201 /075 I 獨立審查組職員拒絕提供資料
背景
二零一九年三月四日,投訴人甲和投訴人乙兩位投訴人申訴員公署公署投訴運輸及房屋局運房局轄的獨立審查組審查組,指審查組職員處欠妥,並且拒絕提供資料。 兩位投訴人居於某居屋屋苑。投訴人甲於二零一六年四月二日為單位完成驗窗工程。同月六日,投訴人甲發現單位外貼有一個空白膠袋,獲大廈管理員告知曾有政府人員因驗窗宜到訪。同年四月七日十三日,投訴人甲多次聯絡審查組職員 X,並告知職員 X她沒有收到審查組貼在單位門外的文件,而驗窗工程她則已於四月二日完成。四月十三日,職員 X通知投訴人甲他已收到完成驗窗的文件,並表示投訴人甲就此已沒有其他項需要進。二零一七年七月二十五日,投訴人甲接獲審查組的確認收到完成驗窗文件的函件。 二零一八年十二月五日,投訴人甲收到法庭傳票指因欠交罰款,須出庭應訊 。投訴人甲聯絡審查組職員 Y職員 Y接替了職員 X的職位,獲悉審查組曾先後以掛號及郵方式寄上罰款通知,但投訴人甲均沒有收到,而審查組已收到退回的掛號郵件。職員 Y表示投訴人甲可法庭闡述這情況,待法庭把案件發還審查組處理。然而,開庭時,審查組的職員 Y投訴人甲相信是她一聯絡的那位職員卻指已把罰款通知書張貼單位門外,並有相為證。 投訴人是在驗窗法定通知訂明的法定限期(即二零一五年二月十四日)超過一年後(即二零一六年四月二日)才完成驗窗工程,而審查組在二零一六年四月六日發出罰款通知書時,並未收到投訴人單位的完成驗窗文件,因此公署認為審查組依法執行罰款通知,是職責所在,並無不當。 投訴人甲曾多番與審查組的職員 Y商討,欲索取該組派遞罰款通知書的相關文件之副本,並欲知上庭的那位職員是否正是一投訴人甲在電話中聯絡的那位職員,投訴人甲亦不明白同一單位為何會收到兩張罰單,但職員 Y一直不作正面回應或證實,亦沒有提供投訴人甲要求索取的資料。投訴人甲遂於二零一九年一月三十一日致電職員 Y的上司職員 Z。然而,職員 Z同樣不予正面答覆,而且在投訴人甲多番要求獲取其上司姓名及聯絡方法後,職員 Z仍拒絕提供,更自行掛斷電話以結束通話。 投訴人甲曾於二月九日透過區議員審查組投訴,並於同月十八日致電房屋署提出此,但除了在二月十九日接獲審查組發出的暫覆外,直公署投訴時仍未獲回覆。 總括而言,兩位投訴人對審查組有以不滿(a) 職員 Y拒絕提供罰款通知的相關文件,也拒絕證實他本人是否當日上庭那位職員;以及(b) 職員 Z拒絕投訴人甲提供上司的姓名及聯絡方法。
申訴專員的觀察
職員 Y是因為於二零一九年二月十一日收到區議員代投訴人甲提出的要求,才知悉投訴人甲欲索取罰款通知書的相關文件。由於當時個案已進入司法程序,而該區議員又不具備投訴人甲的正式授權文件,審查組因此無該區議員提供有關文件,公署認為決定正確。根據記錄,審查組已於二零一九年二月十九日函覆該區議員,表示有關宜在處理中,並會快回覆,沒有拒絕提供。實上,職員 Y已於三月二十日即接獲要求三十七天後在法庭上將有關文件交予投訴人甲,符合《公開資料守則》《守則》所訂在特殊情況通常不得超過五十一天內提供資料的規定。 於有關職員 Z拒絕投訴人甲提供上司的姓名及聯絡方法的指稱,職員 Z解釋,他沒有拒絕投訴人甲提供該些資料,只是因投訴人甲在第二次電話通話中沒再提出相同要求而未有提供有關資料。公署認為,考慮到職員 Z所述當時的通話情況,職員 Z忽略了提供有關資料雖說是情有可原,但仍是不妥。再者,部門亦不能以投訴人沒有重申要求而不提供他們之前已要求索取的資料。 基於以上所述,申訴員認為這宗投訴部分成立,並建議運房局責承審查組提醒所有職員,必須認真看待市民索取資料的要求,從速處理及作覆,不能因市民在其後的溝通沒再提出相同要求或並未確認無需有關資料而不處理。
當局的回應
運房局接納申訴員的建議。