201 /15 8 I 無理拒絕投訴人索取資料(包括調查報告、調查人員資歷、外判顧問公司合約文件等)的要求
背景
投訴人曾屋宇署舉報,指其大廈經更換的大廈公共廢水管未有妥善與她所住單位的管道駁好,但她認為屋宇署沒有仔細調查件,反要求她維修破損的廢水管。 投訴人其後按《公開資料守則》《守則》,要求屋宇署提供以資料(a) 涉及她的個案的調查報告、測試報告、指派顧問公司的工作記錄及授權文件、相片及圖片「資料一」; (b) 所有調查人員包括屋宇署及顧問公司人員的姓名、職位、業資格、調查排水系統及樓宇滲水的經驗「資料二」;以及(c) 屋宇署與顧問公司的合約、工作指引「資料三」。 然而,屋宇署拒絕她索取資料的要求。投訴人指屋宇署的決定不合理。投訴人亦指屋宇署安排負責處理其個案的公務員處理其索取資料要求,而非該署的公開資料主任,並不合理。此外,投訴人亦指屋宇署拒絕回答其兩度就有關受損排水管位置的查詢,以及其提供了一個誤的審裁小組秘書處地址。 投訴人遂於二零一九年四月十八日申訴員公署投訴屋宇署。
申訴專員的觀察
綜觀件,投訴人屋宇署所索取的「資料一」,與她審裁小組提出的上訴有關。然而,若要基於《守則》第 2.6(b)段涉及法律訴訟程序而拒絕披露資料,屋宇署須指出披露該些資料會令上述上訴程序或其公正裁決受到傷害或損害,而該署並無就此提供任何支持理據。相反,隨著上訴程序的展開,該署已她提供所有資料,可見該署未有足夠理據基於《守則》第 2.6(b)段而拒絕披露「資料一」。 於「資料二」,顧問公司是由屋宇署委聘以執行該署的職務,而公務人員履行公職時,在公眾人士要求應披露其姓名及職級。顧問公司既然受聘於屋宇署執行公務,亦應有同樣的要求。就此案而言,該些職員在執行屋宇署職務時亦必須涉屋苑的管理公司及/或涉單位的業主披露身份,才可入內。業主如對其身份有懷疑亦有權他們查詢。實上屋宇署的合約規定亦有類似要求,因此,申訴員難以理解何以投訴人於後要求屋宇署提供當日巡查職員的身份時,屋宇署會拒絕提供。申訴員認為屋宇署以《守則》第 2.14(a)段及 2.15段為由分別涉及第三者資料和個人私隱,拒絕披露顧問公司職員姓名及職級,並不適合。於投訴人要求屋宇署提供顧問公司職員的業資格,既然屋宇署與顧問公司的合約並無此要求,而顧問公司職員的業資格亦已經該署審批,因此屋宇署拒絕披露相關資料,並非無理。 於「資料三」即屋宇署與顧問公司的合約、工作指引內容,申訴員看不到披露相關資料,會如何損害顧問公司的競爭條件或財政狀況。即使屋宇署認為部分資料如員工薪酬屬敏感資料,大可在遮蓋相關資料的情況,投訴人披露「資料三」。因此,《守則》第 2.16段涉及商務同樣不適用。 就投訴人指屋宇署安排負責處理其個案的公務員處理其索取資料要求,而非該署的公開資料主任做法不合理。屋宇署回應指,該署一般會由管理相關資料的職員負責處理索取資料的要求,其公開資料主任的角色,主要負責職員提供相關諮詢,以及處理覆檢個案。申訴員認為屋宇署的安排,並無違反《守則》的精神。 就投訴人指屋宇署未有回應其兩度提出有關受損排水管位置的疑問,屋宇署於接獲投訴人信件的同月稍後已回覆投訴人,並夾附有關排水管的草圖。申訴員認為屋宇署已適切回應投訴人。 於投訴人指屋宇署其提供了一個誤的審裁小組秘書處地址,屋宇署承認該署在回覆投訴人時,夾附的修葺令信件附註已提供秘書處的新地址,但修葺令的內文附註未及更新,該署就此投訴人致歉。申訴員認為屋宇署應汲取教訓,避免件重演。 基於以上所述,申訴員認為,件反映屋宇署在處理市民索取資料的要求上,對《守則》的認識不足,因此投訴人對屋宇署的投訴部分成立。 申訴員建議屋宇署應加強職員培訓,確保他們在處理市民索取資料要求時,嚴格按照《守則》及其「詮釋和應用指引」的要求行。
當局的回應
屋宇署接納申訴員的建議。 屋宇署已透過內部各級別會議,員工講述申訴員就此個案的評論及建議,並提醒各級職員需嚴格按照《守則》的要求處理市民索取資料的申請。