背景

111. 二零零四年四月,土地註冊處收到投訴人居所的大厦業主立案法團委託律師交付的押記備忘錄,指投訴人欠法團一筆款項。土地註冊處把該文書註冊。二零零五年五月,投訴人向土地註冊處交付解除押記備忘錄。同年七月,土地註冊處通知他,由於該文書不影響土地,故已中止註冊,並連同審核通知書一併退還給他。二零零七年二月,土地註冊處收到法團律師交付的解除押記備忘錄,並辦理該文書的註冊。投訴人指土地註冊處有下列失當之處: (a) 註冊了由法團委託律師交付的押記備忘錄,雖然該文書內有關他拖欠法團款項的指稱是虛構的; (b) 沒有先核實上述文書的內容,便辦理註冊;以及(c) 另一方面,卻中止註冊由投訴人交付的解除押記備忘錄;

112. 其後,土地註冊處註冊由法團律師交付的解除押記備忘錄,但又不同時刪除原來的押記記錄,或要求法團於解除押記備忘錄內加以註釋,澄清他從沒欠法團款項。

申訴專員的觀察

113. 基於以下原因,申訴專員認為這宗投訴不成立: (a) 法團律師交付的押記備忘錄指稱,投訴人拖欠法團一筆款項,其物業因而根據《建築物管理條例》第 19條及大厦公契被加上押記。由於上述押記是按該條例所加,目的是保障法團的利益,故土地註冊處把該文書視為影響土地,符合《土地註冊條例》及《土地註冊規例》的規定,而須予註冊。押記備忘錄的內容是否虛構對此並無關係; (b) 土地註冊處並沒有法定權力,核實交付註冊的文書的內容。因此,土地註冊處在註冊上述押記備忘錄前,不曾核實其所指的欠款的真確性。此外,土地註冊處無權判斷,亦無須核實押記備忘錄內所指的欠款是否屬於大厦公契所訂業主須付予法團的款項。只要該文書聲明該筆款項是根據大厦公契業主須付予法團的,土地註冊處便須予以註冊。投訴人若對文書的內容有異議,可向法團查詢,或自行諮詢律師;以及(c) 加諸於投訴人物業的押記備忘錄,是由法團交付註冊的。若要解除該押記,便同樣須由法團交付解除押記備忘錄。土地註冊處不能註冊由投訴人自行交付的解除押記備忘錄。情況猶如有關物業按揭抵押的押記,即使欠款已清繳,解除押記的文書亦須由放款人,而非借款人交付。

114. 根據《土地註冊條例》,所有經註冊的文書,會成為公共記錄。 土地註冊處並沒有權力刪除該些記錄。因此,即使上述押記備忘錄其後由法團律師交付的解除押記備忘錄解除,該項記錄只能從「現時土地登記冊」中刪除,但仍會存在於「過往及現時土地登記冊」內。此外,法例並沒有要求申請人須於解除押記備忘錄內註明解除押記的理由。因此,土地註冊處不能要求法團於解除押記備忘錄內,說明投訴人並無欠款。

當局的回應

115. 土地註冊處已經接納申訴專員的建議,並已採取以下措施: (a) 土地註冊處提醒職員在回應查詢時應詳細解釋及加倍小心,尤其於日後處理同類個案時,必須向客戶清楚解釋何以解除押記備忘錄須由交付原來押記的人士交付,而不能由物業被加上押記的人士交付; (b) 覆檢處理程序後,土地註冊處已制定指引予職員遵守。該指引旨在確保負責的職員充分知會客戶一切重要資料,並妥善完成所有關於提供監誓及收契服務的必要程序。指引的重點說明包括: (i) 在土地註冊處辦理宣誓/確認並不代表土地註冊處認為該文書可予註冊; (ii) 在現行契約註冊制度下,任何文書的註冊並不對文書的有效性及法律效力作出保證;以及(iii) 所有已繳付的款項不會獲得退還;以及(c) 土地註冊處定期覆檢程序及指示,並會適時更新。