201 /002 I 無理拒絕向投訴人提供政務主任職系人員的工作表現評核表格及填寫表格的補充附註等資料
背景
二零一九年一月,投訴人要求公務員務局他提供政務主任/高級政務主任的工作表現評核表格及政府政務職系人員工作表現評核表格的副本,以及有關填寫首長級乙級政務官、首長級乙一級政務官和首長級甲級政務官工作表現評核表格及其補充附註的副本。公務員務局只投訴人提供上述文件的摘要,但拒絕按他要求提供副本,並引述《公開資料守則》《守則》第 2.11段 為理由。投訴人認為公務員務局無理拒絕其要求。
申訴專員的觀察
投訴人並非索取個別人員的評核表格,他只要求提供空白的表格和補充附註。該等文件不包含《守則》的《詮釋和應用指引》就《守則》第 2.11段所述的任何個人資料或對某人員的意見/評估。如公務員務局認為披露空白的表格會對公務人員的管理工作造成傷害或損害,理應投訴人明確解釋會造成哪些傷害及為何會造成傷害。 公務員務局在二零一八年十二月十四日及二零一九年一月三日的回覆中,只引述了《守則》第 2.11段作為拒絕的理由,而沒有進一步說明其理據。直二零一九年一月二十四日,公務員務局才投訴人更詳細解釋為何拒絕其要求。即便如此,所提供的理據站不住腳,因為公務員務局其後同意,畢竟公眾對公務人員的評估或評論是沒什麼可以反對的。 《守則》第 2. 段指對公務人員的管理工作會造成傷害或損害的資料。 隨後於二零一九年二月,公務員務局在決定是否披露表格的全文時聲稱,有關評核表格和補充附註供受評人及其評核人員和加簽人員,以及職系管理人員使用,並非供公眾用作評核政務主任的工作表現,因此不應提供予公眾查閱。然而,《詮釋和應用指引》第 1.9.2段及第 1.10.2段清楚說明,一般而言,除非所要求的資料屬個人資料或商業敏感資料,否則申請人的身分通常不會影響部門決定是否發放所要求資料。同樣地,索取資料的目的,不應成為拒絕發放所要求的全部資料或其中部分資料的理由。換言之,根據《守則》,索取資料的目的與評核表格及補充附註原有目的並不相符的實,並非不披露資料的充分理由。 二零一九年五月,公務員務局最終在回應申訴員的草擬報告時補充說真正的工作表現評核表格如被未經許可的人士利用,可能會誤導讀者。空白的表格真確本被誤用會對公務人員的管理工作造成傷害。局方因此答允提供表格的全文而非真確本。申訴員接納公務員務局的憂慮是援引《守則》第 2.11段的充分理據。 綜合上述考慮,申訴員認為公務員務局拒絕投訴人的要求並非無理,但該局卻未有根據《守則》投訴人解釋拒絕的理據。因此,申訴員認為關於公務員務局的投訴部分成立。 申訴員建議公務員務局(a) 加強職員就《守則》的培訓,定時提醒職員有必要遵循《守則》;以及(b) 如未能完全允許索取資料的要求,應在較早階段着手探討其他方式例如披露部分資料、以其他形式披露資料、申請人提供查看資料的機會等,以滿足有關要求。
當局的回應
公務員務局接納申訴員的建議。 公務員務局已定期舉辦有關《守則》的培訓課程,並在該局的部門網站上相關資料,供同參考。公務員務局會繼續定期再行傳閱有關《守則》供全體公務員參考的總務通告及公務員務局的內部通告。 公務員務局參考本個案後,草擬了資料便覽,重點述如何妥善處理類似個案,並強調如未能直接和完全允許索取資料的要求,在較早階段着手探討以其他方式遵循《守則》的可取之處。有關便覽已發給公務員務局負責按《守則》處理要求的所有同參閱。