201 / 627 I 無理拒絕提供檢討學校網工作小組成員名單,以及工作小組和中學學位分配委員會討論相關事項的會議記錄
背景
投訴人曾教育局要求提供檢討學校網工作小組工作小組成員的名單以及工作小組和中學學位分配委員會委員會討論相關項的會議記錄,但教育局以《公開資料守則》《守則》第 2部第 2.10(b)(ii)段即「妨礙政府內部的坦率討論」為由拒絕提供。投訴人認為教育局拒絕提供資料的理由不合理,並在二零一九年七月二十日申訴員公署公署投訴。
申訴專員的觀察
公署指出,根據《守則》,除有特別理由外,政府部門應量披露其所管有的資料,這些特別理由於《守則》第 2部。政府部門如拒絕索取資料要求,應可能根據《守則》第 2部的規定,提出拒絕要求的理由。 就委員會及工作小組的會議記錄,教育局引用《守則》的第 2.10(b)(ii)段作為拒絕披露資料的理由。該段列明,資料如披露會妨礙政府內部坦率討論,以及給予政府的意見,則政府部門可拒絕披露資料。《守則》的《詮釋和應用指引》「指引」第 2.10.3段指出,涉及決策過程的公務員可以在無需顧慮他們的看法和意見會受到公眾討論和批評的情況表達看法和提出意見,同樣的考慮因素適用於政府諮詢團體的成員的討論及其提出的見解和意見等。公署審研過有關會議記錄,認同披露有關資料確有可能妨礙委員會和工作小組成員作出坦率的討論。 此外,「指引」第 2.10.4段指出:「這項條文並無授權完全不披露這類資料-條文的涵蓋範圍只限於披露可能妨礙坦率討論的情況。因此,如這類險不存在,與諮詢團體、顧問或其他個別人士或組織的看法或意見有關的資料是可予透露的。關於這一點,審慎和禮貌的做法是,就個別團體希望其意見等獲得保密的程度,徵詢個別團體的意見。」就拒絕披露資料的原因,教育局表示,委員會在討論有關項的過程中,無可避免會涉及敏感資料,以及業界及其他持份者不同的關注及訴求。一直以來,委員會會議所討論的項及相關資料,均以保密原則處理,而會議記錄亦以「限閱」的形式只供委員參閱,從不外發放。根據委員會的內部《議指引》,委員只可其代表的校長會/業界團體/校網的參加學校透露委員會已議決的項;而主席、副主席及秘書為委員會對外發言人,可其他外界人士發放委員會已議決的項。換言之,委員只可就已議決的項按既定的形式知會其所屬的議會/團體成員,對於未獲議決的項或已議決項的討論過程及內容,委員會的既定做法是不會公開有關項及內容的資料,目的是希望確保各委員能坦率表達意見。工作小組亦有其《會議守則》,訂明其成員須遵守保密原則,不應外界洩露任何在會議上提出的意見。公署認為,就此個案而言,委員會與政府已有共識會議的討論內容必須保密。 公署縱合觀察所得,認為教育局拒絕投訴人提供委員會會議記錄,並非無理。 就應否披露工作小組成員的名單,教育局表示,該小組已於二零一二年解散,成員已相繼退休或離開所屬團體,故該局未能諮詢有關人士是否同意公開,亦因此未能披露有關資料。對此,公署難以認同。公署明白,工作小組成員名單涉及個人私隱。但根據《守則》第 2.15(b)段,若資料當人已同意披露有關資料,則有關部門不能依賴該段而拒絕披露。公署認為,工作小組成員既接受教育局委任其擔任公職,理應亦願意開誠佈公,讓市民知悉。若教育局前未獲工作小組成員明示或暗示願意公開他們的姓名,公署認同教育局應在決定是否披露有關資料前先徵詢個別成員的意願。雖然部分成員可能已退休或已離開所屬團體而未必能聯絡到,但有關成員或仍在其他同屬教育範疇的諮詢組織擔任職務,教育局要成功聯絡他們,理應不難。教育局沒有嘗試聯絡各工作小組成員以徵詢他們的意願,並不合理。 公署表示,《守則》第 1.16條訂明,在可能範圍內,政府部門會在接獲書面要求後十日曆日內提供有關資料,如情況不許可,亦會在接獲要求後十日內給予申請人初步答覆。 而作出回應的預定時間則會是接獲要求計的 21日。《守則》第 1.18段亦訂明,只有在特殊情況才可延超過 21日後作出回應,但政府部門應申請人解釋有關情況。 公署指出,投訴人於二零一九年二月二十五日提出索取資料要求,教育局於同年五月二十二日才回覆投訴人,歷時接近三個月,遠超《守則》規定的時限。雖然教育局表示,投訴人於二零一九年一月不斷致函該局並提出大量查詢包括涉索取資料的要求,而該局擬一併回覆那些查詢,但始終其回覆的時間明顯超越了《守則》規定的時限。此外,教育局亦沒有按《守則》規定,於回覆投訴人時,告知申請人覆檢和投訴的渠道。簡而言之,教育局在處理此個案時,沒有完全根據《守則》的規定行,在程序上尤有不足。 就拒絕披露工作小組成員名單的投訴,申訴員綜合有關分析,認為投訴人對教育局的投訴部分成立。 公署重申,工作小組成員既接受教育局委任其擔任公職,在一般情況,理應亦願意開誠佈公,讓市民知悉。如社會人士擔任公職,卻又要隱瞞身份,無疑會削弱這類諮詢組織及政府相關決策的公眾認受性。因此,公署認為,公開名字應屬常態。 申訴員建議教育局(a) 嘗試聯絡工作小組成員以徵詢他們是否同意投訴人披露他們的姓名,若他們同意,便披露予投訴人; (b) 將來再成立工作小組時,先讓工作小組成員知悉,他們的名字會被公開;以及(c) 加強員工培訓,確保他們嚴格遵守《守則》和其《詮釋和應用指引》的規定。
當局的回應
教育局接納申訴員的建議。 建議 a)教育局已作出進,與工作小組的成員聯絡,當中只有一位願意披露其姓名。教育局在考慮絕大多數成員的意見後,認為不宜投訴人披露工作小組成員的名單。 建議 b)教育局認為一般情況,在成立工作小組時成員表明其姓名會被公開,並無不妥。然而,若個別工作小組討論的宜涉及敏感的議題,或有機會令成員的身分被過份報導而造成滋擾,有關的安排或會令有意加入工作小組的人士卻步,或會對現行政府的運作造成影響。儘管如此,教育局已將有關建議作內部傳閱,以供不同科組參考,在可行情況作出相應安排。 建議 c)一以來,教育局致力加強員工對《守則》的認識,並會定期員工傳閱與《守則》和其《詮釋和應用指引》相關的內部通告,以確保員工明確了解並嚴格遵守《守則》的規定。 就公署的有關建議,教育局已即時相關組別人員傳閱有關資訊,以確保負責人員熟悉《守則》的應用和精神。另外,教育局亦會舉辦有關《守則》的工作坊,讓員工透過個案分享及答問環節,進一步認識及了解《守則》的內容及規定。 政府總部 – 創新及科技局(效率促進辦公室)