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148. 一九八零年十月初,某地段的政府土地被發現遭非法佔用。 由於該地段是在屋宇發展地界範圍外,除非業主辦妥修正地界手續,否則當局無法處理有關的短期租約申請,把違例情況規範化。 地政總署曾把一份修正契據送交該地段業主,以供簽立,但由於該地段的業權出現多次轉移,以致修正契據無法簽訂。

149. 一九九八年十二月,該地段一單位的業主(甲投訴人)向地政處申請花園短期租約,獲得的回覆是地政處只會待修正契據簽立後才考慮她的申請。一九九九年四月,該名業主提出地界修正的申請,地政處遂要求她提交由該地段所有註冊業主就修正地界共同簽訂的同意書。有關業主其後於一九九九年六月提交該同意書。

150. 二零零四年五月,地政處接獲投訴,指有人非法佔用該地段地下周圍的政府土地。地政處致函有關業主,通知他們關於他們非法佔用土地一事,並建議他們先聯同該地段其他業主簽立修正契據,然後,地政處才會考慮以短期租約形式糾正上述情況。

151. 地政處遺失了一九九三年十二月至二零零四年九月期間的有關檔案。

152. 二零零四年十月,另一名該地段一單位的業主(乙投訴人)向地政處投訴,指有關屋宇的二樓單位和天台有僭建物。由於屋宇署證實有關僭建物在結構上未構成即時危險,地政處遂通知投訴人,當局會把有關僭建物記錄在案,待日後採取執法行動。

153. 為解決上述短期租約的問題,地政處擬分兩階段處理該問題,據此,涉及地界修正的政府土地會在簽立修正契據手續完成後納入短期租約範圍。地政處向土木工程拓展署傳閱上述建議方案。 土木工程拓展署於二零零五年八月表示基於安全理由,建議不要批出與斜坡毗連的政府土地,除非承租人同意維修該斜坡。地政處於是口頭探詢其中一名投訴人的意見,該名投訴人反而要求地政處進行斜坡鞏固工程以及把該斜坡納入短期租約範圍。不過,土木工程拓展署於二零零五年十月表示未能撥出資源為該斜坡進行鞏固工程。

154. 同時,地政處於二零零五年十一月就擬議的短期租約張貼公告,並接獲六項反對意見。二零零六年四月,地政處批准有關的短期租約,該租約附帶一些條件以回應反對者的疑慮。

155. 二零零六年五月,甲投訴人和乙投訴人向申訴專員投訴地政總署未有—(a) 妥善處理短期租約申請; (b) 跟進有關二樓單位有僭建物的投訴;及(c) 採取行動確保有關單位後方政府斜坡的安全。

156. 有關對地政總署的三項指控,申訴專員認為—(a) 雖然地政處在二零零四年發現問題後,已積極地跟進短期租約申請,但事實上,該申請在五年後仍未有結果,地政處應負上責任,所以,此項指控成立; (b) 基於資源所限,地政處須根據優先次序,日後才採取行動清理有關僭建物,此舉雖非理想,但亦不能視作行政失當,所以,此項指控不成立;及(c) 由於斜坡維修組認為事涉斜坡沒有即時危險,因此未有立即進行鞏固工程,這亦是根據地政總署指引辦事,並無不當,所以,此項指控也不成立。

157. 整體而言,對地政總署的投訴部分成立。

158. 地政總署已接納申訴專員的建議。二零零六年十一月,地政處發出內部通告,提醒所有職員有關保安控制及內務管理的事宜。