背景

250. 二零零九年九月,投訴人投訴民政事務總署(「民政總署」)轄某民政處(「民政處」)於二零零八年十一月向他訂購一批風褸和 T恤,並簽署了兩份訂購文件。民政處突然於四月止訂購,並拒絕向投訴人繳付貨款,只同意繳付製作衣辦的費用。

251. 投訴人曾就上述事情於二零零九年六月向民政處投訴,但不果。

252. 投訴人指責民政處: (a) 沒有按既定程序向他採購衣物,結果令他蒙受損失;以及(b) 沒有妥善處理其投訴。

申訴專員的觀察

253. 民政總署表示,民政處從未啟動採購程序,只是指示辦公室助理請投訴人提供貨辦以作參考,並無委託投訴人生產整批衣物。該職員在兩份文件上簽署及蓋印,亦只是認收文件,並非確認訂購。民政總署承認,民政處處事確有不足,不單沒有向投訴人清楚表明只是訂製貨辦,亦沒有把事涉的文件存檔。有鑑於此,民政處已督促職員,日後必須將所有往來文件妥善保存及記錄,同時訂立新指引,規定辦公室助理在認收文件時,只可使用「認收印章」,不得動用有民政處名稱及標誌的印鑑。

254. 在事件,申訴專員認為民政處在缺乏妥善監督的情況,讓低於獲授權職級的辦公室助理負責處理採購工作,與供應商洽談,已屬違反政府及民政總署的採購規則及指引,確有行政失當。再者,該處先前向投訴人訂購衣物時,過程並沒有大分別,難免令投訴人以為該處是次亦已確認訂購。事涉職員多次與投訴人接洽,都沒有說明只是訂製貨辦。當投訴人要求該處繳付貨款時,該辦公室助理的上司也沒有澄清所涉貨款應為貨辦價錢便答允繳付,到後來才發現有所誤會。

255. 綜合以上所述,申訴專員認為,投訴點 a)成立。

256. 民政處在接獲投訴人二零零九年六月的投訴信後,隨即根據民政總署處理投訴的指引,指派高級職員調查事件。有關調查主任要求涉事職員各自提交陳述書。經分析投訴人的信件,各職員的陳述書及其他客觀因素,民政處調查主任認為投訴不成立,並於八月函覆投訴人,告知調查結果。

257. 申訴專員認為,民政處的調查粗疏,有欠周詳。涉事職員在陳述書所言,不僅與投訴人的說法有異;職員之間的供詞,亦互相矛盾,可信性成疑。

258. 民政處的調查主任也留意到涉事職員的陳述之間互有犯駁,並與投訴人各執一詞。然而,他未有進一步澄清及查證上述疑點,便否定該處曾向投訴人訂購「大貨」,並終結調查。

259. 因此,申訴專員認為,投訴點 b)成立。

當局的回應

260. 民政總署接納建議,訓示有關民政處: (a) 須嚴格遵守政府及部門的採購規則及指引;以及(b) 在調查投訴時,必須全面及深入地審研所有相關的資料,以及查證所有疑點。