201 /0802 I - 拒絕披露某法官就職時作出司法誓的日期,以及為其監誓的人員姓名
背景
二零一八年十二月六日及二零一九年三月八日,投訴人分別申訴員提出兩宗投訴,指司法機構政務處在處理他兩宗索取資料的申請時,涉嫌違反《公開資料守則》《守則》。在個案 I 018/4872(I)裏,投訴人指摘司法機構政務處拒絕提供某法官法官甲首次就任法官,以及另一位聆案官法官乙首次就任司法人員時及另一司法職位時的司法宣誓日期及為其監誓人員的姓名。於其後提出的個案 II 2019/0802(I),投訴人指摘司法機構政務處拒絕提供一位聆案官法官丙就任一司法職位時的司法宣誓日期及為其監誓人員的姓名。
申訴專員的觀察
司法機構政務處作為《守則》所列明的適用機構之一,根據《守則》,應量市民提供其所管有的資料,除非有《守則》第 2部所列可拒絕提供資料的理由。在拒絕提供資料時,部門須引述《守則》第 2部相關段落作為依據,以通知申請人拒絕的理由。 就這兩宗個案而言,投訴人已司法機構政務處清楚說明他要求索取涉三名法官就任相關職位時的實際宣誓日期和為其監誓人員的姓名。申訴員認為,司法機構政務處的回覆只是解釋了該些法官就任時宣誓的法定要求,與投訴人所索取有關涉三名法官的實際宣誓資料顯然不同。對於司法機構政務處認為投訴人確認了涉三名法官就任相關職位時已依法宣誓,即已按《守則》投訴人提供了涉資料的說法,申訴員感到費解。 再者,《守則》的《詮釋和應用指引》第 1.6.3段訂明:「申請人提供的資料應是機構現存最近而準確的資料,且符合他的要求」。即使司法機構政務處希望以不披露涉法官及監誓人員的個人資料之方式回應投訴人的要求,司法機構政務處理應先行與投訴人商討,以尋求他的同意,而不是單方面決定以某些資料取代投訴人所要求的資料。實上,投訴人在接獲司法機構政務處就其兩宗資料申請的初次回覆後,仍然繼續要求該處提供涉資料,這足證司法機構政務處的回覆未能符合投訴人的要求。申訴員認為,司法機構政務處的做法並不符合《守則》的精神。 不僅如此,當司法機構政務處接獲投訴人索取資料的進要求後,只是依舊給予投訴人相同的回覆,而未有選擇提供涉資料,或是援引《守則》第 2部所列的理由拒絕他的要求,其做法明顯有違《守則》的規定和程序。 法官及司法人員在就任時按相關法例作出宣誓。政府過往亦會主動公布政府官員宣誓就任的資料,而司法機構亦曾就終審法院首席法官的宣誓作出公布,可見相關資料或涉及一定程度的公眾利益。即使投訴人要求索取的資料涉及其他人士的個人資料,司法機構政務處仍須按照《守則》的規定去處理其要求及作覆。 總結而言,司法機構政務處在處理上述兩宗索取資料申請時有多項不足之處,反映該處並未充分理解《守則》的規定。申訴員公署欣悉司法機構政務處經重新檢視兩宗申請後,最終投訴人提供了涉資料。 基於以上所述,申訴員認為投訴人對司法機構政務處的兩宗投訴均成立,並建議司法機構政務處加強職員對《守則》的培訓,並提醒職員在處理市民的查閱資料要求時,必須嚴格遵守《守則》的規定。
當局的回應
司法機構政務處接納申訴員的建議。 司法機構政務處一注重職員對《守則》的認識,以及職員在處理市民的查閱資料要求時,必須嚴格遵守《守則》的規定。為加強職員對處理《守則》要求的警覺性,確保處理過程符合《守則》的規定,司法機構政務處的公開資料主任於二零一九年十一月所有組別主管以個案分享的形式具體地講解處理根據《守則》所提出的查閱資料要求時需要注意的地方,當中包括《守則》的重要原則、處理時限、應用拒絕披露的理由、如何處理法庭所持有的資料及上訴機制等等。是次分享目的是讓各組別主管增強對《守則》的概念及相關流程的認識,以便適當地處理根據《守則》的查閱資料要求。 另外,司法機構政務處已就這兩宗涉及《守則》的投訴個案內容及須注意的項,在刪除所有的個人資料後編制成摘要,並把摘要發給所有組別主管,好讓他們參考及汲取處理這兩宗投訴個案的經驗。