背景

207. 民政事務總署 「民政總署」 署長獲行政長官授權,可根據《差餉條例》( 第 116章 第 36(3)條,豁免新界指定鄉村區以外的村屋繳交全部或部分差餉。民政總署轄下的差餉豁免組 「豁免組」 乃主事部門,對批核申請擁有最終的決定權;差餉物業估價署 差估署」)及地政總署轄下的分區地政處則各自在其專職範圍內,向民政總署提供意見。民政總署的內部指引規定,獲得豁免差餉的村屋,必須符合指定的建築規格,沒有違例搭建物,且由新界原居民或其直系親屬用作自住。此外,每名原居民只可獲豁免一幢自住村屋的差餉。

208. 三位投訴人是新界原居民,共同擁有事涉的三層高村屋。村屋旁有一幅已出租的政府土地,持牌人為該村屋的前業主,即三位投訴人已去世的父親。該土地牌照訂明,持牌人獲准於該幅政府土地上,蓋搭指定建築規格的厠所一間及廚房兩間。 第一次審批

209. 二零零四年五月,民政總署轄下豁免組接獲其中一位投訴人(申請人 的豁免差餉申請。豁免組於二零零七年四月拒絕其申請,原因是村屋之二樓有違例密封露台,以及有違反該政府土地牌照所規定的搭建物,包括簷篷及一所戶外小屋 「外屋甲」 。第一次審批過程歷時約 35個月。 第二次審批

210. 二零零七年五月,申請人通知豁免組,已拆除上述違例搭建物。二零零九年五月豁免組再次否決其申請,原因是村屋前的圍封空地佔用了政府土地。第二次審批過程歷時約 24個月。 第三次審批

211. 在獲悉第二次審批的結果後,申請人隨即向豁免組提交一份索引地圖,指可證明屋前空地位於私人地界範圍內。二零零九年六月,地政總署轄下分區地政處 「地政處」 向豁免組確認申請人所言屬實。同年十二月,豁免組致函申請人,批准其豁免差餉申請,生效日期追溯至二零零七年五月,即申請人通知地政處已拆除違例搭建物當日。審批過程歷時約七個月。

申訴專員的觀察

212. 申訴專員認為,各有關部門在處理上述豁免差餉申請時有以下不妥善的地方。 第一次審批

213. 二零零四年七月,差估署回覆豁免組事涉村屋有違例搭建物,包括簷篷及三所戶外小屋 外屋甲、乙及丙 。豁免組遂於同年八月向地政處查詢,簷篷及外屋可否獲得暫准。同年九月,地政處確定村屋地下的簷篷及外屋甲伸延至旁邊的一幅已出租的政府土地。然而,地政處在同年十月回覆豁免組時,只提及村屋旁有一幅已出租的政府土地。地政處答非所問,未有回應豁免組有關簷篷及外屋的提問。

214. 二零零四年十一月,豁免組再度去函地政處,查詢簷篷及外屋是否仍然存在,以及它們是否違規。同年十二月,地政處回覆豁免組,確認簷篷仍然存在。同樣地,地政處回覆不全面,沒有回應豁免組有關外屋的提問。

215. 二零零五年一月,豁免組第三次就相同問題致函地政處,要求明確回覆簷篷及外屋是否違規。然而,地政處卻一直沒有回覆。直至二零零七年三月,即接獲初次查詢後約 31個月,地政處才向豁免組確認,簷篷及外屋甲不可獲得暫准。這遠遠超過地政總署在三個月內回覆一般查詢的規定,而且嚴重拖慢了第一次審批,實難令人接受。豁免組作為主事部門,於上述 31個月期間,理應積極跟進此宗申請,但卻只例行催促地政處回覆,處事怠慢。 第二次審批

216. 二零零八年四月,豁免組根據差估署的建議向地政處提詢,表示懷疑部分村屋主屋、部分屋前圍封的空地、部分外屋乙,以及整所外屋丙,佔用了政府土地。同年五月,地政處回覆豁免組,屋前空地被圍封,不涉及村屋結構,不抵觸批約條件,只涉及土地管制問題,與差餉豁免無關。地政處表示,正向地政總署轄下的測繪處查詢有關批約地界記錄,並會在接獲測繪處回覆後答覆豁免組的查詢。

