背景

224. 投訴人乃新界原居民,居於新界由兩間一層高的相連寮屋組成的構築物。

225. 二零零七年一月,投訴人向民政事務總署 「民政總署」 轄下當區民政事務處 「民政處」 申請豁免差餉。民政處及同屬民政總署的差餉豁免組 「豁免組」 ,諮詢差估署及地政總署轄下當區地政處 「地政處」 和寮屋管制辦事處 「寮管處」 。但至二零零八年一月中,豁免組仍未批出申請。投訴人遂向豁免組查詢,並於同年六月獲豁免組通知,上述申請仍在審理中。投訴人不滿有關部門未有妥善處理申請,影響審批進度。二零零九年十一月,豁免組致函投訴人,批准其申請,由該構築物開始列入估價冊的日期 即二零零四年九月二十九日 起生效。

226. 民政總署署長獲行政長官授權,可根據《差餉條例》( 第 116章 第 36(3)條,豁免新界指定鄉村區以外的村屋繳交全部或部分差餉。民政總署的內部指引規定,獲得豁免差餉的村屋,必須符合指定的建築規格,沒有違例搭建物,且由新界原居民或其直系親屬用作自住。此外,每名原居民只可獲豁免一幢自住村屋的差餉。

申訴專員的觀察

227. 就豁免差餉申請事宜,民政總署乃主事部門,對批核申請擁有最終的決定權,差估署和地政總署則各自在其專職範圍內,向民政總署提供意見。在這個案中,投訴人自二零零七年一月遞交申請,至二零零九年十一月獲知會審批結果,歷時 34個月。民政總署的審批時間委實太長,遠超「合理時限」。

228. 申訴專員認為造成延誤的主因有以下幾點: (a) 豁免組就事涉寮屋是否「單一物業單位」持續質疑豁免組對事涉寮屋應否視為「單一物業單位」,一直抱懷疑態度。豁免組的疑問,源自差估署二零零七年十月和地政處同年十一月的回覆;差估署指事涉構築物為一層高的樓房,但地政處卻表示事涉構築物由兩間寮屋組成。豁免組遂於二零零八年四月去信差估署,要求澄清。差估署於同年六月明確回覆;兩間寮屋分別為「主屋」及「廚房」,從評估差餉角度來看,應視為「單一物業單位」。然而,豁免組於二零零八年八月和九月,仍多番去信差估署及地政處,查證事涉寮屋是否「單一物業單位」,更於二零零八年十一月下旬,向投訴人預告,他有可能需要提名一直系親屬,為其中一間寮屋申請差餉豁免。 申訴專員認為,作為專責部門的差估署既然已明確而合理地把事涉寮屋認定為「單一物業單位」,豁免組理應接納,而無須反覆再向各部門求證。該組向投訴人作預告,亦只會引起無謂猜測。 (b) 豁免組與寮管處的溝通問題豁免組早於二零零八年三月已獲寮管處確認事涉寮屋具寮屋登記編號。然而,豁免組認為,寮屋登記編號不可給予位於私人土地的村屋,該組遂於二零零八年十一月去函寮管處,要求解釋何以事涉寮屋可獲登記編號。寮管處於十二月回覆豁免組,解釋寮屋登記一般不適用於位於私人土地的村屋,但若有特殊情況,測量主任會作最終決定;而事涉寮屋已獲配登記號碼。 由於寮管處並未於上述回覆中詳述何謂「特殊情況」,豁免組仍有質疑,遂於十二月再度去函寮管處,要求進一步解釋,編配登記號碼予事涉寮屋的理由。寮屋處於二零零九年一月回覆豁免組,解釋位於私人土地的寮屋乃「臨時構築物」,可獲登記編號。寮管處確認,事涉寮屋於一九八二年獲配登記編號,其面積和用途符合寮屋登記冊記錄。 豁免組欲查證事涉寮屋應否獲配登記編號,屬負責任的工作態度。然而,由於該組與寮管處在溝通上出現問題,以致耗時多月,問題才得以徹底澄清。申訴專員認為,就這方面,雙方都須負上部分責任。 (c) 差估署和民政總署的處事過慢差估署於二零零七年二月接獲民政處的查詢,但延至二零零七年十月才回覆豁免組。申訴專員認為,差估署須為延誤負責。此外,民政總署於二零零九年五月已接納事涉構築物屬可獲豁免差餉類別,但延至同年十一月才批出申請,申訴專員認為,歷時六個月,委實過久。

229. 申訴專員認為: (a) 民政總署處事欠缺效率,忽略申請人的利益而持續質疑,並且未能與其他部門作簡明溝通; (b) 差估署未有及時回覆民政總署,須為延誤負上部分責任;及(c) 寮管處未能一併徹底回答豁免組的疑問,因而造成部分延誤。

230. 因此,申訴專員認為這宗投訴成立。

當局的回應

231. 民政總署、地政總署及差估署接納申訴專員的建議,並已/正採取以下措施: (a) 民政總署現時根據指引,為符合指定的建築規格、沒有違例搭建物,並由新界原居民或其直系親屬用作自住的村屋,批出豁免差餉的申請。雖然指引並沒有列明獲豁免差餉的村屋的類別,但現行政策已經視符合條件而具有編號的寮屋為可獲豁免差餉的村屋。民政總署正修改指引,以清晰反映現行政策; (b) 民政總署已制訂審批豁免差餉申請的時限。現時,豁免組在收到豁免差餉申請後,如資料齊備,一般可以六個月內完成審批。現時,豁免組會發信通知申請人審批的工作約於六個月之內完成。民政總署亦已檢討了其內部工作流程,務求能使審批的程序能更為快捷; (c) 差估署已制訂回覆民政總署查詢的時限。除非個案複雜,該署會於收到民政總署信函後六個月內將豁免繳納差餉建議回覆民政總署。該署亦已建立機制監察運作,確保能夠符合以上制訂的目標; (d) 民政總署已促請職員加強與差估署、地政處及寮管處等部門的溝通,包括主動聯絡有關部門查詢個案的進展以及在需要時就複雜的個案與有關部門會面商討;及(e) 民政總署及地政總署已向豁免組、地政處及寮管處職員發出指令,申明部門之間的溝通應精簡而全面、明快但清晰,以免費時失事。