背景

175. 二零零七年七月二十五日,投訴人向知識產權署申請商標註冊,並且繳交申請費用。知識產權署於二零零七年八月二十日去信解釋,指出投訴人申請註冊的商標及兩個系列。投訴人遂把申請分拆成兩項。

176. 知識產權署於二零零七年九月十九日發出「商標註冊處 「註冊處」 處長的意見通知書」 「意見通知書」 ,該通知書要求投訴人在二零零八年三月二十日前,就註冊處對其商標註冊申請的反對,提交書面申述或要求修訂申請。由於投訴人未有在期限前回覆,此該署把其申請取消,並在二零零八年六月二十日去信通知投訴人。

177. 在收到知識產權署取消其申請的通知前,投訴人一直以為,費用既已付清,其申請只待該署審核。對於知識產權署在二零零七年九月十九日寄出的意見通知書,投訴人完全不知情。投訴人認為,知識產權署假定投訴人必已收到那封以平郵寄出的意見通知書,並基於投訴人逾期有覆信而取消其申請,處事有不負責任之嫌。

申訴專員的觀察

178. 申訴專員認為,知識產權署以平郵發出重要如意見通知書的文件,但又不設風險控管機制,以防申請人收不到來信而錯回覆,是問題癥結所在。

179. 申訴專員指出法例及意見通知書要求申請人在期限前回覆,並不代表註冊處已妥善知會申請人,為對方正是不滿收不到意見通知書。

180. 事實上,知識產權署收不到申請人的回覆,可能有不同的原,其中包括..意見通知書或申請人的回覆出現郵誤,並非一定是申請人無意回覆。

181. 雖然知識產權署的記錄顯示只有少數申請人聲稱收不到信件,但申訴專員表示關鍵不在於人數多寡。申訴專員表示按照現行機制,意見通知書若得不到回應,有關申請便會被拒絕,申請人已付的不菲費用亦會被收。既然後果如此嚴重,該署發出這類重要信件,便理應採取慎密的安排,以合理可行的方法,確保信件寄達申請人。

182. 申訴專員援引稅務局發出報稅表的例子,指出報稅表雖然亦是以平郵發出,但若市民逾期未填交報稅表,該局會先發信提示,而不是第一步便向他們徵收罰款。

183. 申訴專員亦指出不少與公眾有溝通的部門,例如稅務局及差餉物業估價署,均會讓市民得知其行事曆,或於網上解答一些關於發單及繳款的常見問題,知識產權署可向該些部門借鑑。申訴專員認為無論如何,即使知識產權署繼續以平郵發信,亦應在覆信限期屆滿時採取主動,發信或致電提示申請人回覆。

184. 知識產權署表示超 80%的商標註冊申請都是經中介機構代辦,該些代理人有各自的催辦機制。此,註冊處發出催辦信不但不會對申請人有實質幫助,反而有可能增加申請人處理申請所需的時間而間接導致申請人需支付更多的代理人費用。申訴專員表示不同意上述意見。

185. 整體而言,申訴專員認為,知識產權署在處理商標註冊申請的程序上欠缺周全,未有充分為申請人着想。鑑此,這宗投訴成立。

當局的回應

186. 知識產權署已向申訴專員提出下述意見.. (a) 自二零零三年十二月起,知識產權署客戶可選擇以紙張或電子模式提交知識產權註冊申請。如客戶以電子模式提交申請,該署會以電子方式絡該客戶,把通知傳送至其指定的電子郵箱。該署可知道有關客戶指定的電子郵箱是否已經接收和記錄該署發出的通知。此,選用電子模式的客戶 約佔所有客戶六成 不會收不到通知。 (b) 至於以紙張模式提交申請的客戶,知識產權署現時的做法是以平郵寄出通知。申請人收不到郵件的原有二: (i) 申請人提供的地址不正確或已經無效;或(ii) 郵遞失誤或其他事故受阻。 即使該署推行新的催辦制度以解決問題,也只能夠處理上述第二類情況,對第一類情況顯然無補於事。事實上,現時申請人已可採用法定聲明或誓章述明其收不到註冊處的信件,供註冊處考慮恢復辦理有關申請。 (c) 知識產權署曾向代表申請人處理申請的專業組織徵詢意見。這些專業組織認為,雖然發出催辦通知可以減低申請人未能在期限前回應的風險,但在考慮應否發出催辦通知時,需注意以下幾點: (i) 請人及其代理人有責任留意回覆註冊處的最後期限,他們不應 依賴 政府的催辦通知;政府有義務發出催辦通知,而且應避免這樣做。 (ii) 假如推行催辦通知制度,而申請人又養成依賴催辦通知制度的習慣,一旦註冊處未能發出催辦通知,而申請人於期限屆滿後又有採取行動,就商標法而言,未知有何法律後果。 (iv) 政府如推行與商標有關的催辦通知制度,為何不就所有規定市民在法定期限前採取行動的情況推行同類制度? (v) 如申請人是透代理人處理其商標註冊申請,有關代理人或會就處理催辦通知收取額外費用。 (d) 總括而言,推行催辦通知制度只能解決部分問題,即申請人地址正確卻收不到通知的情況;但這問題已可藉申請人作出不需繳付費用及簡易的法定聲明予以補救。如推行催辦通知制度,絕大多數透代理人提出申請的申請人所需繳付的費用或會增加。如催辦通知制度不全面推行或出現問題時,未知有何法律後果,公眾將可能更感混淆。

187. 知識產權署建議以其他替代措施處理有關的問題。註冊處將在通知申請人設定申請日期的信件內加入提示,以通知申請人註冊處就該申