201 / 26 I 延誤及不當地處理投訴人根據公開
詳細內容
資料守則》索取警署運作指引的要求
背景
二零一九年七月二十二日,投訴人警務處警務處發出電郵,要求索取各區警署的運作指引電郵一。警務處的處理單位於二零一九年七月二十三日回覆投訴人,並附上超連結,供其經警務處的公眾網頁申請索取有關資料。 二零一九年八月一日,投訴人警務處及其他人士發出電郵,敦促各方提供他於電郵一所要求索取的資料。同日,投訴人警務處及申訴員公署公署發出電郵,投訴警務處對其索取資料要求處理不當,並提出其他質疑和要求。投訴人亦於同一電郵中要求警務處提供件時序,以及所有涉及處理電郵一的要求的人員姓名和職級/職位電郵二,惟警務處表示未有收到電郵二。 警務處於二零一九年九月十日就電郵一進一步回覆投訴人,表示投訴警察課正處理同樣性質的投訴,而警務處現階段不會評論個別件。
申訴專員的觀察
就投訴人資料要求的處理根據《公開資料守則》《守則》第 1.15段訂明的要求,某部門若接獲索取資料的書面要求,而資料是由另一部門所持有,則會代為轉介,並通知申請人有關情況。公署認為警務處的處理單位應將投訴人的索取資料要求轉介內部相關分科/組別處理,而非要投訴人再次提交其要求。 雖然警務處進電郵一的要求需時不超過 51天,但部門未有投訴人解釋為何未能在 21天內回應其索取資料要求。 無法提供所要求的資料的理由鑑於公眾可於警務處網站查閱警署運作指引,公署接納警務署根據《守則》不必投訴人提供該份資料。然而,警務處未有告知投訴人如何查閱該份資料,以及覆檢和投訴渠道。 其他事項警務處聲稱未有收到電郵二,亦沒有接獲其他人士轉介。公署無法查明為何警務處未能收到電郵二。 除《守則》的要求外,投訴人亦對警務處於各項宜上的行動和決定提出一些質疑。根據《申訴員條例》法例第 397章,警務處不在申訴員的職權管轄範圍,惟有關涉嫌違反《守則》的投訴則除外。投訴人對警務處的其他不滿,包括警務處是否妥善回應投訴人的查詢或評論,公署受法例所限,未能調查此等宜。 基於以上分析,申訴員認為這宗投訴成立,並建議警務處(a) 檢討及修訂其內部轉介索取資料要求的機制,以確保該機制符合《守則》的要求和精神; (b) 提醒其職員日後處理索取資料要求時,必須嚴格遵從《守則》的程序規定;以及(c) 與投訴人釐清其是否仍需要電郵二中所要求的資料,如投訴人回覆仍需要,則應根據《守則》的規定處理該索取資料要求。
當局的回應
警務處接納申訴員的建議。 建議 a)警務處已檢討內部轉介索取資料要求的機制,並處理單位的職員講解如何妥善轉介索取資料要求。如接獲要求的單位並無持有該項資料,則將該要求轉交警務處的適當單位處理。 建議 b)警務處已提醒處理單位的職員嚴格遵從《守則》的要求。警務處亦於二零二零年五月舉行分享會,以增進人員對《守則》的認識和了解,加強人員處理索取公開資料要求的業水和能力。警務處會繼續定期就《守則》舉辦培訓,以確保人員清楚了解及遵從《守則》及有關《指引》的內容和規定。 建議 c)警務處已於二零二零年三月二十日經電郵聯絡投訴人,以釐清他是否仍需要電郵二中所要求的資料,惟投訴人今仍未回覆。