背景

240. 投訴人甲女士是某屋苑業主立案法團(「法團」)管理委員會的前任主席。她在任時,法團原訂於二零零八年五月九日舉行業主大會。然而,她在五月初得悉,屋苑管理公司沒有按照《建築物管理條例》(「《條例》」)附表 3 第 2(1) 條規定,在大會日期至少十四天前,向每一名業主及租客代表發出會議通知。

241. 甲女士遂致電民政事務總署(「民政總署」)轄當區民政事務處(「民政處」),查詢法團應否如期舉行大會。該處職員乙女士建議她徵詢法律意見。

242. 經徵詢法律意見後,甲女士決定取消五月九日的會議,並口頭通知民政處。另一方面,管理公司及部分業主決定如期於五月九日舉行大會,並邀請民政處派員出席。由於該處並沒有收到有關的取消大會通知書,考慮到部分業主將會出席大會,故決定派員出席,以協助業主解決問題。甲女士認為,民政處無理支持大會如期舉行,對她及那些未獲足夠通知的業主不公。

申訴專員的觀察

243. 二零零八年五月六日,甲女士向乙女士詢問法團應否如期舉行大會。乙女士建議法團徵詢法律意見之餘,亦同時向甲女士說明《條例》第 37 條的規定:「根據本條例召開的會議所通過的決議,不得純以開會通知並無派予有權利收到通知的人為理由而致無效。」

244. 乙女士顯然以為根據該條文,法團可在不符合《條例》附表3 第 2(1) 條的情況舉行大會。換言之,縱使管理公司沒有在會期至少十四天前向每一名業主及租客代表發出會議通知,亦不成問題。

245. 申訴專員曾詢問民政總署,有否就其見解徵詢法律意見,該署表示沒有,並指《條例》第 37條已有清晰說明。

246. 申訴專員認為,民政處錯誤理解第 37條。該條文旨在保障法團在符合法例的情況舉行業主大會之後,大會的決定不致受到個別業主的挑戰或一些不可預知的情況影響。然而,法團若在大會之前已發現有違反發出會議通知規定的情況,便應重新依法召開業主大會。

247. 總括而言,民政處在明知有業主未有在十四天前收到召開大會通知書的情況,仍認為法團可如期舉行大會,實欠缺法理依據。 該處支持舉行大會的決定,亦對該些業主造成不公。

248. 有鑑於此,申訴專員認為投訴成立。

當局的回應

249. 民政總署接納申訴專員的建議,並已採取以進行動: (a) 民政總署已就《條例》第 37條的正確詮釋諮詢律政司意見。 律政司認為第 37條應只適用於會議舉行後才發現開會通知並無派予有權利收到通知的人的情況;以及(b) 民政總署已進一步完善有關指引,以便職員能夠就法團的運作事宜提供更確切的意見。