背景

投訴人於二零一九年五月二十八日根據《公開資料守則》《守則》要求懲教署披露兩份便箋、一份通告以及三份記錄表格。 投訴人的要求中表示,懲教署披露所要求的資料時可刪去可用以識別個人身分的資料。 懲教署於二零一九年六月四日給予投訴人初步答覆,表示根據《守則》第 1.16段,署方會於同年六月十七日或之前通知投訴人有關個案進展。懲教署其後於同日再通知投訴人正就其索取資料要求徵詢法律意見,並表示根據《守則》第 1.18段,懲教署會於同年七月十七日或之前通知投訴人有關個案進展。 懲教署於二零一九年七月十六日投訴人提供所要求的兩份便箋及一份通告,並刪去資料中各懲教署人員的姓名、簽署及聯絡資料。然而,懲教署引用《守則》第 2.15段,拒絕披露所要求的三份記錄表格。同日,投訴人要求懲教署覆檢拒絕披露所要求的三份記錄表格的決定。 懲教署於二零一九年七月二十二日致函通知投訴人,根據《守則》第 1.25段,署方會於八月五日或之前,通知投訴人覆檢個案的進展。懲教署在回覆投訴人的查詢時解釋,部門回應覆檢要求的預定時間會重新計算,因此懲教署將最遲於接獲投訴人覆檢要求計 21個曆日內給予回應。投訴人對處方就回應覆檢要求的預定時間的理解存疑。投訴人認為作出回應的預定時間,應由接獲原先索取資料要求,而非由接獲覆檢要求計算。 二零一九年七月二十五日,投訴人申訴員公署投訴懲教署(a) 無理拒絕提供所要求的三份記錄表格;以及(b) 違反《公開資料守則詮釋和應用指引》《指引》第

1.19.1段的規定,在處理投訴人的索取資料要求及覆檢要求時沒有量縮短延遲回應的時間。

申訴專員的觀察

投訴點 a)首先,《守則》第 2.15段旨在保障個人私隱。《指引》第 2.15.6段指出,第三者披露資料的限制即《守則》第

2.15段不適用於不可能在合理可行的情況用以識別該名個人身分的資料。 申訴員已審閱所要求的三份記錄表格,當中懲教署已適當刪去若干資料,以保障文件內提及的各個別人士的個人資料。申訴員認為,如懲教署選擇從有關文件適當刪去若干資料,則不存在文件所提及的個別人士可能被識別出來的問題。 在適當刪去有關資料後,有關文件仍簡明易懂,意思完整,懲教署再無需考慮披露資料的公眾利益是否已超過可能造成的傷害或損害。 申訴員的結論是,懲教署引用《守則》第 2.15段作為拒絕披露所要求的三份記錄表格的理由,並不恰當。 懲教署在接獲覆檢要求後,已覆檢整宗個案,並再次尋求法律意見。懲教署理解到披露所要求的三份記錄表格,可能影響正在進行的內部調查,以及可能有礙日後可能進行的紀律聆訊獲得公裁決,因此改以《守則》第 2.6(b)及 2.6(c)段為理由,以支持拒絕披露有關資料的決定。申訴員認為懲教署所作的更正已適當地引用相關的限制以拒絕披露有關資料。 申訴員認為懲教署根據《守則》第 2.6(b)及 2.6(c)段拒絕披露所要求的三份記錄表格,做法恰當。然而,懲教署最初引用《守則》第 2.15段作為拒絕理由,則屬不當。 投訴點 b)本索取資料個案涉及大量各類資料,加上懲教署須尋求法律意見,故處理這宗個案無疑相當費時。儘管如此,懲教署仍能在《守則》訂明的作出回應預定時間內處理投訴人的索取資料要求及覆檢要求。申訴員同意,有關部門接獲覆檢要求後,作出回應的預定時間會重新計算。經審視懲教署處理投訴人的索取資料要求及覆檢要求的時序後,申訴員認為關於懲教署沒有量縮短延遲回應的時間的指控,並無根據。 總括而言,申訴員認為這宗投訴不成立,但機構另有缺失。申訴員建議懲教署參考本個案,為職員提供有關正確應用《守則》的培訓。 《守則》第 2.6(b 段指資料如披露會令法律訴訟程序或任何曾經或可能會在審裁處或調查小組進行的程序或其公正裁決受到傷害或損害,而不論這些調查是否公開進行或這些資料是否曾經或可能會在上述程序中考慮予以披露。 《守則》第2.6( 指資料是與已審結、終止或延緩的法律訴訟程序,或與引致或已可能引致法律訴訟程序 無論是刑事或民事訴訟程序 的調查有關。

當局的回應

懲教署接納申訴員的建議。 為進申訴員的建議,署方原訂於二零二零年八月四日,由政制及內地務局的客席講者在懲教署職員訓練院為不同院所和組別的有關職員,包括總懲教主任和高級懲教主任/懲教主任,舉辦半天培訓工作坊,以增進職員處理與《守則》有關要求的知識和能力。然而,因應二零一九冠狀病毒病疫情近日的發展,有關講座暫定於二零二一年二月舉行。