217. 二零零八年十月,地政處回覆差估署 副本送豁免組 ,村屋的主屋建於批約地界內。同年十二月,地政總署轄下分區寮屋管制辦事處 「寮管處」 回覆豁免組的查詢,確認外屋乙及丙具寮屋登記編號,但屋前空地 包括圍欄 ,沒有寮屋登記編號。然而,豁免組於接獲三位投訴人查詢進展後,卻在未獲地政處證實下,只根據當時掌握的資料,於二零零九年五月,以屋前空地佔用政府土地為由,否決申請人的申請。在豁免組否決該申請後不足一個月,即二零零九年六月,地政處即回覆豁免組,確認屋前空地位於批約地界內,並無佔用政府土地。

218. 申訴專員認為豁免組的處理方法,不但草率,且欠缺理據。 縱使投訴人致函催促審批,該組亦不應未獲地政處證實,便否決申請。

219. 申訴專員亦觀察到,差估署在二零零四年七月十二日回覆豁免組的查詢,提出有關簷篷及外屋的問題。至二零零八年四月二十四日,差估署又向豁免組提出有關屋前空地及外屋等佔用政府土地的問題。申訴專員相信,若差估署於二零零四年七月十二日回覆豁免組前,先行檢視地政總署的數碼土地界線圖,該署定能早些發現佔用政府土地的問題,讓豁免組及早跟進事情。另外,在二零零八年四月二十四日差估署向豁免組提出上述問題及建議該組向地政處查詢時,差估署並無把函件抄送給地政處,以便從速處理。 第三次審批

220. 豁免組於二零零七年十月及二零零八年五月兩次要求差估署重新評估該申請,差估署的處理時間分別歷時逾六個月及近四個月。申訴專員認為差估署雖勉強符合在六個月作覆的承諾,但該署應警覺該申請已在覆檢階段,而審批過程已逾三年,故應盡速回覆豁免組。

221. 此外,申訴專員認為眾部門於查詢和作覆時疏忽亦欠效率。 豁免組在審批豁免差餉申請時,必須確定事涉物業是否符合建築規格、有否違例搭建物或擴建部分、是否涉及寮屋管制項目,以及從評估差餉角度來看,應否視為單一居所等各方面的問題,該組在接獲申請時,理應同時諮詢差估署、地政處及寮管處。再者,既然審批過程需要跨部門協作,豁免組適宜定期舉行跨部門個案會議,以緊密監察各宗申請之進度及盡速澄清疑問,申請人或可提早獲知結果。

222. 申訴專員指出,申請人的豁免差餉申請需時處理,部分是由於村屋有違例搭建物,不符合豁免之條件,但主因畢竟是有關部門行事馬虎,有欠積極,不為申請人設想。雖然申請最終獲得具追溯力之批准,但申請人及其親屬在漫長審批過程中所蒙受之焦慮,當局實無從補償。因此,申訴專員認為,這宗投訴成立。

當局的回應

223. 民政總署、地政總署及差估署接納申訴專員的建議,並已/將採取以下措施: (a) 民政總署已檢討了審批機制,促請職員加強與差估署、地政處及寮管處等部門的溝通,包括一併向所有相關部門徵詢意見,並主動聯絡有關部門查詢個案的進展以及在需要時就複雜的個案與有關部門會面商討。民政總署亦正準備更新差餉豁免組的電腦系統,並會與該項工程的服務供應商硏究在新的電腦系統內,加入通報機制的可行性,方便日後監察進度; (b) 民政總署已制訂審批豁免差餉申請的時限。現時,豁免組在收到豁免差餉申請後,如資料齊備,一般可以六個月內完成審批。現時,豁免組會發信通知申請人審批的工作約於六個月之內完成。民政總署亦已檢討了其內部工作流程,務求能使審批的程序能更為快捷; (c) 民政總署已提醒職員日後在查詢及作覆時,應適當地把問題及回覆抄送給所有相關部門跟進。民政總署亦已檢討了其內部工作流程,務求能使審批的程序能更為快捷。差估署已指令職員日後如果遇到類似的個案,必須將函件抄送分區地政處。該署亦已加派人手及加強監察,務求盡速處理有關查詢;及(d) 地政總署亦已作出下列改善措施: (i) 發出指引提醒前綫員工,必須遵守三個月內回覆一般豁免差餉申請查詢的規定,並盡速提供準確及適切的回覆予豁免組;及(ii) 為加強監察個案進度,地政總署各分區地政處已加設「差餉個案進度登記系統」,以確保工作人員依循部門指引完成每宗個案,藉此協助豁免組加快審批程序。