒那些選擇在香港貯存產的供應商,但申訴專員不同意這想法。 雖然申訴專員同意政府不應干預供應商是否在港存貨的商業決定,但政府必須小心訂定的程序,以免不必要地令購買價格較高或可選擇的競投者較少。容許較長的送貨時間可吸引更多競投者甚至令價格降,不必要地短送貨時間有損政府和公眾的利益。

370. 申訴專員不能接受康文署在有關技術規格使用固定尺而非認可範圍的解釋。由於科學館沒有公佈它對那些與規定略有出入的產也會收貨的做法,因此對潛在的競投者有欠公平。這可能減少了在價格和產服務質素方面具競爭性的報價選擇,以致康文署及公眾亦可能蒙受損失。因此專員認為,本個案所列出的技術規格無理地欠缺彈性。

371. 雖然沒有充分證據顯示有關報價是為標者度身訂造,但政府部門應避免令本身陷於輸送利益給商業機構涉的嫌疑。

372. 總括而言,康文署短招標及交貨時間的決定並無充份理由,因此投訴成立。康文署未能遵守指定的採購規則及要求而影響了報價程序的可信性。對此,除了投訴人所聲稱的內容外,康文署亦存在管理不善。

當局的回應

373. 康文署已接納申訴專員的建議,並已採取以措施: (a) 康文署已加強員工就採購規則及要求的訓練和警覺性。關於採購程序和要求的定期研討會數目已由每年兩次增加至每年四次,內容亦更為充實。研討會除探討物料供應的相關課題外,現更着重於個案研究和經驗分享,特別是一些需要與一般做法不同的案例。此外,上述研討會的內容亦已上載到康文署部門網站的資料庫圖書館,讓職員查閱參考;康文署每半年向博物館員工傳閱財務及物料供應通告,以提醒他們相關的規則及規定。此外,亦提醒他們需嚴格遵守採購程序,以及需要特別留意報價時限和招標規定。任何短招標和交貨期限的決定,必須具有充分理由和記錄,以及在制訂規定時需確保相關規定不會引致各方對招標的公平性及開放性有所誤解或質疑; (b) 康文署已檢討對用戶組別加強支援的需求。康文署的物料供應組一直都有以口頭或書面方式,為所有用戶組別提供有關採購程序、擬備報價文件和合約管理等方面的專業意見,並鼓勵用戶組別在遇有疑問時徵詢該組的意見。該組會於有需要時發出採購事宜的指引,以供用戶組別遵守; (c) 為了讓擔任採購工作獲委任為授權人員或核准人員的高級職員在執行職務時有更充分的準備,部門已舉辦特別為薪節丙或以上人員而設的講座,並已提醒他們在執行職務時要不時對檔案記錄進行隨機核查;以及(d) 康文署已完成優化其直接採購權管理系統,並已於二零一一年六月起提供多項新功能,當包括更多可用以核查用戶資料和確保採購時運用適當權力的工具。物料供應組亦會定期審視系統輯錄的管理報告,並在有需要時審議個別的採購記錄。如發現任何有問題的情況,會進一步調查進。